التسرب المدرسي ، مفهومه ، أسبابه ، أنواعه ، والآثار المترتبة عليه ( بحث كامل )

بحث عن ادارة الوقت 

  

المحتويات : 

1. المقدمة . 

2. أنواع الوقت . 

3. خطوات الإدارة الناجحة للوقت ومبادئها . 

4. مضيعات الوقت . 

5. الأسباب البيئية والتنظيمية لمشكلة الوقت . 

6. مظاهر مشكلة الوقت .  

7. إدارة الوقت والذات . 

8. الآثار الناجمة عن تخطيط الوقت . 

9. مفاتيح ادارة الوقت . 

10. إدارة الذات مدخل لإدارة الوقت . 

11. أدوات ادارة الوقت . 

12. المزايا المتحققة من إدارة الوقت . 

13. إستراتيجية ادارة الوقت . 

14. ادارة وقت المنظمات . 

15. المنظور المستقبلي لإدارة الوقت . 

المقدمة : 

تعد مشكلة الوقت من المشكلات الهامة التي تواجه الإنسان في المجتمعات الحديثة، حيث تظهر أعراض السرعة والقلق والتوتر نتيجة لانعدام القدرة على إدارة الوقت بالشكل الأمثل في كثير من الأحيان، مما يزيد من درجة الضغوط التي يتعرض لها العاملون، ولعل هذه الأعراض تظهر بشكل أكبر لدى العاملين في المجالات الإدارية أكثر من سواهم، فالعمل الإداري يتطلب جهدا وتفكير ذهنية في مراحله الأربعة، وهي التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة. 

وبصفة خاصة كلما انتقل المدير المشرف إلى منصب أعلى ازدادت الضغوط التي يتعرض لها، حيث يتركز دوره على اتخاذ قرارات في ضوء بيانات ومعلومات متاحة يسهل الحصول على بعضها أو جزء منها ولكن عليه أن يسعى لأن يفاضل بين الحلول والقرارات في الوقت المحدد. 

أنواع الوقت: 

ان الوقت في حياتنا نوعان هما: 

- النوع الأول : وقت يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه في غير ما خصص له :

وهو الوقت الذي نقضيه في حاجتنا الأساسية، مثل النوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة.

 وهو وقت لا يمكن أن نستفيد منه كثيرا في غير ما خصص له وهو على درجة من الأهمية لحفظ توازننا في الحياة. 

- النوع الثاني : وقت يمكن تنظيمه وإدارته : 

وهو الوقت الذي نخصصه للعمل، ولحياتنا الخاصة، وفي هذا النوع بالذات من الوقت يكمن التحدي الكبير الذي يواجهنا. هل نستطيع الاستفادة من هذا الوقت؟ هل نستطيع استغلاله الاستغلال الأمثل؟ . ( القعيد ، 1422هـ ) 

خطوات الإدارة الناجحة للوقت ومبادئها: 

أوضح جيرسمان (د.ت) خطوات الإدارة الناجحة للوقت ومبادئها في ست خطوات تمثل الطريق الصحيح إلى إدارة الوقت بشكل ناجح : 

1) مراجعة الأهداف والخطط والأولويات: 

يجب على الموظف أن يراجع أهدافه وخططه وأولوياته، فالمراجعة تساعد في عملية التقويم والتقييم على حد سواء، إذ أن انعدام الأهداف الواضحة والمتسلسلة وفق ترتيب زمني معين تؤدي إلى إهدار الوقت وعدم القدرة على تنظيمه وإدارته بالشكل الأمثل. 

2) الاحتفاظ بخطة زمنية أو برنامج عمل: 

الخطوة الثانية في إدارة الوقت بشكل جيد، هي أن يقوم الموظف بعمل برنامج عمل زمني (مفكرة) التحقيق أهدافه على المستوى القصير (سنة مثلا) يوضح فيه الأعمال والمهام والمسئوليات التي سوف ينجزها، وتواريخ بداية ونهاية انجازها، ومواعيده الشخصية وخلاف ذلك، ويجب أن يراعی في المفكرة الشخصية أن تكون منظمة بطريقة جيدة تستجيب لحاجات الموظف الخاصة ومتطلباته، وتعطي بنظرة سريعة فكرة عامة عن الالتزامات طويلة المدى. 

3) وضع قائمة إنجاز يومية: 

الخطوة الثالثة في إدارة الوقت بشكل جيد، هي أن يكون للموظف يوميا قائمة إنجاز يومية تفرض نفسها عليه كلما نسي أو كسل . 

 ويجب أن يراعى عند وضع قائمة الإنجاز اليومي عدة نقاط أهمها :

- جعل وضع القائمة اليومية جزءا من حياة الشخص. 

- عدم المبالغة في وضع أشياء كثيرة في قائمة الإنجاز اليومية. 

- اعتماد مبدأ باريتو للمساعدة على الفعالية (يشير مبدأ باريتو إلى تحديد أهم نقطتين في عشر نقاط، وإنجاز هاتين النقطتين يعد بمثابة تحقيق 80% من أعمال ذلك اليوم). 

- إعطاء راحة في الإجازات وفي نهاية الأسبوع. 

- توخي المرونة فقائمة الإنجاز ليست أكثر من وسيلة لتحقيق الأهداف (ديكان، 1991، 65). 

4) سد منافذ الهروب: 

وهي المنافذ التي يهرب بواسطتها الموظف من مسؤولياته التي خطط لإنجازها (مثل: الكسل  والتردد والتأجيل والتسويف والترويح الزائد عن النفس ...ألخ). 

5) استغلال الأوقات الهامشية: 

والمقصود بها الأوقات الضائعة بين الالتزامات وبين الأعمال (مثل : استخدام السيارة، الانتظار لدى الطبيب، السفر، انتظار الوجبات، توقع الزوار)، وهي تزيد كلما قل تنظيم الإنسان لوقته وحياته. 

ويجب التأمل كيف يقضي الإنسان دائمة وقته، ثم تحليله، وتحديد مواقع الأوقات الهامشية، ووضع خطة عملية للاستفادة منها قدر الإمكان. 

6) عدم الاستسلام للأمور العاجلة غير الضرورية: 

لأنها تجعل الإنسان أداة في برامج الأخرين وأولياتهم (ما يرون أنه مهم وضروري)، وتسلبه فاعليته ووقته (من أكبر مضيعات الوقت)، ويتم ذلك عندما يضعف الإنسان في تحديد أهدافه وأولوياته، ويقل تنظيمه لنفسه وإدارته لذاته. 

مضيعات الوقت: 

تعرف مضيعات الوقت بأنها  : كل ما يمنعك من تحقيق أهدافك بشكل فعال . (روي، 1999، 263)

هناك مظاهر عديدة وسلوكيات مختلفة تسبب إضاعة الوقت . 

 يمكن تلخيص أهم مظاهر مضيعات الوقت  في الآتي: 

1. الاجتماعات الكثيرة مثل اللجان واللقاءات الدورية مع المرؤوسين أو مع القيادات الأخرى وعدم تحديد جدول أعمال لها و التطرق البحث الأمور غير الهامة أحيانا. 

2. كثرة عدد الزوار من خارج المنشأة أو داخلها والخلط بين العلاقات الشخصية وعلاقات العمل. 

3. طرق كتابة الخطابات والرد على المراسلات أو المذكرات الواردة والاطالة دون الحاجة لذلك. 

4. صعوبة الحصول على المعلومات الضرورية لأداء العمل والحاجة إلى بذل بعض الجهد للحصول عليها. 

5. سوء التنظيم الداخلي بالمنشأة وتداخل الاختصاصات وتضاربها وما ينشأ عنها من صراعات تحتاج إلى بعض الجهد والوقت لتجاوزها، و غیاب توصيف وظائف للعاملين أو عدم الأخذ بها في حالة وجوده. 

6. مركزية السلطة واتخاذ القرار والحاجة دائما للجوء إلى المستوى الأعلى وعدم تفويض السلطات. 

7. سيطرة الروتين على الإجراءات وخطوات العمل وعدم محاولة تغيير أو تطوير النظم والأفراد المسببة لذلك. 

8. التعود على عدم سرعة البت في الأمور والاعتقاد بأن تأجيلها يعطي دائما الفرصة للدراسة واتخاذ القرارات المناسبة. 

9. إعطاء المكالمات التليفونية الدرجة العليا في ترتيب أولويات العمل والحديث. (الفضل، 2008، 33-38)

هناك معوقات أخرى تؤدى إلى اضافة الوقت وإهداره يمكن تلخصيها فيما يلي : 

1. التعامل مع الكتب والملفات والمستندات والأدوات بطريقة غير منظمة حيث توضع بعد استخدامها في غير موضعها. 

2. صعوبة الوصول إلى مكان العمل بسبب ازدحام الطرق أو صعوبة الحركة داخل المنشأة أو مكان العمل. 

3. انخفاض المستوى الإداري والفني الأداء العاملين لعدم توصيفهم أو توفير الفرص التدريبية المناسبة. 

4. التركيز على العلاقات الخاصة وتكوين المجموعات الصغيرة وانتشار الحديث في الموضوعات الخاصة. 

5. ضعف مهارات الاتصال والحديث مع الزملاء والعملاء وبصفة خاصة مهارات إنهاء الحديث بدون إيذاء مشاعر الآخرين. 

6. سوء حالة وسائل الاتصال الداخلية والخارجية أو عدم تطورها بما يتناسب مع حاجة ومتطلبات العمل. 

7. عدم الاهتمام بخدمات الإدارة الضرورية المناسبة للعاملين وصعوبة الحصول عليها وبصفة خاصة ما يتعلق بمكان العمل أو تأمين مستقبل العاملين. (عبد الرزاق، 2007، 91) 

تم تصنيف مضيعات الوقت الي سبع مجموعات حسب الوظائف الادارية وذلك علي النحور التالي : 

في التخطيط : 

· عدم وجود أهداف / أولويات / تخطيط. 

· الإدارة بالأزمات ، تغيير الأولويات . 

· محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد / تقديرات غير واقعية للوقت 

· انتظار الطائرات / والمواعيد . 

· السفر . 

· العجلة / عدم الصبر . 

في التنظيم : 

· عدم التنظيم الشخصي / طاولات المكتب المزدحمة . 

· خلط المسؤولية والسلطة . 

· ازدواجية الجهد . 

· تعدد الرؤساء . 

· الأعمال الورقية / الروتين / القراءة . 

· نظام سيئ للملفات . 

· معدات غير ملائمة / التهسيلات المادية غير ملائمة 

في التوظيف : 

· موظفون غير مدربين / غير أكفاء . 

· الزيادة أو النقص في عدد الموظفين . 

· التغيب / التأخر / الاستقالات . 

· الموظفون الاتكاليون . 

في التوجيه : 

· التفويض غير الفعال / الاشتراك في تفاصيل روتينية . 

· نقص الدافع / اللامبالاة . 

· نقص في التنسيق / وفي العمل . 

في الاتصالات : 

· الاجتماعات . 

· عدم وضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات . 

· " حمى المذكرات الداخلية " / الاتصالات الكثيرة الزائدة . 

· عدم الاتصالات . 

في صنع القرارات : 

· التأجيل / التردد . 

· طلب الحصول على كل المعلومات . 

· قرارات سريعة . 

في الرقابة : 

· المقاطعات الهاتفية . 

· الزائرون المفاجئون . 

· عدم القدرة على قول "لا" 

· معلومات غير كاملة / معلومات متأخرة . 

· نقص الانضباط الذاتي . 

· ترك المهام دون إنجازها . 

· فقدان المعايير / الرقابة / وتقارير المتابعة 

· المؤثرات البصرية الملهية / الضجيج . 

· الرقابة الزائدة . 

· عدم العلم بما يجري حولك . 

· عدم وجود الأشخاص الذين تريدهم للنقاش. (روي، 1999، 263-266) 

الأسباب البيئية والتنظيمية لمشكلة الوقت: 

تتعاظم مشكلة الوقت في المجتمعات الأقل نموا من المجتمعات المتقدمة، وتظهر هذه المشكلات بشكل أوضح عندما تسعى الإدارة إلى التطور والتحديث للمنظمات والهيئات المختلفة، ذلك الأمر الذي ينتج عن قلة الإلمام والمعرفة بالأسباب البيئية والتنظيمية الكامنة في مشكلة إدارة الوقت.

 تتمثل أهم الأسباب البيئية والتنظيمية لمشكلة الوقت في : 

- النظام الاجتماعي السائد وأثره في سلوك العاملين: 

 حيث يختلف سلوك الأفراد تجاه الوقت طبقا للمجتمعات التي يأتون منها، فالذين يأتون من المجتمعات الزراعية أو الريفية يؤثر فيهم خصائص هذه المجتمعات مثل الاتكالية وعدم التخطيط، والارتباط بالعادات والتقاليد وغالبا ما يكون الاهتمام بالوقت ضعيفا، وهو ما تؤيده الباحثة من ارتباط الوعي بدرجة التعليم والثقافة والذي بدوره ينعكس على حسن إدارة الشخص لوقته بالشكل الأمثل. 

- نوع العلاقات الأسرية والاجتماعية: 

 الذي يتحدد طبقا له الإطار الخاص بالتعامل داخليا، وبصفة خاصة تلك العلاقات التي لا يمثل عنصر الوقت أية أهمية فيها، حيث إن الالتزام بالأداء والسلوك المحدد أو المرغوب فيه يصبح هو الشيء الأكثر أهمية. 

- العمومية والبعد عن التخصص وشغل بعض الوظائف بأشخاص لا تتوافر فيهم متطلبات شغلها : 

 ويعتقد كبار العاملين دائما أنهم يستطيعون المشاركة بالرأي والمناقشات بحكم مواقعهم القيادية دون النظر لعدم تخصصهم في مجال المناقشة أو ضعف خبراتهم فيها، وهذا ما نلمسه في حياتنا اليومية من خلال التعامل مع أشخاص غير مناسبين لشغل الوظائف التي يشغلونها. 

- عدم الإلمام أو المعرفة لوصف الوظيفة:

 وبالتالي صعوبة تحديد المسئوليات والحقوق، وخطوط الاتصال والسلطة في الهيكل التنظيمي في المنشأة، بجانب عدم الإلمام باللوائح والقوانين المعمول بها، ويؤدي كل ذلك إلى كثرة الجدل والمناقشات والهروب من تحمل المسئولية ومحاولة تحميلها للغير. 

- عدم الاهتمام بتوجيه العاملين :

وكذلك عدم إرشادهم وتدريبهم في بداية حياتهم الوظيفية على مهارات تنظيم الوقت وإدارته، ويجعلهم ذلك يعتمدون على نقل خبراتهم السابقة في المجتمعات التي يأتون منها عند تحديد علاقتهم بالتعامل مع الوقت في العمل. (القاضي، 1984، 23-24)

مظاهر مشكلة الوقت : 

تنشأ مشكلة الوقت لدى المديرين في المستويات الإدارية المختلفة حيث تواجههم غالبا مشكلة إنجاز الأعمال المطلوبة منهم في الوقت المحدد أو المتاح أمامهم. 

والملاحظ أن هناك ازدیادا دائما ومستمرا في مهامهم وواجباتهم. 

ومن الطبيعي ألا يستطيع المدير زيادة عدد ساعات العمل اليومي حتى يواجه متطلبات المهام والواجبات الجديدة التي تضاف إليه، ولكنه يستطيع إعادة تقييم هذه المهام والمتطلبات، ويقوم بأداء ما يتطلبه موقعه الجديد دون الإصرار على الاحتفاظ بالقديم. 

ويفتقد الكثير من رجال الإدارة هذه القدرة مما يؤدي إلى تداخل الأعمال وتراكمها وتعطل الكثير منها، مما ينعكس أثره في العمل والعاملين، وبالتالي الناتج النهائي للمنظمة، ويستعين بعض المديرين بالمستشارين أو الخبراء المتخصصين لمساعدتهم في الدراسة وابداء الرأي والمشورة التي تساعدهم على اتخاذ القرار السليم، بحيث يتوفر لديهم الوقت المناسب لدراسة القرارات المطلوبة وإصدارها. إلا أنهم يعجزون في كثير من الأحيان عند وضع اسلوب ناجح لإستثمار خبرات هؤلاء المستشارين وتوجيهاتهم. (ابراهیم، 1985، 77) 

ان الوقت يمثل بالفعل مشكلة، وأهم مظاهرها ما يلي :  

1. الحقائب المنتتفخة بالأوراق والمستندات والتقارير والموضوعات التي تحتاج الي البحث والدراسة واتخاذ القرار، التي غالبا ما يحملونها معهم إلى مكاتبهم ومنازلهم في الصباح والمساء. 

2. ارتفاع هرم الملفات والأوراق على المكاتب، التي غالبا ما تتحرك ببطء شديد، وتمثل دائما ضغطا عصبيا ونفسيا كبيرا عليهم. 

3. استخدام تعبيرات : هام - عاجل - عاجل جدا ... وهكذا، وهذا يعني الاعتراف بأن هناك أعمال أهم من الأخرى، دون الوضع في الاعتبار تسلسل هذه الأعمال وترتيبها مما يؤثر في كفاءة العمل الإداري. 

4. تقادم الكثير من الموضوعات الذي يؤدي في بعض الأحيان إلى خسائر مباشرة أو غير مباشرة، نظرا لعدم بحثها أو دراستها في الميعاد المحدد لها والحاجة إلى جهد إضافي المعالجة الأضرار الناشئة عن هذا التأخير. (ديكان، 1991، 23- 24)

إدارة الوقت والذات: 

يختلف مفهوم إدارة الوقت لدى الأفراد باختلاف دوافعهم واحتياجاتهم وطبيعة وظائفهم، كما يختلف أيضا من ثقافة إلى أخرى.

 وسلوك الإنسان تجاه الوقت سلوك مكتسب من البيئة الاجتماعية ومن القيم التي تكونت لديه تجاه التعامل مع الوقت. 

وتكوين قيم الانسان تجاه الوقت عملية معقدة وهي من أكثر الصفات تأثرا بالظروف المحيطة وتتأثر هذه القيم بتغير هذه الظروف وظهور دوافع جديدة. 

وبصفة عامة يمكن القول إن المنظمات تعمل على تنظيم الجهد الانساني المطلوب والمنسق زمنية في ضوء حاجات هذه المنظمات وأهدافها. 

والإدارة تنظر إلى الإنجاز على أنه مرتبط بتوجيه معين نحو الوقت المخطط أو المستهدف، وعلاقة الأداء بوقت زمني محدد هي من أسباب ظهور أعراض السرعة مثل التوتر والحدة والقلق والضيق وغيرها من الأعراض، حيث تؤدي الضغوط الناجمة عن ارتباط الأداء بجدول زمني معين إلى لق حالة من التوتر لدى العاملين. 

الآثار الناجمة عن عدم تخطيط الوقت: 

هناك عدة آثار ناجمة عن سوء التخطيط الحاصل في إدارة الوقت، ويمكن تلخصيها بالتالي: 

1. خضوع المدير لظروف وإدارة الآخرين. 

2. إعطاء الفرصة لسيطرة النفوذ والمحسوبية على أعمال المدير .

 

3. الاستماع إلى وجهات نظر من يستطيع الوصول إليه وإهمال وجهات النظر الأخرى.

 

4. بحث الأمور والقضايا التي لا يمكن تأجيلها مثل المشاكل الادارية أو التنظيمية أو التي تتعلق بالادارة العليا خاصة وإهمال أمور المرؤوسين التي غالبا ما تتعلق بالانتاج. 

5. بذل جهد إضافي لمعالجة الأخطاء الناتجة عن التأخير في بحث بعض الموضوعات الهامة ودراستها. 

6. عدم استثمار طاقات المرؤوسين وامكاناتهم لعدم وجود الوقت الكافي للتعامل مع المدير بشكل ايجابي. 

7. التوتر والاجهاد الذي يصيب المدير وأثره في علاقته بالمرؤوسين وصغار العملاء.

 

8. العجلة في بحث الأمور السطحية في اتخاذ القرار. 

9. تراكم الأوراق والمستندات والقضايا وأثره في انسياب العمل. 

10. تصنيف المدير ضمن الكفاءات الضعيفة. ( الشراري ، 2004م ، ص 66 ) 

مفاتيح إدارة الوقت: 

فيما يلي عرض لأهم هذه المفاتيح التي تحدد الإدارة الناجحة للوقت: 

1- تحليل الوقت: 

حيث أن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يعد أساسا جوهرية للتحليل الفعال للوقت. 

2- التوقع:

 يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي. 

3- التخطيط:

 تبني فكر التخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقا أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي. 

4- الأهداف والأولويات:

 إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. 

5- المواعيد النهائية:

 إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المديرين في التغلب على الحيرة والتردد والتسويف. 

6- البدائل: 

إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختیار الإجراء الأكثر فعالية. 

7- الفعالية:

 يمكن تعريف الفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح.

 والجهد مهما كانت كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها. 

8- التقليل من الروتين وتجنب التفاصيل: 

ضرورة دمج أو تفويض أو الحد من المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة للمنظمة. 

9- الإيجاز:

 والذي يزيد من الوضوح والفهم. (السويدان والعدلوني، 2004، 96-112) 

إدارة الذات مدخل لإدارة الوقت: 

ان ادارة الوقت تعني ادارة الذات Self Management . (رضا، 2000، 71)

 والمدير الفعال هو من يبدأ بالنظر الى وقته, قبل الشروع في مهماته واعماله. 

وان الوقت يعد من أهم الموارد, فاذا لم تتم ادارته فلن يتم ادارة أي شيء آخر.

إدارة الذات هي القدرة على استغلال الفرد لمهاراته وإمكانياته وأفكاره ومشاعره وتوظيفها بشكل فعال لتحقيق أهدافه. 

وتبدأ ادارة الذات أولا بالادراك الواعي لمعنى وجود الإنسان في هذه الحياة, ثم منظومة القيم والمثل والمبادئ التي تشكل هذه الذات ثم مجموعة الأهداف التي يسعى الانسان لتحقيقها, واخيرا الوسائل والاليات التي يتم اختيارها للوصول إلى هذه الأهداف.

ادارة الذات تعتمد على الاجابة على حزمة من الاسئلة  تعمل على ترسيخ مفهوم إدارة الذات لدى الإنسان وهي: 

- ما هو الهدف الذي اريد انجازه في حياتي. 

- هل يتوافق هذا الهدف مع القيم والمبادئ التي احملها. 

- ماهي المهنة أو التخصص الذي اختاره. 

- كيف اصل الى الاحتراف في المهنة والابداع في التخصص. ( رضا ، 2000 ، 87 ) 

أساسيات إدارة الذات : 

نوضح أساسيات إدارة الذات بالنقاط التالية بناء على توفر عناصر إدارة الذات لدى الشخص : 

- الحرص أن يكون قدوة في السلوك والالتزام 

- الثقة في النفس والاطمئنان الداخلي 

- تنظيم الوقت والاستفادة منه بكفاءة 

- تحديد سلم للأولويات والانشغال بالهدف والتركيز عليه مباشرة 

- التعرف على نقاط القوة ونقاط الضعف 

- التطوير والتعلم المستمر 

- البحث عن الفرص المتاحة والاستفادة منها بالشكل الأمثل 

- عدم الاستسلام للمثبطات . ( رضا ، 2000م ، ص 92 ) 

مسلمات إدارة الذات : 

وعليه إذا توفرت في الشخص عناصر إدارة الذات، وقام باتباع أساسيات إدارة الذات يصبح لديه  مسلمات إدارة الذات وهي: 

1- المعرفة بأن طريقة قضاء الوقت انما هي نتيجة لعادة طبيعية:

معرفة كيفية التحكم في الوقت تعني تغيير بعض العادات في تمضيته، ويجب تحديد ماهية هذه العادات حتى يتسنى تغييرها. 

2- تحديد الأهداف والغايات الشخصية:

 التركيز اثناء البرنامج اليومي لادارة الوقت على شيئين أو ثلاثة يمكن انجازها, وتجزئة الاهداف الكبيرة الصعبة الى اهداف اصغر يمكن أن إنجازها بشكل عملي, وتقسيم الاهداف على حسب نوع النشاطر كأن يكون بخصوص عمل عائلي او تطوعي اجتماعي .. الخ. ( رضا ، 2000م ، 112 ) 

أدوات إدارة الوقت: 

إن التخطيط للوقت من أجل إدارته بصورة فعالة يتطلب عملية تنظيم الوقت و ایجاد أدوات للرقابة والسيطرة, لضمان التاكد من أن الأمور تسير حسب المخطط له.

 ومن ضمن هذه الأدوات والأساليب التي يمكن استخدامها هي: 

1- لوحة المشروع. 

2- روزنامة توقيت التخطيط. 

3- برنامج التحسين الدائم. 

4- برنامج الخلاص من الهدر. 

5- برنامج الأولويات. 

6- البرنامج الأسبوعي. 

7- مفكرة المكتب. 

8- برنامج للتأمل واعادة التقييم. (رضا، 2000، 102) 

المزايا المتحققة من إدارة الوقت: 

هناك عدة مزايا وفوائد تعود بالنفع سواء على الفرد أو على المنظمة ككل، ويمكن تلخيصها بالتالي:

- ایجاد التوازن بين متطلبات الحياة. 

- عدم تشتت الجهد. 

- التركيز على الأهداف والسعي لتحقيقها.

 

- زيادة الثقة في النفس. 

- التفكير بطريقة ايجابية بناءة . 

- التركيز على الأهداف التي يمكن تحقيقها . 

- الانتباه للفرص المتاحة. 

- اداء الأعمال بطريقة دقيقة ومنهجية. 

- القدرة على التفويض الفعال. 

- التقليل من نزعة تسويف العمل. 

- التمكن من ادارة الاجتماعات بشكل يضمن عدم اهدار الوقت . 

- سريان مفهوم روح الفريق.  ( قلش ، 2007م ، ص 46-48 ) 

إستراتيجية إدارة الوقت: 

إن مفهوم ادارة الوقت مفهوم استراتيجي حديث, ينبع من الرؤية العامة لرسالة المنظمة ويصاحب تقنيات هذا المفهوم وآلياته كل مرحلة من مراحل العملية الادارية او الانتاجية للافراد او الالات. 

وتعرف استراتيجية ادارة الوقت بمفهومها الواسع بأنها: 

الادراك الواعي بفن استخدام الوقت, والمعرفة العملية بكيفية استغلاله بفاعلية, من اجل زيادة الانتاجية ورفع معدلات اداء الأفراد, ومن اجل تحقيق الأهداف التي تم تحديدها على ضو خطوط ومسارات واضحة ترسم معالم المنظمة في المستقبل وشكلها. (يحيى، 2001، 54) 

يمكن تقسيم خطوات استراتيجية إدارة الوقت من خلال تحديد الأهداف وذلك بتقسيمها إلى ثلاثة كالتالي :  

- حالية او قريبة. 

- قصيرة المدى. 

- طويلة المدى. ( رضا ، 2000م ، ص 156 ) 

ويجب توضيح هذه الأهداف ففي غياب الوضوح يصبح من المتعذر معرفة أن مانقوم به فعال, أم أنه مضيع للوقت. 

و اساس الادارة الاستراتيجية هي الأهداف البعيدة المدى, فهي التي تمنح المنظمة القدرة على التنبؤ بالمستقبل، فيما تبقى الأهداف الحالية والمتوسطة مراحل وخطوات ضرورية لتنفيذ الأهداف البعيدة المدى، وتتضمن هذه المراحل تحديد أولويات الانجاز, فالاحداث والمخاطر غير المتوقعة التي يمكن بالتخطيط السليم للوقت تجنبها أو التقليل من اثارها. 

ويجب تقسيم جداول العمل والتعود على انجاز مهمة واحدة في العمل الواحد, وتخصيص وقت دون مقاطعات, وتخصيص وقت لانجاز المهام المتاخرة حتى لايؤدي تراكمها الى عرقلة المشروع وتداخل الاعمال واضاعة الوقت في المدى البعيد. 

إدارة وقت المنظمات: 

تبرز اهمية الوقت لدى المديرين من كون انشطتهم موزعة بين أداء الأعمال الادارية اليومية, وبين التفكير والتأمل في أنشطة الغد وفرصها وأعمالها، والمنظمة الناجحة هي التي تقوم بعملية تحليل للوقت, وذلك بتحديد كل انواع الأنشطة التي تتم داخل المنظمة ثم تقوم بإجراء الاختبارات التالية : 

1- مدى أهمية النشاط. 

2- اختبار الخصوصية, بعدم أداء الأعمال خارج نطاق الاختصاص.

 

3- تطبيق معدل الكفاءة , وان الاعمال تودئ بالكفاءة المعيارية المطلوبة. 

4- وجود مواعيد محددة لبداية كل عمل ونهايته. 

5- مبدأ اعادة التحليل. (يحيى، 2001، 98)

المنظور المستقبلي لإدارة الوقت: 

ان تسارع وتيرة الاهتمام بأدبيات وتقنيات ادارة الوقت وحرص المنظمات الحديثة الناجحة على  تطبيق مهارات ادارة الوقت, يعطي دلالات واضحة على أن المنظمات تسعى لشغل مركز الصدارة في المستقبل, وتثبيت سمعتها في سوق المنافسة الحاد. 

ونشير هنا إلى الانتقال والتحول النوعي الذي شهده الفكر الإداري من التركيز على الحجم كأساس لتدعيم تنافسية المنظمة من خلال وفورات الحجم التي تستفيد منها المنظمة والناتجة عن الإنتاج بكميات كبيرة، وهذا على خلاف اقتصاديات الوقت التي لا تعطي للحجم اعتبارا بل ربما تتجه نحو تصغير الحجم بغية زيادة السرعة والمرونة . (يحيى، 2001، 108) .

فهي تسعى إلى الاستفادة من الوقت والاستثمار فيه من خلال إدارته إدارة محكمة وفعالة تتيح لها تخفيض التكاليف، وخاصة أن المنظمات التي استطاعت التحكم في وقتها وإدارته إدارة فعالة هي التي تستطيع التفوق وغزو الأسواق، باعتبار أن التحكم في الوقت بشكل جيد يعني كسب ولاء العميل ليس فقط من ناحية التكاليف ولكن يتعدى ذلك ليشمل مختلف أبعاد اقتصاديات الوقت وفق عالم دائم الحركة وسريع التغير . 

وفيه تبحث المنظمات بشكل دؤوب عن طرق واساليب جديدة للمنافسة والتطور والنمو, لذا ستلعب ادارة الوقت دورة حاسمة في المستقبل, واهدار يوم للمنظمة سيعني في القادم من الايام ضياع شهر، وهذا بدوره يقود إلى ضياع سنة.