 |
| أهمية المعلومات وخصائصها |
بحث عن المعلومات :
محتويات البحث :
(1) مقدمة عن المعلومات .
(2) أهمية المعلومات .
(3) خصائص المعلومات .
(4) الخاتمة .
مقدمة عن المعلومات :
لقد كانت الموارد المادية والكوادر البشرية أهم الموارد التي تحتاجها المنشآت ( الشركات والمؤسسات والوزارات ) في أعمالها.
ولكن في هذه الأيام برز دور المعلومات ، وأصبحت المعلومات ضرورية جداً للقيام بالعمليات والأنشطة المختلفة داخل المنشأة.
فإجراء العمليات المختلفة من تخطيط وتنظيم واتخاذ قرارات وتشغيل يتطلب التعامل مع حجم كبير من المعلومات.
ويذهب بعضهم إلى أن المقومات الأساسية للإنتاج هي المادة، والطاقة، والمعلومات إلا أن المعلومات أصبحت تتبوأ المكانة الأولى من حيث الأهمية ، إذ تعتبر أحد الموارد الاستراتيجية في أي مؤسسة أو منشأة حيث لا يمكن أداء العديد من العمليات الأساسية بدون الاعتماد على المعلومات .
وتعد المعلومات استثمارا يمكن استغلاله استراتيجيا وسلاحا فاعلا لتحقيق الميزة التنافسية.
ويرى العديد من الباحثين أن مجتمع المعلومات "Information Society" غدا البديل الجديد بما يسمى المجتمع الصناعي " Industrial Society " والذي يبرز بشكل ملحوظ في العقود الأخيرة ، حيث أنه قد أطلق على هذا العصر عصر المعلومات " Information Age ".
ويذهب بعضهم إلى أن المقومات الأساسية للإنتاج هي المادة، والطاقة، والمعلومات إلا أن المعلومات أصبحت تتبوأ المكانة الأولى من حيث الأهمية، إذ تعتبر أحد الموارد الإستراتيجية في أي مؤسسة أو منشأة حيث لا يمكن أداء العديد من العمليات الأساسية بدون الاعتماد على المعلومات .
وتعد المعلومات استثماراً يمكن استغلاله استراتيجياً وسلاحاً فاعلاً لتحقيق الميزة التنافسية .
أهمية المعلومات :
إن دور المعلومات لا يمكن إنكاره في المؤسسات فهي تشكل الخلفية الملائمة لاتخاذ القرارات الجيدة ويمكن إجمال أهمية المعلومات في النقاط التالية :
1- إن المعلومات تشكل موردا استراتيجيا مهما تعتمد عليه المنظمات في مواجهة الظروف البيئية غير المستقرة .
2- تساعد المعلومات في تحقيق الميزة التنافسية Competitive Advantage الحقيقية والتي تأتي من العناصر غير الملموسة للإنتاج Intangible Assets .
3- إنها الوسيلة الأساسية لتحقيق الضبط والانتظام والدقة والعقلانية في إنجاز الوظائف والأنشطة الإدارية المختلفة، وتوفير شروط التطبيق الدقيقة لها .
4 - كفالة قاعدة معرفية عريضة لحل المشكلات .
5- كما وتبرز أهمية المعلومات في مدى تأثيرها على نوعية القرارات المتخذة، حيث تتوقف صحة هذه القرارات على مدى توافر المعلومات الجيدة، بالإضافة إلا أن استخدام المعلومات بفاعلية سيؤدي إلى اتخاذ القرارات ذات الأثر الإيجابي، الذي يساعد في نجاح المنظمة وتحقيقها لأهدافها .
خصائص المعلومات :
إن الحصول على معلومات ذات خصائص نوعية عالية في المؤسسات أمر مهم وحيوي، ففي ظل الانفتاح والمنافسة الشديدة والمتغيرات المتسارعة ازداد الاهتمام بنوعية المعلومات وخصائصها كي تكون ذات فائدة لاتخاذ القرار .
لذا لا بد من التأكد من أن خصائص المعلومات تتلاءم والموقف الذي يتخذ فيه القرار، ويمكن تحديد عدة عوامل تؤخذ في الاعتبار لأن تمثل شروط وخصائص المعلومات الجيدة (العدوان، 2006: 25):
1- الشمول :
وهو يشير إلى كمال المعلومات حيث يلزم توفر كل المعلومات المطلوبة لاتخاذ قرار.
2- الصحة :
وهو يشير إلى درجة خلو المعلومات من الخطأ ، فالمعلومات الخاطئة قد تؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة.
3- الدقة :
وهو يشير إلى درجة الدقة التي يمكن الوصول إليها والتي تتناسب ومختلف المستخدمين ومختلف التطبيقات.
فبعض المعلومات يجب أن تكون دقيقة مثل راتب الموظف ومقدار البدلات التي يستلمها. وبعض المعلومات يمكن أن تكون تقريبية مثل عدد السكان في المدينة.
4- الملائمة :
وتشير إلى ملاءمة المعلومات لطلب المستخدم حيث يجب أن تكون المعلومات ملائمة لموضوع البحث.
5- الوقت المناسب :
وهو يشير إلى وقت توفر المعلومات للإجابة عن استفسار معين، حيث يجب توفر المعلومات في الوقت المناسب لاتخاذ قرار أو إجراء نشاط ما.
6- الوضوح :
وهو يشير إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض، فالمعلومات الغامضة يصعب الاستفادة منها.
7- المرونة :
وهو يشير إلى قابلية المعلومات على التكييف لاستخدام أكثر من مستخدم وفي أكثر من تطبيق.
8- عدم التحيز :
وهو يشير إلى خلو المعلومات من التحيز، فالمعلومات المنحازة تؤدي أيضا إلى اتخاذ القرارات الخاطئة.
9- قابلية القياس :
وهو يشير إلى طبيعة المعلومات المنتجة من نظام المعلومات وإمكانية قياسها في شكل كمي حتى يمكن الاستفادة منها خاصة في النماذج والحسابات الرياضية.
10- سهولة وسرعة الحصول على المعلومات :
فإذا كان جهد الحصول على هذه المعلومات كبيرة، فقد تتأخر المعلومات وتصبح تكلفة الحصول عليها باهظة جدة.
الخاتمة :
إن عملية الاتصال هي عملية تلقي معلومات ومراجعتها وتأييدها باستفسارات وملاحظات ومعلومات باتجاهين حتى يتضح الموقف، ومن ثم لإتمام هذه العملية بكفاءة وفعالية لا بد من توفر معلومات ذات خصائص معينة .
والمعلومات هي المادة الخام التي تساعد علي اتخاذ القرارات ، إن الوظيفة الأساسية للمعلومات هي زيادة معرفة متخذ القرار عن البدائل التي يمكن أن يختار لاتخاذ القرار، وذلك يعني إذا تمكن متخذ القرار من أن يحصل على معلومات كاملة عن موقف معين فسوف يكون أمامه بدائل لاختيار الحلول وتكون المعلومات وسيلة أساسية لمساندة اتخاذ القرارات الفعالة (الخوالدة، 2005 : 34 ).
تعليقات