 |
| ما هي المتابعة ؟ وما هو تعريفها ؟ |
بحث عن المتابعة الإدارية :
محتويات البحث :
1. مقدمة عن المتابعة .
2. تعريف المتابعة .
3. عناصر المتابعة .
4. اهداف المتابعة .
5. اغراض المتابعة .
6. خطوات المتابعة .
7. معوقات نجاح نظم المتابعة .
مقدمة عن المتابعة الإدارية :
تعتبر المتابعة أو الرقابة الوظيفة الرابعة بين الوظائف الإدارية الرئيسية وهي تقع في نهاية مراحل النشاط الإداري حيث تنطوي علي قياس نتائج أعمال المرؤوسين لمعرفة أماكن الانحرافات وتصحيح أخطائهم بغرض التأكد من أن الخطط المرسومة قد نفدت وأن الأهداف الموضوعة قد حققت علي أكمل وجه ويتضح من ذلك بأن للمتابعة علاقة وثيقة بنتائج العاملين ، كما أن لها صلة قوية بوظيفة التخطيط ، فلو تمكنت الإدارة من القيام بعمليات التخطيط والتنظيم والقيادة على أحسن وجه فإنها دون شك لا تزال تفتقر إلى وظيفة للتعرف علي مدي نجاحها في تحقيق الأهداف المنشودة ألا وهي وظيفة المتابعة.
تعريف المتابعة الإدارية :
يمكن تعريف المتابعة بأنها : " الوظيفة الأخيرة للإدارة ، فهي تتطلب تقييم أداء المؤسسة وإجراء التغييرات والتعديلات الضرورية لتحسين هذا الأداء ، وهذه الوظيفة ذات ارتباط بمختلف العمليات الإدارية السابقة " . ( عطوي ، 2004م ، ص 23 )
عناصر المتابعة الإدارية:
المتابعة بهذا المفهوم تتضمن العناصر التالية :
1- وضع المعايير التي سيتم بمقتضاها قياس الأداء الفعلي .
2- متابعة الأداء الفعلي وقياسه .
4- مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط .
5- تشخيص الانحرافات في الأداء ودراسة أسبابها وعلاجها . ( مصطفي ، 2000 )
اهداف المتابعة الإدارية :
ان المتابعة كعملية إدارية تسهم في تحقيق الاهداف التالية :
1- تفادي الأخطاء قبل وقوعها ، ومنع تفاقمها إذا حدثت .
2- کشف الأخطاء في التخطيط أو التنظيم أو التنسيق والتي قد تظهر من خلال التنفيذ .
3- الوقوف علي مدي فعالية الترتيبات التنسيقية بين الوحدات الخاصة في المؤسسة .
4- ترشيد عملیات اتخاذ القرارات .
5- تذليل الصعوبات وحل المشكلات التي تعترض التنفيذ .
6- وضع التوصيات فيما يخص برامج التدريب للعاملين ، وتعيين الأشخاص الذين يحتاجون إلى الالتحاق بهذه البرامج . ( عريفج ، 2001م )
اغراض المتابعة :
ان المتابعة تساعد في تحقيق الاغراض التالية :
1- الوقوف على المشكلات والمعوقات التي تعترض إجراءات العمل .
2- التأكد من أن السياسات المالية يتم التصرف بها وفقا للخطط والقوائم .
3- التأكد من أن الحقوق والمزايا المقررة للأفراد والعاملين محققة .
4- التأكد من مدى الالتزام بقوانين وقرارات السلطة التنفيذية . ( الجيوسي وجاد الله ، 2008م )
خطوات المتابعة الإدارية :
تتضمن المتابعة الخطوات التالية :
1. وضع معدلات الأداء :
ويقصد بها معايير موضوعية لقياس الإنجازات التي تحقق وتعبر عن أهداف التنظيم ، وهذه المعايير توضع على أساس تحديد كمية العمل المطلوب إنجازها والمستوى النوعي لها والزمن اللازم لأدائها ويجب أن تكون هذه المعادلات واضحة ومفهومة .
2. قياس الأعمال :
أي مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفا للأداء أي تقييم للإنجاز بعد أداء العمل . ( الجيوسي وجاد الله ، 2008م ، ص 179 )
معوقات نجاح نظم المتابعة الإدارية :
تعاني نظم المتابعة من مقاومة العاملين لها ، ويرجع ذلك إلى عوامل كثيرة من أهمها:
1- المتابعة الزائدة :
يقبل العاملون عادة درجة معينة من المتابعة ، إذا زادت تؤدي لرفضهم لها .
2- التركيز في غير محله :
تركز بعض نظم المتابعة غالبا على نقاط معينة لا تتفق مع العمل .
3- عدم التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات :
يشعر العاملون أحيانا بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صلاحيات وفي نفس الوقت قد يتطلب النظام الرقابي المتابعة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزيئات العمل .
4- عدم التوازن بين العائد والتكاليف :
قد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤلاء لنظم المتابعة ." الجيوسي وجاد الله (۲۰۰۸م)
5- عدم الحيادية :
قد يؤدي عدم تصميم نظم المتابعة بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم .
ويؤكد الباحثون على أن عملية المتابعة يجب أن تكون مستمرة ، ومستندة في ذلك على معايير محددة تم تطويرها أثناء عملية التخطيط ، كما لابد أن تكون بعيدة عن تصيد الأخطاء من أجل معاقبة مرتكبيها ، وأن تكون أقرب للشراكة التي تهيئ ظروف العمل بشكل يحول دون الوقوع بالأخطاء إلى حد ما .
الخاتمة :
ختاما لاشك أن المتابعة عملية مهمة جدا للغاية للتأكد من نتائج العمل وأنه يسير وفق ماخطط له وتعطي مؤشرا أساسيا للتصحيح في حالة وجود خطأ معين ، وتعطي رقابة مستمرة لتحقيق الكفاءة ، متكاملة مع العمليات الإدارية السابقة ، حيث أن تلك العمليات تمثل الإطار الذي يمارس فيه المديرون مسؤولياتهم ومهامهم المختلفة ، كما وأنه ليس من الضروري أن تؤدي وفق الترتيب السابق ، فهي متداخلة ومتشابكة ، فالمدير قد يجمع بين أكثر من عملية في آن واحد وقد يركز على عنصر دون آخر.
تعليقات