إدارة الأداء
المحتويات :
1. أداء العاملين .2. الأداء .
3. مفهوم إدارة الأداء .4. أهداف إدارة الأداء.
5. أهداف تقييم الاداء.
6. عناصر إدارة الأداء.
7. معايير الأداء.
8. تحليل الأداء.
9. خطوات تحسين الأداء.
10. العوامل المؤثرة في أداء العاملين.
أداء العاملين Employees ' Performance :
تسعى المنظمات اليوم بشتى أنواعها إلى تعظيم الإنتاجية ورفع مستوى أداء العاملين إلى أقصى المستويات وذلك لضمان بقائها واستمرارها في مزاولة نشاطها.
ولعل من أبرز ما توليه المنظمات اليوم أكبر درجات الأهمية: الأداء وكيفية تحسينه والحفاظ عليه، حيث يعتبر أداء العاملين أداة المنظمات العملية لتحقيق أهدافها والوسيلة الفعالة لإنجاز الغايات والرسالة التنظيمية فيها.
ثانيا : الأداء Performance:
تم تعريف الأداء بأنه ما يشمل الكفاءة والفعالية، فالفعالية هي مدى بلوغ النتائج، أما الكفاءة : فهي العلاقة بين النتيجة التي تم الحصول عليها والموارد المستخدمة. (2000 ,9000 ISO)
وفي تعريف آخر تم تعريف الأداء بأنه ما يتمكن الفرد من تحقيقه آنيا من سلوك محدد، وما يستطيع الملاحظ الخارجي أن يسجله بأكبر قدر من الوضوح والدقة . ( الرزاق ، 2007م ، ص 19 )
الأداء = القدرة* الدافعية
أي قدرات الفرد (قدرات عقلية ووجدانية وجسدية) تضرب في الدافعية (الدافع المادي والمعنوي) حتى يتمكن هذا الكائن (الفرد) من أداء الواجبات التي أوكلت إليه بطريقة مرضية, ويتحمل نتائج أدائه, وهذا الذي يقصده الإداريون بتقويم الأداء: عملية مراجعة أداء العاملين وسير تقدمهم في وظائفهم وتقييم القدرات الكامنة لديهم التي تؤهلهم للترقية مستقبلا. (عبد الرزاق، 2007)
وبناء على ما سبق، يمكن القول إن الأداء هو :
مدى بلوغ الأهداف بالاستخدام الأمثل للموارد، وباعتباره نظاما شاملا ومتكاملا وديناميكيا، فإنه يتطلب اتباع مسيرة التحسين المستمر، كما أنه العمليات متعددة المعايير كالتكلفة والوقت والجودة.
مفهوم إدارة الأداء Performance Management:
تعرف ادارة الأداء على أنها الطريقة المنظمة التي تعتمد على مدخل التركيز على البيانات والمعلومات الدقيقة لادارة وضبط اعمال الافراد وسط بيئة العمل، مع اعطاء الدعم او التعزيز الايجابي اهمية خاصة لرفع مستويات الأداء الى اعلى حد ممكن. ( قنوع ، 2008م ، ص 102 )
ويلاحظ من التعريف السابق أن المحور الأساسي لإدارة الأداء يرتكز على عدة جوانب اساسية تتضح من خلال ذلك النظام الذي يعتمد بصورة أساسية على تفاعل وتعاون القيادات والأفراد لتحقيق أهداف محددة تم الاتفاق مسبقا عليها، مع جعل كافة المعلومات والامكانات اللازمة لتحقيقها في متناول الجميع.
أهداف إدارة الأداء:
تسعى إدارة الأداء إلى تحقيق عدد من الأهداف بغية النهوض بمستوى المنظمة ككل من خلال رفع مستوى أداء العاملين لتحسين الإنتاجية ، وهي الاهداف هي :
- وضع نظام معلومات عن اداء الموارد البشرية وما يطرأ عليها من تغيرات.
- اعطاء الفرصة لتبادل المعلومات والاراء والخبرات بين هذه الموارد وقيادتها.
- تسهيل عملية قيام المشرفين بتوجيه وارشاد الموارد البشرية.
- التقويم المستمر للاداء الخاطئ قبل أن يتحول إلى جزء من السلوك الدائم للموارد البشرية.
- التركيز على تصحيح الأداء والقضاء على مفهوم تقييم الأداء لمجرد الثواب والعقاب فقط.
- توفير المناخ المناسب للتفاوض حول المشكلات.
- تسهيل عملية اختيار القيادات وتقويض المساعدين. ( تيشوري ، 2006م ، ص 41 )
أهداف تقييم الاداء:
هناك أهداف تقييم الأداء حتى يتسنى للإدارة في منظمات الأعمال تحسين الأداء والإنتاجية، حيث تلخصت الأهداف بالنقاط التالية:
- القيام بعمليات تخطيط الموارد البشرية في الشكل الصحيح في المنظمات.
- تقويم سياسة الاختيار والانتقاء .
- تقويم سياسة النقل والتعيين والترقية الادارية.
- تقويم سياسة التدريب والتطوير.
- تقويم سياسة الحوافز والأجور .
- تخطيط سياسات وبرامج الترقية والتدرج والمسار الوظيفي.
- کشف نقاط الضعف والقصور في مهارات الاتصال.
- مساعدة الموارد البشرية في التعرف على نقاط الضعف ومجالات التقدم في ادائها. ( تيشوري ، 2006م ، ص 87 )
عناصر إدارة الأداء:
تنعكس عناصر إدارة الأداء على الموظف بشكل مباشر، والذي بدوره يقوم باتباع هذه العناصر بغية تحسين مستوى أدائه والذي يؤدي إلى تحسين مستوى أداء المنظمة ككل.
يمكننا توضيح عناصر إدارة الأداء في النقاط التالية:
(أ) تخطيط الاداء ويتضمن:
- تحديد الأهداف: وهي الخطوة الأولى التي يتم من خلالها وضع أهداف بغية تحقيقها.
- تحليل الأداء الحالي: ويتم من خلالها تحليل مستوى الأداء الحالي في المنظمة.
- تحديد الأداء المطلوب: وضع أبعاد لمستوى الأداء المراد تحقيقه والوصول إليه.
- تحليل المعايير: ويتم خلالها تحلیل معايير الأداء بغية قياس مستوى الأداء المطلوب.
(ب) تنظيم الاداء ويتضمن:
- المسؤوليات والمهام: حيث يتم توزيع المهام وفقا للوظيفة وطبيعة الخبرة.
- قنوات الاتصال : تفعيل قنوات الاتصال بين الإدارة والموظفين وبين الموظفين بعضهم مع بعض حتى يتسنى الاستفادة من الوقت والتغلب على البيروقراطية في الهيكل التنظيمي.
- اللوائح والقوانين: اتباع اللوائح والقوانين التي تنظم سير العمل.
(ج) توجيه الاداء ويتضمن:
- تبسيط الإجراءات: حيث يتم تبسيط إجراءات الاتصال واتخاذ القرارات التوفير الوقت.
- الارشاد: ويتم في هذه المرحلة إرشاد الموظفين من قبل المستويات الإدارية العليا والمتوسطة والتي تتسم بالخبرة.
- التغذية العكسية: يتم الاعتماد على التغذية العكسية للاستفادة من الأخطاء والتجارب السابقة.
- تصحيح الأخطاء: من خلال العمل على الاستفادة من الخطوة التي سبقتها من خلال المعلومات المتوفرة عن طريق التغذية العكسية إذ يتم تصحيح الأخطاء بسهولة ووقت أقل.
- ملاحظة التقدم: وفيها يتم قياس مقدار التقدم الحاصل في مستوى أداء العاملين.
(د) تقييم الأداء ويتضمن:
- القصور في الاداء: ويتم في هذه المرحلة تحديد أوجه القصور حتى يتسنى معالجتها.
- المهارات المتوفرة: الاستفادة من المهارات المتوفرة لدى العاملين على الوجه الأمثل.
- المهارات المستهدفة: ويتم فيها تحديد المهارات المستهدفة والمراد الوصول لها.
- العدالة والرضا: تحقيق العدالة والرضا بين العاملين مما يزيد من الانتاجية ويرفع من مستوى الأداء لدى العاملين.
- بيانات اتخاذ القرارات المرتبطة بالافراد: حيث يتم اتخاذ القرارات بناء على المعلومات المتوفرة عن أداء العاملين في المنظمة والتي يزودهم بها القسم المختص.
- مراقبة الأداء وتوثيقه: ويتم فيها مراقبة التقدم الحاصل في أداء العاملين وتوثيق هذا التقدم من خلال جدول يحدد المستوى السابق والمستوى الحالي والمستوى المراد الوصول له.
- مكافأة السلوك الإيجابي والتقدم نحو الأهداف: حيث يعمل نظام المكافآت على رفع مستوى أداء العاملين وتحسين الإنتاجية.
- الوصول إلى تحسين أداء الأفراد والمنظمة: وفي هذه المرحلة يتم النهوض بمستوى أداء الأفراد والمنظمة على حد سواء.
( 72 - 77 ,1999 ,Adam and Jex)
معايير الأداء:
يتم وضع معايير أداء دقيقة وواضحة من خلال عدة طرق أهمها :
- استخدام تقانة العصف الذهني والتفكير الإبداعي.
- ترتيب الأولويات حسب أهميتها ودرجة صعوبتها .
- وضع اولويات ضمن الأولويات.
- استخدام عناصر الجودة والكمية والوقت والعملية في صياغة المهام وتحديد طرق قياس التنفيذ فيها.
- مراجعة معايير الأداء السابقة المستخدمة والعمل على تقييم مدى فائدتها في قياس اداء العمل.
- مناقشة المعايير مع المديرين. ( الهور ، 2006م ، ص 73 )
ويشير معيار الاداء الى بيان مختصر يصف النتيجة النهائية التي يتوقع أن يصل اليها المدير الذي يؤدي عمله المطلوب، وتمثل معايير الأداء الدستور او القانون الداخلي المتفق عليه بين المدير والموظف حين توضح الكيفية التي يتمكنون من خلالها من الوصول الى افضل اداء والتعرف في الوقت نفسه على الأغراض او القصور في الأداء المطلوب فور حدوثه.
ثامنا : تحليل الأداء:
إن أسلوب تحليل الأداء يقوم على تحليل أسباب سوء الأداء قبل وصف الحلول ويوجد اسلوبان لهذا الأمر هما:
- اسلوب العلاج التشخيصي.
- اسلوب العلاج السريع. ( قنوع ، 2008م ، ص 13 )
وحتى يستطيع المدير القيام بالتحليل الناجح للاداء يجب أن يتوفر في المدير عدة شروط أهمها :
- أن يكون المدير ذو كفاءة عالية في العملية التي يؤديها الفريق.
- ان يمتلك مهارات التعامل مع الأفراد لبناء الثقة معهم.
- خلق الثقة والمصداقية لمواجهة البحث عن الحل الأفضل.
- القدرات التنظيمية .
- الكاريزما القيادية للمدير.
- القدرة على الابداع والابتكار لوضع حلول مناسبة.
- الشجاعة المناسبة.
- القدرة على تبصر الأشياء. ( كوفي ، 2001م ، ص 87 )
تاسعا : خطوات تحسين الأداء:
تتحدد خطوات تحسين الأداء كما أشار إليها بالآتي:
- ما المشكلة؟
- من المرتبط بالمشكلة؟
- ما الذي يجري الان؟
- ما الذي تريده ان يحدث؟
- ما نتيجة القصور في الأداء ؟
- ما الأسباب والحلول الممكنة؟
- ما خطة العمل؟ ( تيشوري ، 2006م ، ص 29 )
العوامل المؤثرة في أداء العاملين:
تؤثر في مستوى أداء العاملين بشكل عام عوامل كثيرة، وقد ذكر الباحثون جوانب و عوامل مختلفة منها ما يؤثر على أداء الفرد بشكل مباشر ومنها ما يؤثر فيه بشكل غير مباشر.
نجمل أهم العوامل التي تؤثر في مستوى أداء الأفراد كما يلي:
1- أهداف وقيم الموظف وعلاقتها بأهداف المنظمة.
2- الخصائص الديمغرافية للفرد (العمر، الجنس، الحالة الإجتماعية).
3- القدرات الذهنية والسمات الشخصية.
4- الحوافز.
5- علاقات العمل.
6- التكنولوجيا والتدريب. ( الطيان ، 2000م ، 45 )
ان أهم العوامل التي تؤثر في مستوى أداء العاملين تكمن فيما يلي:
1- الظروف المادية مثل المعدات والأدوات والإضاءة والحرارة.
2- العوامل التنظيمية مثل الإشراف والتصميم التنظيمي والسياسات التنظيمية. ( حسن ، 2001م ، ص 78 )
أما ( الحاج قاسم ، 1999م ، ص 38 ) فقد أجمل العوامل التي تؤثر في مستوى أداء العاملين بما يلي:
1- برامج التدريب.
2- خصائص العمل.
3- الرقابة الفعالة.
4- نظام الأجور والحوافز.
5- الخصائص الديمغرافية مثل الجنس والعمر وكذلك المستوى الوظيفي.
ويرى ( الدحلة ، 2003م ، ص 112) أن أهم العوامل التي تؤثر في مستوى أداء العاملين تتمثل بما يلي:
1- التدريب.
2- المتطلبات الوظيفية.
3- الحوافز والمكافآت.
4- المعلومات والمهارات.
يتضح مما سبق أن مستوى أداء العاملين يرتبط بالعديد من المؤثرات الداخلية والخارجية التي تنعكس في مستوى أدائه، وتختلف هذه المؤثرات باختلاف الهدف الذي تقوم عليه الدراسة.
تعليقات