 |
| بحث عن نظم المعلومات الادارية |
بحث عن نظم المعلومات الإدارية :
1. مدخل اداري لأنظمة المعلومات الادارية .
2. مفهوم النظام .
3. خصائص النظام .
4. مفهوم واهمية نظم المعلومات الادارية .
5. خصائص نظم المعلومات الادارية .
6. وظائف نظم المعلومات الإدارية .
7. نظم المعلومات الادارية في منظمات الاعمال الحديثة .
مدخل إداري لأنظمة المعلومات الإدارية
سيتم التطرق في هذا الفصل إلى الجوانب الإدارية من أنظمة المعلومات الإدارية، بدءا بتحليل النظام بصفة عامة ثم محاولة شرح حيثيات نظام المعلومات الإدارية ومكانته في منظمات الأعمال الحديثة .
مفهوم النظام :
يعرف النظام بأنه بمجموعة عناصر مرتبطة مع بعضها بمجموعة من العلاقات.
في تعريف آخر يمكننا تعريف النظام بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة والمتفاعلة فيما بينها التشكل وحدة واحدة تقوم بوظيفة معينة .
وعليه يمكن القول بأنه لتعريف النظام يجب أن يكون هذا التعريف مشتملا على ثلاثة عناصر:
1. أن يتكون النظام من مجموعة من الأجزاء.
2. أن يكون بين هذه الأجزاء علاقات متبادلة أو متداخلة أو معتمدة بعضها على البعض.
3. أنها تعمل معا في سبيل تحقيق هدف مشترك.
ولعل أقرب الأنظمة للإنسان هو "الجسم البشري"، بعناصره الأساسية من الدورة الدموية ونظام الدورة العصبية وكذا الأنظمة التنفسية والهضمية، والتي تجمعها علاقات متكاملة ومترابطة ومعتمدة بعضها على بعض، وتعمل بكفاءة بمدف حفظ الحياة و أداء الجسم لوظائفه المختلفة.
و كذلك يمكن النظر للنسيج الاقتصادي للدولة على أنه نظام كذلك، يتكون من عدة أجزاء ممثلة في المنشآت الصناعية والتجارية والهيئات المختلفة والأجهزة الحكومية والمستهلكين، وهناك تفاعل فيما بينها في محاولة لتحقيق النتائج المتوقعة.
ونفس الشيء يمكن أن يقال على المؤسسة والعناصر التي تكونها من أفراد وأصول مادية ومالية... وغيرها.
خصائص النظام
ويمكن تلخيص أهم خصائص النظام فيما يلي:
1- هدف النظام :
يعد تحديد الهدف الذي يسعى النظام إلى تحقيقه نقطة البداية في تصميم أي نظام، كما أن تحديد الهدف العام يتبعه تحديد الأهداف الفرعية لكل عنصر من عناصره على حدة بما يصب في محال تحقيق الهدف العام للنظام ككل.
2- الكلية :
أي أن النظام ككل يحقق الهدف المنشود من وجوده بأكثر من مجموع ما تحقق عناصره كل على حدة، أي أن النظام ككل يمكن أن يحقق الهدف بينما لا تستطيع مكوناته - كل على حدة - أن تحقق هذا الهدف لو انفصلت عن بعضها.
3- شكل المكونات الرئيسية :
تأخذ المكونات الرئيسية لأي نظام شكل إدخال و تشغيل و إخراج؛ فيبدأ عمل النظام بالمدخلات، وهو ما يأتي من خارج النظام و يدخل فيه، و يتم تشغيل المدخلات لتحويلها إلى الخرجات المرغوبة، وقد تم التوضيح في المبحث السابق كيف أن البيانات تتحول إلى معلومات.
4- الرقابة و الضبط :
العمليات الرئيسية للنظام من إدخال، تشغيل و إخراج لا تدعم عمليات الرقابة والضبط لمنع انحراف النظام عن الأهداف التي رسمت له، ولذلك تضاف وظيفة استرجاع النتائج المكونات النظام التحقيق الضبط المطلوب؛ ويتم هذا الضبط عن طريق مقارنة المخرجات المحققة بمعايير موضوعة مسبقا ثم إرجاع نتائج المقارنة إلى النظام في مرحلة الإدخال لتوجيه عملية التشغيل.
5- حدود النظام :
وهي خطوط اجتهادية لتحديد محتويات النظام وفصلها عما يخرج عنه من بيئة النظام، ويدخل في النظام كل مكوناته التي تسهم في تحقيق هدفه المشترك والتي لا تنتمي للبيئة الخارجية له.
6- مستويات الأنظمة :
عادة ما يتكون النظام من عدة نظم تسمى نظما فرعية حتى يتم تفادي الازدواج و الخلط في المصطلحات، وكذلك يكون النظام نفسه جزءا من نظام أكبر منه.
هذه الطبيعة المركبة لشبكة النظم مفيدة في فحص نظم المعلومات الإدارية و دورها في عمليات التخطيط والرقابة على العمليات و كذا اتخاذ القرار؛ إذ نجد أن نظم المعلومات الإدارية تظم عدة نظم فرعية للتسويق، الإنتاج، ... وغيرها كما أنها جزء من نظام أكبر هو المنظمة ككل وما تحتويه من نظم العمالة، ونظم اتخاذ القرار وكذا الإدارة والمصانع... الخ.
وحول هذا النظام الأكبر توجد البيئة المحيطة بالمشروع وما تحتويه من أنظمة كبرى كالحكومة، المنافسين، المستهلكين وغيرها؛ والتي تدخل كلها في نطاق نظام آخر هو اقتصاد الدولة ككل.
7- الاتصال :
وهو عملية نقل رسالة بين طرفين، ويتضمن ذلك تبادل الآراء والاتجاهات، والإشارات والبيانات والمعلومات باستخدام القدرات البشرية أو الوسائل التكنولوجية، ويجب أن تكون عملية الاتصال مزدوجة الاتجاه مما يعني أن عملية الاتصال تتضمن استرجاعا للنتائج.
مفهوم وأهمية نظم المعلومات الإدارية
لا تعد هذه الأنظمة أنظمة للمعلومات الإدارية إلا إذا استهدفت خدمة جوانب العملية الإدارية، وخاصة اتخاذ القرارات الإدارية؛ فوسائل الإعلام من صحافة و إذاعة وتلفزيون تعتبر نظما للمعلومات مصممة لتزويد الأفراد بالمعلومات الإخبارية، الثقافية، الاقتصادية أو الاجتماعية أو غيرها، بينما تصمم نظم المعلومات الإدارية في المنشآت بهدف تزويد المديرين بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية و تدعيم الوظائف الإدارية فيها.
هناك العديد من التعريفات لنظم المعلومات الادارية منها :
1-مجموعة منظمة من الوسائل التي توفر معلومات عن الماضي والحاضر والتنبؤ بالمستقبل فيما يتعلق بأنشطة وعمليات المنشأة و أيضا بما يحدث في بيئتهما الخارجية والتي تؤدي إلى تدعيم وظائف التخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة من خلال ما توفره من معلومات في التوقيت المناسب لصانع القرار .
2- محموعة تتكون من الأفراد والأجهزة التي تتولى عملیات جمع ومعالجة وتخزين البيانات واسترجاعها بغية تقليل حالة عدم التأكد عند اتخاذ القرارات وذلك من خلال تلبية حاجات المدراء من المعلومات في الوقت الذي يمكن استخدام المعلومات بفعالية كبيرة.
3- النظم التي توفر للإدارة معلومات أفضل نوعية وأفضل توقيت وأدق إختبارا وأكثر توثيقا للمساعدة في عمليات صنع واتخاذ وتنفيذ القرارات الإدارية ومراقبة عملية التنفيذ.
خصائص نظم المعلومات الادارية :
يتميز نظام المعلومات الادارية بالعديد من الخصائص منها :
1. يهدف النظام إلى المساعدة في صنع القرارات، سواء تلك التي يمكن برمجتها أين يتم تخزين الخبرات والتصرفات السابقة واسترجاعها حين الحاجة إليها في الوقت المناسب، أو التي لا يمكن بر محتها بإمداد صانع القرار بالمعلومات اللازمة في التوقيت المناسب.
2. يهدف نظام المعلومات الإدارية إلى مساندة ودعم العمليات الخاصة بالمنظمة في مجالاتهما الوظيفية المختلفة من تسويق، إنتاج، تمويل وغيرها.
3. يعمل النظام على تدعيم ومساعدة الوظائف الادارية من تخطيط وتنظيم ورقابة، نظرا الاهتمامه بالأحداث الماضية، الحاضرة والمستقبلية، وعليه يمكن استخدامه في التوقع والتنبؤ مما يخدم عملية التخطيط، إضافة إلى عملية الرقابة بمقارنة الأداء الفعلي للمنظمة مع ماهو مخطط.
4. يتميز هذا النظام بتوفيره للمعلومات عن البيئة الخارجية، وعليه فهو يساعد في التعرف على الفرص المتاحة في البيئة، وكذا التهديدات التي تواجه المنظمة.
5. كما يوفر معلومات عن عمليات المنظمة الداخلية، مما يوضح نقاط القوة في المؤسسة والعمل على تدعيمها و تنميتها، والتنبيه إلى مواطن الضعف لكي تعمل المنظمة على تصحيحها و تدارکها أو التقليل من أثارها السلبية.
6. وما يميز نظام المعلومات الإدارية كذلك بشكله الحديث هو اعتماده على الحاسب الآلي في شكل متكامل بين الإنسان والألة.
وعليه يمكن القول بأن نظم المعلومات الإدارية تخدم كافة المجالات الوظيفية للمنظمة وكذا جميع الأنشطة الإدارية في جميع المستويات التنظيمية وتحقق جملة من المهام التي تعكس أهمية نظام المعلومات الإدارية، سواء على الأداء الداخلي للمنظمة أو على مستوى أدائها الاستراتيجي في بيئة الأعمال التي تحيط بها.
وظائف نظم المعلومات الادارية
تنحصر وظائف نظم المعلومات الإدارية في الآتي:
أولا: الحصول على البيانات من المصادر الداخلية والخارجية لها(عنصر المدخلات).
ثانيا: إعداد التعليمات الخاصة بتشغيل البيانات (عنصر الإجراءات).
ثالثا: تجميع وتحليل وتبويب و تلخيص البيانات ( عنصر المعالجة والتشغيل ).
رابعا: تقسيم وتصنيف المعلومات في ملفات يمكن حفظها ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة عنصر التخزين ).
خامسا: إستخراج المعلومات طبقا لحاجة مستخدميهار عنصر المخرجات ).
سادسا: توصيل المعلومات إلى مستخدميها واسترجاع النتائج إلى النظام لضبط التشغيل فيه عنصر الاتصال )
أولا: الحصول على البيانات ( الادخال) :
تعبر هذه الوظيفة عن اختيار وتحديد كل البيانات اللازمة، سواء من داخل المنشأة أو خارجها في ضوء احتياجات المستويات الادارية في المنشأة، وبصفة عامة تتلخص المحتويات التي تتطلبها المستويات الإدارية المختلفة فيما يلي:
1- الادارة العليا :
تتطلب الإدارة العليا المعلومات اللازمة لتحديد الأهداف والسياسات العامة للمنشأة ووضع الخطط الاستراتيجية التي تمتد إلى عدد من السنوات، و يمكن تقسيم هذه المعلومات إلى قسمين:
أ- معلومات خارجية :
تتضمن توصیف متغيرات البيئة الخارجية العامة للمنشأة من قانونية واقتصادية واجتماعية وسكانية و جغرافية وتكنولوجية وسياسية، وكذلك تتضمن توصیف متغيرات البيئة الخارجية التشغيلية للمنشأة التي تتعلق بالجماعات ذات المصلحة في وجود المنشأة ومزاولتها لأنشطتها من عاملين وممولين و مساهمين وعملاء وحكومة ومنافسين.
ب- معلومات داخلية :
تعبر عن إجمالي نشاط المنشأة ومواردها والعوامل التي تؤثر في أوجه نشاطها المختلفة؛ ويتضمن ذلك معلومات إنتاجية و تسويقية وتمويلية وخاصة بالأفراد والعملاقات العامة و بالبحوث والتطوير.
2- الإدارة الوسطى :
تختص الإدارة الوسطى بوضع الخطط قصيرة الأجل وتحديد الإجراءات اللازمة لتنفيذها، وعليه فإن حاجتها للمعلومات الخارجية تقل عن حاجة الإدارة العليا. كما أنها تحتاج إلى المعلومات التالية:
أ- معلومات عن سوق توزيع المنتجات، وسوق الخامات المستخدمة في الانتاج.
ب- معلومات عن التوزيع الفعلي للمنتجات و التوزيع المستهدف خلال فترات محددة.
ت- معلومات عن سير العمل ومعدلات الأداء الفعلي ومعايير الأداء وتحديد انحرافاته لتحقيق الضبط و الرقابة.
ث- معلومات عن تسيير العمليات المالية في المنشأة، وبينها وبين غيرها.
ج- معلومات عن تكاليف التشغيل.
ح- معلومات عن مستويات المخزون وعمليات الشراء.
3 - الإدارة المباشرة :
تقوم الإدارة المباشرة بتلقى التعليمات المفصلة الخاصة باجراءات سير العمل، وتعد التقارير التفصيلية التي تتضمن معلومات عن سير العمل الفعلي بحيث تشمل كل الوحدات والعمليات التي تتم يوميا، وتعد هذه الإدارة المصدر الرئيسي الذي يزود المنشأة بالمعلومات الداخلية عن أوجه النشاط المختلفة.
ثانيا : إعداد التعليمات الخاصة بتشغيل البيانات (الإجراءات)
ويتم تحديد هذه التعليمات بناء على عدة إعتبارات أهمها:
1- الاستخدام : حيث تحدد طبيعة استخدام المعلومات مواصفات المعلومات المطلوبة ومن ثم طريقة معالجة البيانات.
2- الخبرات المتخصصة : حيث يشترك المتخصصون في وضع تعليمات و برامج التشغيل اللازمة الإعداد التقارير المطلوبة.
3- تكنولوجيا المعلومات : حيث تحدد التكنولوجيا المستخدمة الإجراءات الفنية للتشغيل.
ثالثا : تجميع وتحليل وتبويب وتلخيص البيانات التشغيل) :
تتضمن هذه الوظيفة تقويم البيانات للتأكد من صحتها و مناسبتها للغرض أي تحديد درجة أهميتها بالنسبة للمنشأة، و يتم تشغيل البيانات بهدف إعداد المعلومات التي تتطلبها الإدارة و تقوم على بعض عمليات التشغيل وفقا لإجراءات أو برامج معدة مسبقا.
رابعا : تقويم و تصنيف المعلومات في ملفات (التخزين) :
تحفظ جميع المعلومات التي يتم الحصول عليها سواء استخدمت في غرض معين أو لم تستخدم ويتم حفظ وتخزين المعلومات بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، وتتوقف طريقة الحفظ على نوع التكنولوجيا المتاحة.
خامسا : استخراج المعلومات طبقا لحاجة مستخدميها (المخرجات)
بعد تشغيل البيانات يتم استخراج المخرجات التي تحقق الهدف من التشغيل، وبعد حفظ نسخة من كل البيانات والمعلومات، تعد نسخة من المعلومات لترسل إلى الجهة أو الأشخاص الذين سيستخدمونها، وتأخذ هذه المخرجات أشكالا تختلف باختلاف التكنولوجيا المتاحة.
سادسا : توصيل المعلومات إلى مستخدميها واسترجاع النتائج الاتصال) :
إن الهدف الأساسي لأي نظام في مؤسسة ما هو استخدامه بالشكل المطلوب؛ إذا لا فائدة للمعلومات إذا لم تستخدم، وعليه وجب إيصال مخرجات نظام المعلومات الإدارية بالشكل المطلوب وفي الوقت المناسب لمستخدميها.
ولا تقتصر وظيفة الاتصال على هذا فقط، بل يجب أن يكون الاتصال مزدوجا في الاتجاهين، بين النظم و بين المستفيدين للتأكد من فهمهم للمعلومات، ويتم استرجاع نتائج ذلك الاتصال إلى النظم بالمقارنة بين النتائج و المعايير الموضوعة للأداء.
ويأخذ الاتصال أشكالا عديدة فقد يكون شخصيا ( بالمقابلة الشخصية أو بالهاتف) أو مستندیا ( بالتقارير المكتوبة) أو مرئيا ( على شاشة المحاسب الآلي) أو غيرها.
كما أن من عناصره الأساسية وجود المرسل والرسالة والوسيلة، وكذا مستقبل الرسالة وبيئة الإتصال دون إغفال الرد أو المعلومات المرتدة.
نظم المعلومات الإدارية في منظمات الأعمال الحديثة :
في واقع الأعمال اليوم يمكن القول و بدون تردد بأن غياب نظم المعلومات الإدارية في منظمات الأعمال الحديثة يعني غياب أو استحالة استمرار أنشطة المؤسسات الرئيسية، كما يعني صعوبة تحقيق مستويات مقبولة من الكفاءة والفعالية في بعض الأنشطة .
وتكفي الإشارة في هذا الصدد إلى المؤسسات البنكية وشركات التأمين، وشركات خدمات البيانات والبرمجيات، فهي مؤسسات لا يمكنها أن تستمر من دون وجود نظام للمعلومات، وهذه الحاجة تتواجد كذلك لكن بأقل حدة في الشركات الصناعية والخدمية وحتى شركات البناء، وباختصار يمكن القول بأن المعلومات أصبحت تحتل مكان القلب والأعصاب في منظمات الأعمال الحديثة و مصدر النشاط للمكونات الأساسية لأي منظمة من المنظمات.
كما أن نظم المعلومات الإدارية أصبحت تشكل محور تکامل و تجانس وتنسيق بين العناصر الأساسية لمنظمة الأعمال، إذ أن لها تأثيرا حيويا في تشكيل بنية التنظيم وفي التأثير على اختيار نوع الهيكل التنظيمي المناسب لهذا النظام والإستراتيجية الأعمال أيضا.
وذلك انطلاقا من افتراض أن الهيكل التنظيمي ينبغي أن يتبع الاستراتيجية ونظم المعلومات وليس العكس، أو على الأقل تكوين علاقة من التكامل والتطور المتوازن بين بنية التنظيم ونظم المعلومات واستراتيجيات الأعمال الشاملة؛ و بالنتيجة تكون لنظم المعلومات الإدارية صلة مباشرة في تشكيل ثقافة المنظمة.
ذلك لأن تكنولوجيا المعلومات تمثل في الواقع إحدى المصادر المهمة التي تنهل منها الإدارة في تأسيس ثقافتها التنظيمية أو إعادة صياغة هذه الثقافة. إن تكنولوجيا نظم المعلومات تعني مفهوم محدد للجودة الشاملة وأسلوب وتكتيك ديناميكي في تطبيق أنشطة الأعمال، و كذا تخطيط العملية الإدارية ومراقبتها.
بتعبير آخر، ترتبط تكنولوجيا نظم المعلومات بثقافة الجودة وعناصر الميزة التنافسية المؤكدة، إن نظم المعلومات الإدارية بوجودها في المنظمة وعملها المباشر مع المدير والإدارة تعمل على تعزيز ثقافة المنظمة التي تستند على المعرفة والمعلومة والمشاركة الجماعية في صنع القرار. كما أن نوع ونمط التكنولوجيا المعلوماتية المتاحة في المنظمة يحدد إلى حد ما نوع ونمط الموارد البشرية الموجودة أو التي تحتاجها المنظمة
وبنظرة تحليلية للشكل يمكن ملاحظة أن نظم المعلومات في السبعينات كانت مركزية في هيكليتها وفي نظم معالجتها، ولكن مع نهاية السبعينات و خلال عقد الثمانينات أصبح شكل المعلومات والنظم التي تقوم بتشغيلها و إنتاجها أكثر تعقيدا من ذي قبل، كما أصبحت هذه النظم أكثر ارتباطا بنظم الاتصالات الالكترونية التي تستخدم لتوزيع المعلومات على المستفيدين، والتحول الثاني الذي ظهر في عقد الثمانينات بالمقارنة مع عقد السبعينات هو أن نظم المعلومات في السبعينات كانت تعتمد على أجهزة الميني كمبيوتر الموجودة في كل قسم أو محال وظيفي من المجالات الوظيفية الرئيسية في المنظمة .
وتشترك هذه الأجهزة بشبكة مرتبطة بحاسوب مركزي مضيف، أما في عقد الثمانينات فنجد ظهور أجهزة الميكرو كمبيوتر التي استخدمت أول الأمر بصورة مستقلة، وبعد ذلك استخدمت هذه الأجهزة من خلال ربطها بنظم الكمبيوتر الكبيرة.
أما في مرحلة التسعينات فقد جرى التحول نحو شبكات الكمبيوتر بصورة واسعة، وقد أدى انبثاق الشبكات المحوسبة إلى تزاید استخدام الشبكات المحلية المرتبطة بشبكات أصغر وبعشرات، بل ومئات من أجهزة الميكرو كمبيوتر مع وبوجود کو مبیوتر( Mainframe) ينسق وينظم تدفق البيانات والمعلومات في الشبكة.
وعلى هذا الأساس نجد أن نظم المعلومات الإدارية في منظمات الأعمال الحديثة قد تحولت بطريقة منقطعة النظير إلى حزمة من الأدوات المتكاملة والمتفاعلة، والتي تعمل على معالجة البيانات و إنتاج المعلومات الضرورية للإدارة من أجل تخطيط وتنفيذ أنشطتها واتخاذ القرارات.
كما أن حجم وقوة تأثير نظم المعلومات الإدارية يرتبط بحجم ودرجة تعقيد أنشطة الأعمال المرتبطة بالمنظمة، ففي معظم منظمات الأعمال ذات الحجم المتوسط والكبير فإن مجموعة نظم المعلومات تضم ما بين 100 و 400 شخص، ويزداد هذا العدد وتزداد النفقات التشغيلية والإدارية بدرجة أكبر في المنظمات الخدمية وبصورة خاصة المنظمات التي تبيع خدمة المعلومات، أي تمثل المعلومات أحيانا 40% من إجمالي الدخل، وفي العقود السابقة كانت تركيبة الموارد البشرية ضمن نظم المعلومات تتألف في الغالب من المبرمجين، أما اليوم فإن النسبة الأعظم من هذه الموارد تتكون من محللي النظم، مدراء الشبكات والاتصالات، ومن خبراء وتقنيين في التسهيلات التكنولوجية والمادية الضرورية لإدامة عمل النظر.
تعليقات