رسالة المنظمة Mission of the Organization
التعريف برسالة المنظمة :
يرتبط وجود أي منظمة برسالة معينة تسعى لتحقيقها وتشتق هذه الرسالة من بيئة هذه المنظمة، وعادة ما تبدأ المنظمة برسالة محددة، ولكن بمرور الزمن فإن هذه الرسالة قد تتطلب بعض التعديلات لكي تتواءم مع التغييرات التي تواجهها المنظمة.
محاور رسالة المنظمة :
والرسالة عبارة عن جملة أو عدة جمل تتضمن بيانات خاصة بالمنظمة، تميزها عن غيرها من المنظمات، وتختلف هذه البيانات باختلاف المنظمات، ولكن بشكل عام تتمحور رسالة أية منظمة حول ثلاثة عناصر رئيسية هي:
١- بيان الرؤيا الاستراتيجية للمنظمة.
۲- بيان يشير إلى القيم الأساسية للمنظمة .
٣- بيان يشير إلى القوى الدافعة للمنظمة.
وأما عن الرؤيا الاستراتيجية للمنظمة فهي بيان بما تحاول المنظمة تحقيقه على المدى المتوسط والمدى الطويل، ويتحدد بيان الرؤيا الاستراتيجية للمنظمة بالإجابة على السؤالين التاليين :
- ما هو نشاطنا؟
- والى ماذا يجب أن يؤول؟.
وللإجابة عن السؤال الأول : ما هو نشاطنا؟
اقترح Abell ضرورة قيام المنظمة بتعريف نشاطها وفق ثلاثة أبعاد هي: من المطلوب إرضاءه؟ (ماهي مجموعة العملاء)؟، وما هي الحاجات والرغبات المطلوب إشباعها ؟(ماهي حاجات ورغبات العميل؟)، وكيف يتم الوفاء بحاجات ورغبات العملاء؟ (ماهي الموارد المميزة)؟.
ويؤكد مفهوم Abell على الحاجة إلى التوجه بالمستهلك بدلا من التوجه بالمنتج، وذلك في مجال التعريف بالنشاط، لأن تحديد النشاط بالتوجه بالمستهلك من الممكن أن يحمي المنظمة من الوقوع في براثن التغيرات الرئيسية في الطلب، وبالمساعدة على توقع تلك التغيرات الرئيسية في الطلب فيمكن لإطار عمل Abell أن يعين منظمات الأعمال على الاستفادة من التغيرات التي تطرأ على بيئتها، وذلك قد يساعد على الإجابة عن السؤال الثاني (ما هو مآل نشاطنا؟).
أما عن القيم الأساسية للمنظمة فهي تلك القيم الرئيسية التي يعتنقها أعضاء المنظمة، والتي تحدد وتوجه السلوك داخل منظمة الأعمال وتحدد كيف يعتزم المديرون إدارة شؤون العمل .
أما بالنسبة للقوى الدافعة فهي المحرك المركزي الذي يدفع جهود المنظمة إلى الأمام.
وتجدر الإشارة إلى أن رسالة المنظمة قد تسمى أحيانا بغرض المنظمة أو فلسفة المنظمة أو معتقدات المنظمة أو مبادئ الأعمال، وإن العديد من منظمات الأعمال الكبيرة والمشهورة لم تضع لها رسالة محددة ومكتوبة، وبعضها لها رسالة ولكنها غير مكتوبة، على الرغم من أن الإعداد الجيد والدقيق للرسالة يعتبر مكونا أساسيا لعملية الإدارة الاستراتيجية، والجدير ذكره أيضا أن بعض المنظمات لديها رسالة على مستوى المنظمة ورسالة على مستوى وحدة العمل الاستراتيجية منبثقة من رسالة المنظمة ككل .
الأسباب التي تدعو المنظمات إلى الاهتمام بوضع صياغة جيدة و مكتوبة لرسالتها و نشرها على الأطراف أصحاب المصلحة:
هناك العديد من الأسباب التي تدعو المنظمات إلى صياغة جيدة ومكتوبة لرسالتها ونشرها ومن أهمها:
1- أن رسالة المنظمة تشكل الأساس الذي يعتمد عليه في المنظمة من أجل صياغة الأهداف والاستراتيجيات.
۲- أن الصياغة الجيدة والمكتوبة لرسالة المنظمة ونشرها يوضح صورة المنظمة أمام الأطراف أصحاب المصلحة، ومن ثم يقلل من مخاطر فقدان دعمهم لها وقد يجذب المزيد للتعامل معها .
3- أن الصياغة الجيدة والمكتوبة الرسالة المنظمة ونشرها ينشئ مناخا تنظيمية عامة جيدة.
4- أن الصياغة الجيدة والمكتوبة لرسالة المنظمة، ونشرها يرسخ القيم مع الوقت في المنظمة.
خصائص الرسالة الفعالة :
هناك مجموعة من الخصائص الواجب توافرها في الرسالة الجيدة أهمها ما يلي:
1- أن تحدد الرسالة بوضوح البيانات التالية:
- الرؤيا الاستراتيجية للمنظمة.
- القيم الأساسية للمنظمة.
- القوى الدافعة للمنظمة.
۲- يجب ألا يتضمن نص الرسالة التفاصيل التي تعكس غياب الفكر الاستراتيجي.
3- يجب أن تتضمن الرسالة بيانات حقيقية عن المنظمة مع عدم المبالغة فيها.
4- يجب أن تكون الرسالة قابلة للتحقيق.
5-أن تكون الرسالة بمثابة مرشد وإطار عام للمديرين يتم من خلاله اتخاذ الاستراتيجيات المختلفة داخل المنظمة.
6- أن تثير الرسالة شعورا إيجابية يقود ويحرك دوافع كافة الأطراف أصحاب المصلحة مع المنظمة للعمل معها.
تحديد الأهداف الاستراتيجية : Strategic Objectives
عقب الانتهاء من تحديد رسالة المنظمة تأتي الخطوة التالية، وهي وضع الأهداف الرئيسية للمنظمة، والغرض من وضعها هو التحديد الدقيق لما يجب عمله إذا ما رغبت المنظمة في تحقيق رسالتها:
-معايير الأهداف الجيدة:
هناك معايير أساسية لابد من مراعاتها عند وضع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وهي :
1- يجب أن تكون الأهداف دقيقة وقابلة للقياس الكمي (قدر الإمكان). أما إذا تعذر وضع الهدف بدقة وبشكل يمكن قياسه كميا، فقد تعجز منظمة الأعمال عن التقييم الجيد التقدمها تجاه الهدف.
۲- يجب أن تتسم الأهداف بالتحدي والواقعية في نفس الوقت. إذ أن الأهداف التي تفجر التحدي إنما تعطي للمديرين حافزا للبحث عن طرق لتحسين العمليات الخاصة بالمنظمة، أما إذا كان الهدف غير واقعي من حيث التحديات التي يفرضها فقد يجعل الموظفين يستسلمون ، أما إذا كان الهدف مفرط في السهولة والسطحية، فإنه قد يفشل في تحفيز المديرين والموظفين .
3- يجب أن يتضمن الهدف وقت محددة لتنفيذه، لأن ذلك يوضح للموظفين أن إحراز النجاح يتطلب تحقيق الهدف في وقت محدد، وليس بعد انقضاء هذا الوقت وقد يساهم تحديد تواريخ بعض الأعمال في إذكاء الشعور بالاستنفار.
4- يجب أن تكون الأهداف مفهومة.
5- يجب أن تكون الأهداف مرنة تستوعب التغيرات الطارئة .
6-ضرورة تبني أهداف يتمخض عن تحقيقها ارتفاع معدلات الأداء على المدى الطويل.
7- يجب أن ترضي الأهداف الاستراتيجية الأطراف أصحاب المصلحة أو على الأقل أهمهم إن لم يكن باستطاعة المنظمة الوفاء بمتطلباتهم جميعا.
العناصر المؤثرة في صياغة الرسالة والأهداف:
عند صياغة رسالة وأهداف المنظمة يجب الأخذ بالحسبان بعض العوامل المؤثرة في الرسالة والأهداف، ومن ضمنها البيئة الخارجية ، موارد المنظمة ، تاريخ المنظمة .
١- البيئة الخارجية:
تؤثر التغيرات في عوامل البيئة الخارجية العامة وفي قوي بيئة الصناعة على المنظمات بشكل كبير، حيث تضع أمامها كل من الفرص والتهديدات التي يجب أن تؤخذ في الحسبان عند ص ياغة الرسالة والأهداف.
۲-موارد المنظمة:
تتحكم موارد المنظمة إلى حد كبير في صياغة الرسالة والأهداف التي يجب على المنظمة تحقيقها، وتتضمن الموارد المالية والبشرية والتكنولوجية... الخ.
3-تاريخ المنظمة:
كل منظمة لديها تاريخ من الرؤية الاستراتيجية والأهداف والاستراتيجيات والإنجازات، ولهذا فعند صياغة الرسالة والأهداف لابد من الأخذ بالحسبان ذلك التاريخ.
تعليقات