الإدارة الالكترونية electronic administration
المحتويات :
المقدمة.
أولا: مفهوم الإدارة الإلكترونية.
ثانيا: خصائص الإدارة الإلكترونية.
ثالثا: أهداف وفوائد الادارة الإلكترونية.
رابعا: مجالات تطبيق الإدارة الالكترونية.
خامسا: خطوات تطبيق الإدارة الالكترونية.
سادسا: متطلبات تطبيق الادارة الالكترونية.
سابعا: آثار تطبيق الإدارة الالكترونية.
ثامنا: معوقات تطبيق الادارة الالكترونية.
الخلاصة.
المقدمة :
لقد أصبحت تقنية المعلومات الإدارية عنصر أساسية ومهمة في المؤسسات بمختلف أنواعها واختصاصاتها صغيرة أو كبيرة لكونها أداة مهمة في عملية إنجاز الأعمال بشكل كفء ودقيق وسريع، وكذلك مواجهة التحديات الجديدة التي تفرضها الثورة المعلوماتية في الوقت الحاضر.
وتعد الإدارة الالكترونية إحدى ثمار التطور التقني في مجال الاتصالات، فبعد بروز ثورة المعلومات وثورة الاتصالات التي ساعد عليها تطور أجهزة الحاسب الآلي وتقنياته، جاءت الإدارة الالكترونية كرد فعل واقعي لاستخدام تطبيقات الحاسب الآلي في مجالات الخدمة العامة التطوير طرق العمل التقليدية إلى طرق أكثر مرونة وفعالية من ناحية، والاستفادة من منجزات الثورة التقنية في توفير الوقت والجهد والتكلفة من ناحية أخرى. (القرني، 2007، ص12)
ويرى بعض الباحثين أن الإدارة الالكترونية هي المظلة الكبيرة التي تتفرع عنها تطبيقات مختلفة مثل التجارة الالكترونية ( E- Commerce ) والأعمال الالكترونية (E-Business) وكذلك الحكومة الالكترونية ( E - Government)، وبالتالي تجد أن الإدارة الالكترونية أشمل وأعم. (النمر وآخرون، 2006، ص417)
أولا: مفهوم الإدارة الالكترونية electronic administration :
عرفت الإدارة الالكترونية من قبل العديد من المفكرين والباحثين ومن هذه التعريفات ما يلي: .
هي عملية ميكنة جميع مهام وأنشطة المؤسسات الإدارية بالاعتماد على جميع تقنيات المعلومات الضرورية، للوصول إلى تحقيق أهداف الإدارة الجديدة في تقليل استخدام الورق وتبسيط الإجراءات والقضاء على الروتين والإنجاز السريع والدقيق للمهام والمعاملات لتكون كل أداة جاهزة لربطها مع الحكومة الالكترونية لاحقا. (السالمي، 2003، ص 135) .
كما تم تعريفها على أنها العملية الإدارية القائمة على الإمكانات المتميزة للإنترنت وشبكات الأعمال في تخطيط وتوجيه ورقابة على الموارد والقدرات الجوهرية للمنظمة وآخرون بدون حدود من أجل تحقيق أهداف المنظمة. (نجم، 2004، ص127)
وأيضا عرف مركز المعلومات بديوان الخدمة المدنية بدولة الكويت الإدارة الالكترونية على أنها "كسر حاجز الزمان والمكان من الداخل والخارج للحصول على الخدمات وذلك بربط تكنولوجيا المعلومات بمهام ومسؤوليات الجهاز الإداري، والتزام دائم من الإدارة بتطوير وميكنة كافة النشاطات وتبسيط الإجراءات وسرعة وكفاءة إنجاز المعاملات". )القرني، 2007، ص 13)
كما عرفت الإدارة الالكترونية على أنها "وظيفة إنجاز الأعمال باستخدام النظم والوسائل الالكترونية". (یاسین، 2005، ص 22)
وعرف عارف (2007، ص113) الإدارة الالكترونية على أنها ذلك النمط من الإدارة الذي يعبر عن عدم جود علاقة مباشرة بين طرفي المعاملة الموظف والعميل)، وتستخدم فيها الوثائق الالكترونية كبديل للوثائق الورقية، والاستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات کوسط لتنفيذ كافة المعاملات الكترونيا.
وبالتالي يمكن تعريف الإدارة الالكترونية علي أنها استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والتقنيات الحديثة لتنفيذ الأعمال الإدارية وتقديم الخدمات الكترونية في أي مكان وزمان، مما يؤدي إلى زيادة جودة الأداء وسرعة التنفيذ وخفض التكلفة، والدقة والسرعة في تقديم الخدمات، وتطوير التنظيم الإداري، وتبسيط الإجراءات وتوفير المعلومات الصحيحة، وسرعة اتخاذ القرارات المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة.
أبعاد الادارة الالكترونية :
بناء على التعريفات السابقة يمكن تحديد أبعاد الإدارة الالكترونية في مجموعة من العناصر أوردها رضوان (2001، ص 88) كما يلي:
1- إدارة بلا أوراق: حيث يتم الاعتماد على التوثيق الإلكتروني، والبريد الالكتروني، والأدلة والمفكرات الالكترونية، والرسائل الصوتية، ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.
2- إدارة عن بعد: من خلال الاتصال الالكتروني عن طريق الهاتف المحمول والمؤتمرات الالكترونية وغيرها من وسائل الاتصال الحديثة.
3- الإدارة بالزمن المفتوح: حيث العمل يكون على مدار 24 ساعة متواصلة دون الارتباط بالليل أو النهار.
4- إدارة بلا تنظيمات جامدة: فالعمل يتم من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة المعرفة.
ثانيا: خصائص الإدارة الالكترونية :
تتميز الإدارة الالكترونية بأنها إدارة بلا أوراق وبلا حدود وقتية، وهي إدارة بلا مبان تقليدية، فلا حاجة إلى الغرف والمكاتب والدواليب الكثيرة لحفظ الأوراق، وهي إدارة لا تحتاج لأعداد كبيرة من العاملين، وهي إدارة بلا هياكل تنظيمية تقليدية.
إنها باختصار إدارة بالمعرفة، وبصفة عامة تتميز الإدارة الالكترونية بالعديد من الخصائص التي من أهمها كما أوردها مصطفى (2001، ص36-37):
1- إنها إدارة تدير الملفات بدلا من أن تحفظها.
2- أنها تعتمد على الوثائق الالكترونية الأسرع والأسهل حفظة وتعدي واسترجاع .
3- أنها تستند إلى المؤتمرات الالكترونية حيث تتم الاجتماعات عن بعد دون الانتقال المادي للمجتمعين من مقارهم.
4- أنها تتصف بالمرونة وسرعة الاستجابة للحدث أو المتغير أينما حدث ووقتما حدث بلا حدود زمنية على مدار ساعات اليوم وأيام السنة.
5- أنها تستمد بياناتها أو معلوماتها من الأرشيف الالكتروني وتتراسل بالبريد الالكتروني والرسائل الصوتية بدلا من الطرق التقليدية.
6- أنها تنتقل من المتابعة بالمذكرات إلى المتابعة الالكترونية على الشاشات وتعتمد المراقبة عن بعد والعمل عن بعد وهو ما يوفر التكلفة ويزيد الكفاءة.
ثالثا: أهداف وفوائد الإدارة الالكترونية
تظهر أهمية الإدارة الالكترونية في قدرتها على مواكبة التطور النوعي والكمي الهائل في مجال تطبيق تقنيات ونظم المعلومات وما يرافقها من انبثاق ما يمكن تسميته بالثورة المعلوماتية المستمرة أو ثورة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الدائمة. (ياسين، 2005، ص27)
إن المنظمات التي فشلت في إدخال التكنولوجيا الحديثة في خططها الإستراتيجية تكون قد حكمت على نفسها بالانقراض، حيث أن التقنية ساعدت على إزالة الحواجز الجغرافية وإنجاز الأعمال بأسرع وقت ممكن وبأقل التكاليف، وبالتالي تمكن المنظمات من زيادة معدل الإنتاج وسرعة اتخاذ القرارات. (laudon & laudon, 2002, p.345)
ولأن التكنولوجيا الرقمية تستبدل العمليات الورقية بعمليات رقمية، فإنها تتيح للعاملين التفرغ الأداء عمل منتج، وتحدث تحولات في عمليات الإنتاج والعمل. (توفيق، 2005، ص94)
وتمنح الإدارة الالكترونية المديرين العديد من المزايا، فبيئة العمل الالكترونية تمكن المديرين من توسيع نطاق الإشراف على إدارة المنظمات أو الفروع أو العاملين بغض النظر عن مواقعهم الجغرافية، ومع تكنولوجيا الاتصال الجماعي الجديد والتنسيق من خلال شبكة الانترنت يستطيع المدير اليوم بناء وإدارة فرص العمل الجماعي المرنة، وإدارة فرق المهام قصيرة الأجل من أي مكان في العالم، كما يمكنه توزيع المعلومات على العاملين ومن ثم يمكنهم التصرف بشكل مستقل. (إدريس، 2005، ص305)
ولم يأت اهتمام العالم المتقدم باستخدام تقنيات المعلومات الإدارية من فراغ، بل بسبب فوائد كبيرة حصلت ولذلك بدأت الدول تتسابق في تطبيق الإدارة الالكترونية في منظماتها، ومن أهم أهداف وفوائد الإدارة الالكترونية:
1- تبسيط الإجراءات داخل المنظمات وينعكس ذلك إيجابية على مستوى الخدمات التي تقدم للمستفيدين، كما تكون نوع الخدمات المقدمة أكثر جودة.
2- اختصار وقت تنفيذ إنجاز المعاملات الإدارية المختلفة.
3- الدقة والوضوح في العمليات الإدارية المختلفة داخل المنظمة.
4- تحويل الأيدي العاملة الزائدة عن الحاجة إلى أيدي عاملة لها دور أساسي في تطبيق الإدارة الالكترونية عن طريق إعادة التأهيل لغرض مواكبة التطورات الجديدة التي طرأت على المنظمة والاستغناء عن العاملين غير الأكفاء وغير القادرين على التكيف مع الوضع الجديد. (السالمي، 2008، ص 37)
5- إدارة ومتابعة الوحدات المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية.
6- تقليل معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها بمراكز اتخاذ القرار .
7- تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة.
8- زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة إدارة الموارد كافة. (رضوان، 2004، ص3)
9- الوضوح وسهولة الفهم من قبل المستفيدين لما هو مطلوب منهم من وثائق.
10- تقليل تأثير العلاقات الشخصية على إنجاز الأعمال.
11- سرعة أداء الخدمات للمستفيدين مع الحفاظ على جودتها.
12- تقليل التكلفة نتيجة تبسيط الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية وتخفيض وقت الأداء. المغربي، 2004، ص3)
13- المحافظة على سرية الوثائق والمعلومات التي أصبحت عرضة للتلف بفعل الكوارث الطبيعية والتأكل وكثرة الاستخدام بالنسبة لمصادر المعلومات الورقية، أما بالنسبة المصادر المعلومات الالكترونية فهي سهلة الحفظ وغير مكلفة.
14- سهولة استرجاع المعلومات وفتح خيارات عديدة أمام المستفيدين للحصول على المعلومات والمشاركة في التحكم، مما يعني المزيد من التسهيلات الديناميكية في البحث العلمي. بكري، 2001، ص46)
يتضح مما سبق أن من أهم مميزات الإدارة الالكترونية أنها من أكثر الأساليب فاعلية وكفاءة التيسير أعمال المنظمة من خلال بناء قاعدة متقدمة للمعلومات، مما يساعد على تحقيق أعلى درجات السرعة والتي تتمثل في توفير أي شيء في أي وقت وأي مكان وبأي طريقة وبالتالي تحقيق أهداف المنظمة بدقة عالية بأقل وقت وجهد وتكلفة.
رابعا: مجالات تطبيق الإدارة الالكترونية
لقد أصبحت الإدارة الالكترونية تطبق في العديد من المجالات في المنظمات على اختلافها ، ومن أهم تلك المجالات:
1- الأعمال الإدارية: تبادل الوثائق والمعلومات والأنظمة والتعليمات الكترونية، وتسجيل كافة أعمال الاتصالات الإدارية وتصويرها رقمية.
2- المعاملات المالية: إجراء كافة المعاملات المالية من توثيق وتعاقد وصرف وتحويل وغيره عن طريق الشبكة الالكترونية. (القحطاني، 2006، ص24)
3- المؤتمرات الالكترونية: حيث تعقد الاجتماعات عن بعد محلية ودولية دون انتقال المجتمعين جغرافية.
4- الأعمال المرتبطة بالموارد البشرية: مثل الإعلان عن الوظائف، الاختيار، التعيين، الإجازات، الترقيات، الرواتب، التنقلات، المكافآت، الانتدابات، الترشيح للتدريب والتأهيل والابتعاث.
5- مجال المتابعة الالكترونية: حيث تتم المراقبة والمتابعة عن بعد، واكتشاف الأخطاء وقت التنفيذ، وهذا يوفر التوجيه أو المعالجة الفورية للأخطاء. (البشري، 2010، ص 40-41)
إن تكنولوجيا المعلومات غيرت كل شيء في حياة الإنسان والأعمال حتى أصبح من غير الممكن تصور وجود أي نشاط وظيفي إنساني، أو أي عمل جماعي منظم من دون وجود أدوات وتقنيات الحاسوب والاتصالات. (یاسین، 2005، ص 29)
خامسا: خطوات تطبيق الإدارة الالكترونية
التحول إلى الإدارة الالكترونية يحتاج للمرور بعدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الأهداف المرجوة، وخطوات تطبيق الإدارة الالكترونية كما وضحها السالمي (2008، ص 64-65) هي:
1- إعداد الدراسة الأولية:
لابد من تشكيل فريق عمل يضم بعضويته متخصصين في الإدارة والمعلوماتية، لغرض معرفة واقع حال تقنيات المعلومات وتحديد البدائل المختلفة، وجعل الإدارة العليا على بينة من كل النواحي المالية والفنية والبشرية.
2- وضع خطة التنفيذ:
عند إقرار توصية من قبل الإدارة العليا لتطبيق الإدارة الالكترونية في المنظمة، لابد من إعداد خطة متكاملة ومفصلة لكل مرحلة من مراحل التنفيذ.
3- تحديد المصادر التي تدعم الخطة بشكل محدد وواضح:
ومن هذه المصادر الكوادر البشرية التي تحتاجها الخطة لغرض التنفيذ، والأجهزة والمعدات والبرمجيات المطلوبة ويعني هذا تحديد البنية التحتية لتطبيق الإدارة الالكترونية في هذه الإدارة أو المنظمة.
4- تحديد المسئولية:
عند تنفيذ الخطة لابد من تحديد الجهات التي سوف تقوم بتنفيذها وتمويلها بشكل واضح ضمن الوقت المحدد في الخطة والتكلفة المرصودة إليها.
5- متابعة التقدم التقني:
نظرا للتطور السريع في مجال تقنيات المعلومات الإدارية، لذلك لابد من متابعة كل ما يستجد في المجال التقني من اتصالات وأجهزة وبرمجيات وغيرها من العناصر التي لها علاقة بهذا المجال.
سادسا: متطلبات تطبيق الإدارة الالكترونية
تمثل الإدارة الالكترونية تحولا شاملا في المفاهيم والنظريات والأساليب والإجراءات والهياكل والتشريعات التي تقوم عليها الإدارة، وتشتمل على نظام متكامل من المكونات التقنية والمعلوماتية والمالية والتشريعية والبيئية والبشرية وغيرها.
وتعتمد تقنية الإدارة الالكترونية من حيث تقديم الخدمة ووسائل نقل المعلومات وطلب الخدمات من قبل المستفيدين على مبدأين أساسيين أشار إليهما بكري (2002، ص 41-42) كما يلي:
أ- المستوى التقني:
ويتضمن تمثيل المعلومات الكترونية وتناقلها عبر شبكة الانترنت مع ضمان سريتها.
ويمثل المستوى التقني جوهر العمل الالكتروني الذي يعتمد على الخصائص الأساسية لتقنية المعلومات عن طريق:
1- التخزين: حفظ المعلومات الهائلة في أحجام صغيرة كتحويل الملفات الورقية إلى ملفات الكترونية صغيرة الحجم تستوعب أكبر قدر ممكن من المعلومات.
2- النقل: نقل المعلومات المخزنة الكترونية عن طريق وسائط الاتصال الالكترونية إلى مواقع أخرى بعيدة سواء داخل المنظمة أو خارجها.
3- المعالجة: إجراء مختلف العمليات المطلوبة للبيانات المخزنة الكترونية بسرعة كبيرة جدا الجعلها متاحة للاستخدام عن طريق أجهزة الحاسب الآلي التي تعمل وفقا لبرامج متنوعة لتلبية الاحتياجات المختلفة للمستفيدين، بغض النظر عن كمية المعلومات والبيانات المخزنة.
ب - المستوى الإجرائي:
ويتضمن طلب وتمثيل المعاملات والخدمات عن بعد عبر شبكة الانترنت مع ضمان صحتها ومصداقيتها دون الحاجة لحضور طالب الخدمة شخصية إلى المنظمة أو استخدام النماذج والوثائق الرقمية.
وبالتالي لابد من توفر متطلبات عديدة ومتكاملة لتطبيق مفهوم الإدارة الالكترونية وإخراجه إلى حيز الواقع ومن أهم هذه المتطلبات:
1- وضع استراتيجيات وخطط التأسيس للإدارة الالكترونية:
يتطلب وضع الاستراتيجيات وخطط التأسيس وجود رؤية مستقبلية مشتركة وواضحة حول مشروع التحول للعمل الالكتروني وذلك لتحديد الكيفية التي سيكون عليها مشروع الإدارة الالكترونية في الفترة المستقبلية، وأبعاده، ومنطلقاته من حيث الدور والهدف، بشكل يوضح الدور الذي يمكن أن يؤديه هذا المشروع في خدمة الأفراد والمجتمعات والمنظمات والدولة ككل. (أبو مغايض، 2004، ص174)
ويعد وضوح الرؤية بمثابة الخطوة الأولى في بناء الإستراتيجية التي تعد بمثابة المرجعية التي تحكم التوجه نحو تطبيق الإدارة الالكترونية. (السبيعي، 2005، ص 21)
ويتطلب وضع استراتيجيات وخطط التأسيس للإدارة الالكترونية عدد من الخطوات أوردها الحمادي (2002، ص4) كما يلي:
- تشكيل لجنة عليا تتولى وضع الإستراتيجية لمشروع الإدارة الالكترونية.
- وضع الخطط الفرعية لمشروع الإدارة الالكترونية.
- الاستعانة بالجهات الاستشارية والبحثية للمشاركة في الدراسة ووضع الخطط.
- التكامل والتوافق بين المعلومات المرتبطة بأكثر من جهة حكومية أو أهلية.
- الاستعانة بالقطاع الخاص لتنفيذ بعض مراحل المشروع أو المشاركة في بعضها .
- تحديد منافذ الإدارة الالكترونية.
أي أن وضع الخطط موضع التنفيذ لابد وأن تحظى بدعم وتأييد الإدارة العليا في التنظيم الإداري، وأن يكون قد تم رصد المخصصات المالية الكافية لإجراء التحول المطلوب. (العمري، 2003، ص19)
2- توفير البنية التحتية للإدارة الالكترونية:
تعد البنية التحتية هي المكون الطبيعي لمشروع الإدارة الالكترونية، فلا يمكن قيام المشروع بدونها، فكلما كانت البنية التحتية قوية كلما زادت قدرتها على الوفاء بمتطلبات تطبيق الإدارة الالكترونية في الحاضر مع استيعاب الزيادة والتوسع المستقبلي. (السهلي، 2009، ص 49)
وتتطلب الإدارة الالكترونية وجود مستوى مناسب إن لم نقل عالي من البنية التحتية التي تتضمن شبكة حديثة للاتصالات والبيانات، وبنية تحتية متطورة للاتصالات السلكية واللاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل ونقل المعلومات بين المنظمات الإدارية نفسها من جهة، وبين المنظمات والمتعاملين معها من جهة أخرى. (الصيرفي، 2007، ص 80)
وتشمل البنية التحتية تطوير وتحسين شبكة الاتصالات بحيث تكون متكاملة وجاهزة للاستخدام واستيعاب الكم الهائل من الاتصالات في آن واحد، لكي تحقق الهدف من استخدام شبكة الانترنت، بالإضافة إلى توفير التكنولوجيا الرقمية الملائمة من تجهيزات وحاسبات آلية وأجهزة ومعدات وأنظمة وقواعد بيانات وبرامج، وتوفير كل ذلك للاستخدام الفردي والمؤسسي على أوسع نطاق ممكن. (المير ،2007، ص 29)
3- تطوير التنظيم الإداري تدريجية:
يتضمن تغييرات في الجوانب الهيكلية والتنظيمية والإجراءات، بحيث تتناسب ومبادئ الإدارة الالكترونية، ويتحقق ذلك من خلال استحداث إدارات جديدة أو إلغاء أو دمج لبعض الإدارات مع بعضها بما يكفل تفعيلا لإدارة الكترونية تتميز بالكفاءة والفعالية وسرعة الإنجاز، على أن يتم هذا التحول في إطار زمني متدرج من المراحل التطويرية. (العواملة، 2002، ص16)
ويمكن حصر أهم أساليب تطوير التنظيمات الإدارية قبل الشروع في تطبيق الإدارة الالكترونية في النقاط التالية:
أ- دعم ومساندة المستويات الإدارية العليا: عن طريق دعم القيادة العليا والقيادة التنفيذية التطبيق الإدارة الالكترونية لتلافي مقاومة التغيير من قبل القادة والمرؤوسين خوفا من تأثير الإدارة الالكترونية على مناصبهم وامتيازاتهم. (السهلي، 2009، ص 57)
ب- تهيئة الكوادر البشرية في بقية المستويات الإدارية: لا يعني التحول نحو تطبيق الإدارة الالكترونية الاستغناء عن العنصر البشري، بل يجب توفير العناصر البشرية المؤهلة التي تمتلك المهارات والقدرات الفنية والإدارية وتتقبل فكرة الإدارة الالكترونية، وتعي أبعادها ومنطلقاتها وأهدافها لكي تستطيع الوفاء بمتطلبات تطبيق الإدارة الالكترونية، والإلمام بأساليب التعامل مع الوسائل التقنية الحديثة، وذلك عن طريق العناية بعمليات الاختيار للكفاءات، والتدريب المكثف على تقنية المعلومات.
ت- إعادة هندسة العمليات الإدارية (الهندرة): يتطلب التحول نحو الإدارة الالكترونية تحويل العمليات القائمة ونظم تكنولوجيا المعلومات لتتناسب مع الاستراتيجيات الجديدة للعمل، ومن هذا المنطلق تعد تطبيقات الإدارة الالكترونية من أبرز عوامل دفع القوى لإتباع أسلوب إعادة هندسة نظم العمل لكي تتمكن المنظمة من التوافق مع المحيط المتغير في كافة المجالات. (العامري، 2004، ص8)
ث- تكيف عناصر البناء التنظيمي: تتكون أي منظمة من عدة عناصر متنوعة ومتداخلة وذات علاقات متبادلة لتكوين البيئة الداخلية التي يجب تهيئتها لتقبل متطلبات تطبيق الإدارة الالكترونية عن طريق التركيز على:
- إحداث تغييرات في الثقافة التنظيمية لاستيعاب مفردات العمل الالكتروني، لكي تصبح العمليات الالكترونية ومعطياتها أحد مكونات ثقافة المنظمة لتلافي القوى المقاومة للتغيير وإيجاد البيئة التي تنقبل ما تفرضه مرحلة التحول نحو العمل الالكتروني.
- إحداث التغييرات المناسبة في الهيكل التنظيمي وما يرتبط به من عناصر أخرى، تتضمن طرق الاتصالات وتبادل المعلومات والمهام والمسؤوليات والصلاحيات والعلاقات الأفقية والرأسية. (أبو مغايض، 2004، ص188-189)
4- تعليم وتدريب العاملين وتوعية وتثقيف المتعاملين:
تعتمد المنظمات للنجاح في تحقيق غاياتها إلى حد كبير على كفاءة القوى العاملة المشاركة في عملياتها، وقدرتها على الإنتاج والتكيف مع مستويات التقنية المستخدمة في العمل، لذا فإن الإعداد والتأهيل الجيد للقوى العاملة هو الأساس الذي يمكنها من الوصول إلى غايتها. (الرشید، 2007، ص56)
وتتطلب الإدارة الالكترونية تغييرات جذرية في نوعية العناصر البشرية الملائمة لها، وهذا يعني لزوم إعادة النظر بنظم التعليم والتدريب لمواكبة متطلبات التحول الجديد، بما في ذلك الخطط والبرامج والأساليب التعليمية والتدريبية على كافة المستويات.
كذلك تتطلب الإدارة الالكترونية توعية اجتماعية بثقافتها وبطبيعة هذا التحول والاستعداد النفسي والسلوكي والتقني والمادي وغير ذلك من متطلبات التكيف معه. (العواملة، 2002، ص17)
ومما لا شك فيه أن توفير العناصر البشرية المؤهلة وتدريبها باستمرار وتنميتها في مجال تطبيقات الإدارة الالكترونية يسهل من مهمة القيادات العليا عند إعداد استراتيجيات تطبيق الإدارة الالكترونية، وفي الرفع من مستوى الثقافة التقنية لدى العناصر البشرية سواء حديثي التعيين أو القائمين على عملهم.
مما يجعلهم يتقبلون فكرة الإدارة الالكترونية في منظماتهم، الأمر الذي يسهم بدرجة كبيرة في تقليل مقاومتهم للتغيير. (النمر وآخرون، 2006، ص430)
ومن أجل تدريب العاملين وتوعية وتثقيف المتعاملين لابد من إتباع الخطوات التالية:
أ- إعداد وتهيئة العاملين قبل تطوير التقنيات.
ب- طرح برامج إعلامية لتثقيف المجتمع بالتعاملات الالكترونية. (الحمادي، 2002، ص4)
ت- إقامة ورش العمل التي تتناول أحدث التطورات في مجال التجارة الالكترونية والتي تعد مدخلا التطبيق الإدارة الالكترونية.
ث- تدريب وتأهيل الكفاءات البشرية لمواجهة الطلب المتوقع على الكفاءات المتمكنة من تقنية المعلومات، والتي ستسهم بدورها في نشر المعرفة المعلوماتية بين أفراد المجتمع. (أبو مغايض، 2004، ص61)
إلا أن عملية توعية وتعليم المتعاملين ليست بالأمر اليسير نظرا لوجود عدد من الصعوبات التي تحول دون ذلك، يمكن حصر أهمها في النقاط التالية كما أوردها السبيعي (2005، ص 35):
- حداثة التقنية المعلوماتية على المجتمع، والتردد والخوف من التعامل معها.
- وجود الأمية الرقمية لدى المجتمعات بصفة عامة ومجتمعات الدول النامية بصفة خاصة، نتيجة محدودية انتشار استخدام وسائل التقنية المعلوماتية بين غالبية أفراد المجتمع.
- قلة الوعي بالفوائد والمميزات المرجوة من تطبيق الإدارة الالكترونية.
5- إصدار التشريعات الضرورية أو تعديل التشريعات القائمة وتطويرها وفقا للمستجدات:
من الخطأ البدء بتفعيل التعاملات الالكترونية قبل وضع الأسس القانونية للتعامل عن طريق الشبكات، والتي من أهمها إصدار التشريعات الضرورية أو تعديل التشريعات القائمة لكي تتناسب مع متطلبات التعاملات الالكترونية، لأن التعامل عن طريق الشبكات قبل إصدار التشريعات سيفسح المجال لبعض الأفراد للقيام بعمليات غير مشروعة قد تؤدي إلى القضاء على ثقة المتعاملين بهذا النوع من التعامل.
كما يشمل إصدار التشريعات ما يتعلق منها بالسرية والخصوصية للبيانات المتداولة على الشبكات والحفاظ على حقوق الملكية الفكرية. (العمري، 2003، ص 20-21)
إلا أن تحقيق هذا المتطلب للإدارة الالكترونية يحتاج إلى توفر عدد من الاحتياجات وضحها فطيح (2008، ص 39-40) كما يلي:
- يجب أن تسبق إصدار التشريعات أو تعديلها من قبل المنظمة الرؤية الواضحة والوعي التام بمفهوم ومراحل ومتطلبات مشروع الإدارة الالكترونية، لتتوافق التشريعات مع واقع ومستلزمات تطبيقات الإدارة الالكترونية.
- أن تصدر التشريعات والقوانين من الإدارة العليا للمنظمة وبدعم وتأييد منها، قناعة بجدواها لتضمن فعالية التنفيذ.
- إصدار التشريعات والقوانين التي تعطي المشروعية للأعمال الالكترونية، وتحدد أنواع المخالفات والعقوبات المترتبة عليها.
- أن تشمل التشريعات والأنظمة جميع الأنشطة التي تمارسها المنظمة.
- إصدار التشريعات التي تحقق الأمن الوثائقي وأمن المعلومات مثل التوقيع الالكتروني والبصمة الالكترونية والرقم الالكتروني المعروف بهوية المستخدم
- إصدار التشريعات التي تحدد الجهة أو الإدارات المعنية بإصدار ووضع القوانين المعلوماتية.
- أن تكون هذه التشريعات واضحة وسهلة الفهم من قبل المنفذين والمستخدمين ومرنة يمكن تحديثها وفقا لمستجدات العمل الالكتروني.
6- ضمان أمن وحماية المعلومات في الإدارة الالكترونية:
إن التعدي على المعلومات وسرقة البيانات والملفات واختراق الأنظمة وبرامج الحماية من أهم أسباب تخوف المنظمات من التعاملات الالكترونية.
وتعد مسألة أمن المعلومات من أهم معضلات العمل الالكتروني، بمعنى أن المعلومات والوثائق التي يجري حفظها، وتطبيق وإجراء المعالجة والنقل عليها الكترونية لتنفيذ متطلبات العمل يجب الحفاظ على أمنها، حيث يعد ضعف الأمن في مجال العمل الالكتروني ضعفا للثقة، مما يتطلب توفير هذه الثقة ضمن الأنظمة الالكترونية ومستخدميها.
وهناك عدة عوامل للثقة تمثل الأمن المعلوماتي والتي لابد من تحقيقها ومنها التحقق من المستخدم والتصديق والسرية والتكامل، وهو ما يقضي أن تصدر وتعدل القوانين والتشريعات للأعمال الالكترونية. النمر وآخرون، 2006، ص430)
ويقصد بأمن المعلومات حماية وتأمين كافة الموارد المستخدمة في معالجة المعلومات، بحيث تؤمن المنظمة نفسها والعاملين بها، وأجهزة الحاسبات المستخدمة فيها، ووسائط المعلومات التي تحتوي على بيانات المنظمة.
ويتم ذلك عن طريق إتباع إجراءات ووسائل حماية عديدة بما يكفل سلامة المعلومات التي هي بمثابة مورد مهم للمنظمة يجب الحفاظ عليه. (داود، 2001، ص 24)
وتعرف وكالة الأمن القومي في الولايات المتحدة أمن أنظمة المعلومات بأنها: "حماية أنظمة المعلومات ضد أي وصول غير مرخص إليه أو تعديل المعلومات أثناء حفظها، ومعالجتها أو نقلها، وضد إيقاف عمل الخدمة لصالح المستخدمين المخولين أو تقديم الخدمة لأشخاص غير مخولين، بما في ذلك جميع الإجراءات الضرورية لكشف توثيق ومواجهة هذه التهديدات". العريشي، 2008، ص76)
ولما كان ضمان أمن المعلومات يشكل ضرورة قصوى لنجاح العمل الالكتروني، فقد كان توفيره مطلبة أساسية للتحول لتطبيقات الإدارة الالكترونية، ويتم ذلك بعدة خطوات وإجراءات مترابطة مع بعضها البعض يمكن عرضها كالتالي:
1- وضع السياسات الأمنية لتقنيات المعلومات.
2- تكوين فريق لمتابعة وتطوير المتطلبات الأمنية للإدارة الالكترونية، والعمل على تحديد المتطلبات اللازمة لضمان أمن وحماية نظم المعلومات بما في ذلك ضمان لخصوصية المعلومات والبيانات الشخصية. (أبو مغايض، 2004، ص197)
3- وضع القوانين والعقوبات المتعلقة بالتعديات والمخالفات الأمنية في الإدارة الالكترونية، وهذا يأتي ضمن وضع أنظمة وتشريعات خاصة بكل جوانب الاستخدامات التقنية للمعلومات. (الحمادي، 2002، ص4)
4- الاهتمام بالتوعية ومنح الثقة للمستخدمين على أساس شخصياتهم ومراكزهم الوظيفية التعامل والنفاذ للمعلومات الحساسة واستخدام أنظمة نفاذ متعددة المستويات حسب المستويات الإدارية والأمنية المطلوبة.
5- توجيه الاهتمام للبيئة الإدارية بوضع الأنظمة التي تحدد المسئوليات والصلاحيات والعقوبات المناسبة، وما يتبع ذلك من الاستعانة بالخبرات في المجالات التقنية والقانونية. بكري، 2001، ص14-16)
ويضيف العديد من الكتاب على المتطلبات السابقة لتطبيق الإدارة الالكترونية ما يلي:
- التزام الإدارة العليا بدعم وتبني مشروع الإدارة الالكترونية.
- التخطيط الاستراتيجي لعملية التحول نحو عالم الرقميات.
- وضع خطة متكاملة للاتصالات الشاملة بين جميع الجهات. (المغربي، 2006، 242)
- الاستفادة من التجارب الناجحة التي حققها الآخرون في مجال الإدارة الالكترونية ومحاولة تطوير الواقع.
- المتابعة والتقويم المستمرين لمراحل الانتقال إلى الإدارة الالكترونية. (الطعامنة والعلوش، 2004، ص 31-32)
- المحافظة على الخصوصية وعدم تهديد الانترنت لها بصورة أو أخرى، وذلك لضمان ثقة المستفيدين من الإدارة الالكترونية والإقبال على التعامل بها، الأمر الذي يتطلب وضع تشريعات واضحة لحفظ خصوصية الملفات وما يتعلق بتحديد كيفية استخدام المعلومات عن طريق الانترنت.
- تمكين المستفيدين من الوصول إلى الموقع على الانترنت بسهولة ويسر، فضلا عن تهيئة مواقع جديدة وكافية على الشبكة. (الطعامنة، 2004، ص283)
- الاهتمام بالعاملين القائمين على تقديم خدمات الإدارة الالكترونية. - التركيز على ترابط نظم الخدمات.
- التركيز على القدرات الفنية.
مما سبق يتضح لنا ان من الضروري جدا العمل على حل المشاكل القائمة في بيئة العمل، والدراسة المتكاملة للإجراءات اللازمة للنجاح في تطبيق الإدارة الالكترونية قبل البدء في الانتقال إلى العمل الالكتروني.
سابعا : آثار تطبيق الإدارة الالكترونية
إن الإدارة الالكترونية نمط جديد من أنماط الإدارة ترك آثاره الواسعة على المنظمات ومجالات عملها وعلى الإدارة واستراتيجياتها ووظائفها، والواقع أن هذه التأثيرات لا تعود فقط إلى البعد التكنولوجي المتمثل بالتكنولوجيا الرقمية، وإنما أيضا إلى البعد الإداري المتمثل في تطور المفاهيم الإدارية التي تراكمت لعقود عديدة من الزمن.
فالأساليب الإدارية التي كانت ناجحة وملائمة لظروف الماضي قد لا تكون فعالة في ظل بيئة سريعة التغير كتلك التي نعيشها حاليا، وتعمل الإدارة الالكترونية على تحقيق المزيد من المرونة الإدارية في التفويض والتمكين والإدارة القائمة على الفريق، وبالتالي فإن الإدارة ووظائفها رغم التأثر العميق، إلا أنها ستظل تمثل القلب النابض للمنظمات، وأن تخطيط وتنظيم وتوجيه الأعمال الالكترونية والرقابة عليها ستظل هي وظائف الإدارة الالكترونية الجديدة. (المسعود، 2008، ص 22)
وتتضح الآثار المترتبة على تطبيق الإدارة الالكترونية في المجالات الإدارية والسياسية والاقتصادية والاجتماعية كما يلي:
1- المجال الإداري: تنعكس آثار الإدارة الالكترونية على وظائف الإدارة والعناصر الرئيسة للنشاط الإداري، وبصفة خاصة تهيئة وإصلاح البيئة التنظيمية. (السبيعي، 2005، ص 44)
2- المجال السياسي: يؤدي تطبيق الإدارة الالكترونية إلى انتشار الحكومات الالكترونية أو ظهور نمط جديد من العلاقة بين المواطنين والدولة تستند إلى زيادة الوعي السياسي وتسهيل المشاركة في وضع السياسات وتحديد الأولويات واستخدام نظم المعلومات الالكترونية في عملية التمثيل السياسي والانتخابات. (القحطاني، 2006، ص38)
3- المجال الاقتصادي: تتضح آثار الإدارة الالكترونية والثورة الرقمية في صناعة البرمجيات وتضاؤل أهمية رأس المال النقدي في مقابل أهمية اقتصاديات المعرفة، وفتح أسواق جديدة، وزيادة فعالية العمليات الإنتاجية. (أبو مغايض، 2004، ص88)
4- المجال الاجتماعي: إن تطبيق الإدارة الالكترونية سوف يؤثر بشكل كلي وشمولي على جميع المكونات الاجتماعية، وظهور معیار جديد للتفرقة بين المستويات الاجتماعية يستند إلى معرفة المعلومة، ومن هذه التأثيرات الاجتماعية عولمة الثقافة، والتأثير السلبي على الثقافة المحلية والمعاناة من التفكك الاجتماعي على الرغم من زيادة وتيرة التفاعل الاجتماعي مع المنظمات التي تقدم الخدمات أهلية كانت أو حكومية. (الضافي، 2006، ص36-37)
ونظرا لحداثة مشروع الإدارة الالكترونية، فإن آثاره على مختلف المستويات لم تتضح بشكل جلي، حيث ينصب تركيز الخبراء على الآثار الإيجابية لضمان الدعم الرسمي والشعبي لمشروع الإدارة الالكترونية، مع قليل من التنبيه للآثار السلبية التي يمكن استنتاجها من طبيعة العمل الالكتروني.
سلبيات تطبيق الإدارة الالكترونية:
على الرغم من الإيجابيات والمزايا المتعددة للإدارة الالكترونية، إلا أن تطبيقها ينطوي على بعض السلبيات، خاصة في بداية التطبيق، ويزداد تأثير هذه السلبيات مع زيادة تفعيل تطبيق الإدارة الالكترونية ومن أهم هذه السلبيات:
1- البطالة: يترتب على تطبيق الإدارة الالكترونية ارتفاع نسبة البطالة بسبب الاستغناء عن خدمات أو على الأقل عدم الحاجة إلى تعيين عاملين جدد في ظل السهولة والبساطة والسرعة في إنجاز العمل التي توفرها الإدارة الالكترونية. (قاسم، 2003، ص19)
2- التواصل الاجتماعي: تتيح الإدارة الالكترونية إنجاز الأعمال والمهام التي تتطلب التعامل مع المنظمات عن طريق شبكة الانترنت بالمنزل أو العمل، فلا يترتب على ذلك الحاجة إلى الذهاب إلى المنظمات، وبالتالي قلة الاحتكاك مع أفراد المجتمع، حيث تعد أماكن المراجعة في المنظمات والدوائر الحكومية من أهم أسباب التواصل والتعارف الاجتماعي. (القرني، 2007، ص 40)
كما يهدد الاستخدام المفرط للانترنت الأمن الاجتماعي في المجتمعات المحافظة، من خلال تعرض هذه المجتمعات القيم وسلوكيات المجتمعات الأخرى، مما قد يسبب تلوثا ثقافية يؤدي إلى تفسخ اجتماعي وانهيار في النظام الاجتماعي. (العتيبي، 2006،ص 41)
3- فقدان الخصوصية: إن ثورة المعلومات داخل نمط الإدارة الالكترونية تقضي على خصوصية الأفراد وحقهم في الحفاظ على حرماتهم وأسرارهم الخاصة، فقواعد المعلومات المرتبطة ببعضها البعض والتي تحتوي على البيانات التعريفية لهم كأسماء الأفراد وعناوينهم ووظائفهم وحالتهم الاجتماعية، يهدد مستقبلهم وقد يعرضهم لمشاكل لم تكن في حسبانهم، كما يمكن أن تزداد قدرة الآخرين على رصد ومتابعة حركة الأفراد، وهناك من الأسرار التي لا يرغب كثير من الأفراد في إطلاع الغير عليها، والأمر سيكون في غاية الخطورة لو أمكن الدخول على ما هو أكثر من ذلك. (درويش، 2005، ص 21)
4- فقدان الأمان: قد يؤدي التعامل الالكتروني إلى فقدان الأمان في كثير من التعاملات والتي من أهمها التحويلات الالكترونية والتعاملات المالية عن طريق بطاقات الائتمان. (العتيبي، 2006، ص 42)
وقد ترافق مع فقدان الأمان نشأة جرائم المعلوماتية التي أصبح مهددة حقيقية للتعاملات الالكترونية، حيث يتعرض الأفراد والمنظمات لعمليات اختراق وتعدي على نظم معلوماتهم،
وقد أورد السهلي (2009، ص 62-63) أن من أهم الجرائم المعلوماتية بصفة عامة:
- اختراق الأنظمة وسرقة الملفات والبيانات المهمة.
- الاستيلاء على حقوق الملكية الفكرية للأفراد والمنظمات.
- الاستيلاء على الأموال عن طريق أوامر صرف وهمية وتحويل مبالغ نقدية من حسابات الأفراد والمودعين لحسابات المجرمين وقراصنة الانترنت.
- الاحتيال المالي على البنوك وسوء الاستخدام لبطاقات التسليف. • تقديم خدمات كبرى للعصابات الإجرامية والمنظمات الإرهابية تمكنهم من تبادل المعلومات وإجراء المشاورات ووضع الخطط في غفلة عن عيون الأمن.
مما سبق يتضح لنا انه من الضروري توفير الأطر القانونية اللازمة للوقاية والردع قبل تطبيق الإدارة الالكترونية وذلك لزيادة ثقة المتعاملين مع الشبكات وبالتالي الاستفادة من الإدارة الالكترونية في توفير الرخاء والمستقبل الأفضل، بالإضافة إلى ضرورة ترسيخ مبدأ الخصوصية الفردية عن طريق استخدام التوقيعات الرقمية والأرقام السرية وكلمات المرور بهدف تقليص التعديات التي يمكن أن تؤثر على فعالية تطبيق الإدارة الالكترونية.
ثامنا: معوقات تطبيق الإدارة الالكترونية
وضح الباحثون وجود العديد من المعوقات التي تحد من إمكانية تطبيق الإدارة الالكترونية في المنظمات ومن أهم هذه المعوقات:
1- اختلاف نظم الإدارة داخل المنظمة الواحدة.
2- عدم اقتناع إدارة المنظمات بدواعي التحول الالكتروني ومتطلباته.
3- عدم توافر بنية فنية جيدة.
4- عدم الثقة في حماية سرية وأمن التعاملات الشخصية. (رضوان، 2004، ص6-7)
5- عدم توافر أنظمة أمنية لحماية المعلومات الخاصة بمستخدمي هذه التقنية.
6- عدم توافر المهارات البشرية التي تنشئ وشغل وتصون هذه التقنية .
7- ارتفاع تكاليف تطبيق هذه التقنية. (المغربي، 2006، ص 249)
8- التحديات التشريعية والقانونية التي تحتاج إلى إجراء تعديلات جذرية في الأنظمة والقوانين الضمان حقوق المستفيدين من هذه الخدمة.
9- عدم وجود وعي معلوماتي وحاسوبي عند المتعاملين، وهذا يشكل عائقا أمام تطبيق الإدارة الالكترونية.
10- تحدي إعادة هندسة الأعمال باستخدام تكنولوجيا المعلومات، إذ أن نماذج الإدارة القديمة بما في ذلك الهياكل التنظيمية الهرمية، والمعالجات التقليدية لم تعد ملائمة النماذج المنظمات الالكترونية.
11- عدم وجود هياكل تنظيمية محددة وواضحة للمنظمة.
12- مقاومة العاملين للتغيير والخوف من فقدان وظائفهم.
13- نقص الإمكانات المادية اللازمة لتطبيق الإدارة الالكترونية.
14- ضعف برامج التوعية الإعلامية المواكبة التطبيق الإدارة الالكترونية. (السبيل، 2008، ص 10)
15- الاختلاف في مواصفات الأجهزة المستخدمة داخل المكتب الواحد مما يشكل صعوبة في الربط بينها.
16- ارتفاع أسعار الأجهزة والبرمجيات الحديثة المستخدمة في تطبيق الشبكات، فضلا عن مشکلات تشغيلها.
17- ارتفاع تكلفة الاتصالات.
18- عدم توفر الانترنت بشكل موسع في المنظمات أو اقتصارها على فئة معينة دون غيرها .
19- عدم وجود ثقة كاملة بالتقنيات الحديثة وفي استمرارية عملها.
20- أخطار التزوير والتلاعب بالمعلومات والتخريب المقصود للشبكات.
21- أخطار الفيروسات التي تتسلل إلى الشبكات من آن إلى آخر.
22- أخطار صعوبة الحفاظ على سرية المعلومات وتأمينها.
الخلاصة:
إن التكنولوجيا الرقمية أحدثت تغييرات في جميع المنظمات حيث فرضت ثورة المعلومات بكافة أشكالها وتطبيقاتها على المنظمات العمل على تنسيق الجهود لتطبيق الإدارة الالكترونية، والبحث في كافة التحديات والمعوقات التي قد تنشأ والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها، وتحديد رؤية مستقبلية وخطوات محددة لضمان نجاح تطبيق الإدارة الالكترونية لما لها من فوائد كثيرة في تحقيق أهداف المنظمات بأقل وقت وجهد وتكلفة، حيث يعد النجاح في تطبيقها مقياسا من مقاييس التقدم والتطور.
وتسهم الثقافة التنظيمية السائدة في أي منظمة إما في تشجيع أو برفض استخدام الإدارة الالكترونية، فالثقافة التنظيمية التي تشجع على الإبداع والابتكار في جو يمنح العاملين الفرصة للمشاركة في تحقيق أهداف المنظمة يمكنها استغلال الإدارة الالكترونية في زيادة المنتجات والخدمات التي تقدمها للمستفيدين، فلا يمكن النجاح في تطبيق الإدارة الالكترونية إلا في وجود ثقافة تنظيمية جيدة تدعمها.
كما أن نمط القيادة الإدارية السائد في المنظمة واهتمام القائد بقيم واحتياجات العاملين معه واستجابته لها واستخدامه لموقعه القيادي في توفير فرص لإرضاء العاملين من خلال تطوير مهاراتهم الوظيفية والحرص على الأخذ بآرائهم يساعد على نشر ثقافة إبداعية داعمة لتطبيق الإدارة الالكترونية بدرجة كبيرة.
مما سبق يتضح أن هناك تأثير مباشر لنمط القيادة الإدارية على الثقافة التنظيمية، وينتقل هذا التأثير على تطبيقات الإدارة الالكترونية فيشجع على تطبيقها أو يحد من فرص تطبيقها .
تعليقات