 |
| ما هو تعريف الرقابة ؟ |
مقدمة عن الرقابة :
يمكن تشبيه الرقابة في المنظمة بالجهاز العصبي في جسم الإنسان، حيث تؤثر هذه الوظيفة وتتأثر بكل جانب من جوانب العملية الادارية في المنظمة، وكلمة رقابة والتي تعني متابعة وملاحظة الأداء تعتبر العين الساهرة على سير الأعمال ومجريات الأمور في المنظمة فهي ميزان قياس الأداء.
مفهوم الرقابة :
تعددت تعاريف الرقابة وتنوعت آراء الكتاب فيها بين المشتغلين في المجالات المختلفة :
حيث عرفها كل منهم من زاوية تخصصه وسنقوم في هذا البحث هنا بالتعرض لمفاهيم الرقابة وبعض تعريفاتها كما يراها المشتغلين في مجال الإدارة ونبدأ ببيان الماهية اللغوية لكلمة الرقابة .
تعريف الرقابة لغة :
ففي اللغة العربية : رقب : في أسماء الله تعالى، الرقيب: وهو الحافظ الذي لا يغيب عنه شيء، وفي الحديث: ارقبوا محمدا في أهل بيته، أي أحفظوه فيهم، والترقب: الانتظار، وجاء الرقيب: بمعنی المنتظر والحافظ، وراقب الله: أي خافها.
وورد أيضا رقابة اسم مصدره رقب ويعني لاحظ وحرس وحفظ. ويورد تحديدا للمعنى اللغوي للرقابة أنها اسم مصدره من الفعل رقب، رقبه، رقبا، رقوبا، رقابة، بمعنى انتظر، ولاحظه.
والفعل راقب فوزنه فاعل وثلاثيه رقيب ومصدره المفاعلة وتعني المشاركة أي أن الفعل يتم بين طرفين أحدهما رقيب والأخر مراقبة.
وبذلك يمكن أن نخلص إلى أن الرقابة تحمل معنيين مختلفين، وهما :
- الانتظار .
- المشاركة.
أما عن المعنى اللغوي لكلمة رقابة باللغة الانجليزية (control) فقد حملت على أكثر من معنى ، فتعني قوة أو سلطة التوجيه (power of directing) أو تعني الأمر (command) أو يكبح أو يقيد (restrain) وقد تعني الفحص (check) كما قد تكون بمعنى السهر والملاحظة (surveillance) أو الحراسة والمحافظة .
وقد ورد مصدر رقب ومشتقاته في القران الكريم في أكثر من موضع نذكر منها ما يلي :
- قال تعالى " إني خشيت أن تقول فرقت بين بني إسرائيل ولم ترقب قولي " . وتعني لاحظه وحفظه.
- قال تعالى " ما يلفظ من قول إلا لديه رقيب عتيد " . وقال الإمام القرطبي في تفسيرها ، الرقيب هو المتتبع للأمور أو الحافظ.
- قال تعالى " فلما توفيتني كنت أنت الرقيب عليهم وأنت على كل شيء شهيد ". والرقيب تعني الحافظ والحفيظ لأعمالهم .
- قال تعالى " فخرج منها خائفا يترقب قال رب نجني من القوم الظالمين " . والرقابة هنا بمعني الاحتراز والتحوط .
- قال تعالى " إن الله كان عليكم رقيبا " . وتعني حافظ لأعمالكم .
تعريف الرقابة اصطلاحا :
كما تم ذكره آنفا إن الآراء في تعريف الرقابة تعددت واختلفت فيما بين كتاب وعلماء الإدارة حيث عرفها كل منهم من زاوية تخصصه ، فمنهم من عرفها من منظور رقابة الأداء ومنهم من عرفها من منظور الرقابة المحاسبية والمالية ، والبعض الآخر نظر إليها من منظور إدارة الأعمال .
وبالرغم من هذا الاختلاف نجد أنهم قد أجمعوا على المبادئ العامة للرقابة ، وقد وردت تعريفات كثيرة للرقابة اتفقت معظمها على أن الرقابة هي أداة إدارية تضمن سير الأعمال في الاتجاه الصحيح، وان الإمكانيات المادية والبشرية يتم استخدامها بطريقة تمكن الإدارة من الوصول إلى الأهداف المرسومة بكفاءة وفاعلية .
وفيما يلي بعضا من تلك التعريفات :
أنها " النشاط الذي تقوم به الإدارة أو هيئات أخرى لمتابعة العاملين في القيام بعملهم والتأكد من أن الأعمال التي تمت مطابقة للمعدلات الموضوعة لإمكان تنفيذ الأهداف المقررة في الخطة العامة للدولة بدرجة عالية من الكفاية في حدود القوانين واللوائح والتعليمات لإمكان اتخاذ الإجراءات اللازمة المعالجة الانحراف سواء بالإصلاح أو بتوقيع الجزاء المناسب.
أما العالم الفرنسي هنري فايول والذي يعد واحدا من رواد الإدارة التقليدية ويعتبر تعريفه للرقابة من أقدم التعاريف وأشهرها في كتابه (الإدارة الصناعية والعامة 1916م) حيث عرف الرقابة بأنها " التأكد من أن كل شيء يتم حسب الخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ القائمة وهدف الرقابة هو تشخيص نقاط الضعف والأخطاء وتصحيحها ومنع حدوثها في المستقبل، وتمارس الرقابة على الأشياء والناس والإجراءات ".
وأنها " عملية منهجية يستطيع من خلالها المديرون ضبط مختلف الأنشطة التنظيمية لتتوافق مع التوقعات المقررة في الخطط والموازنات والأهداف ومعايير الأداء ".
وتم تعريفها بإيجاز على أنها " الوظيفة التي يمكن عن طريقها التأكد من أن ما تم أو يتم من أعمال يكون مطابقا لما يراد إتمامه.
والرقابة "وظيفة إدارية تعمل على قياس درجة أداء النشاطات التي تتم في المنظمة بقصد تحقيق أهدافها وتجري عملية القياس هذه وفق معايير يفترض وضعها سلفا لكل وجه من أوجه النشاط المهمة.
وتم تعريفها بكلمات مختصرة بأنها " قياس الأداء وتصحيحه "، ثم قدم تعريفا آخر بأنها " التأكد من أن ما تم انجازه من أنشطة ومهام وأهداف هو بالضبط ما كان يجب أن يتم بما في ذلك من تحديد الانحرافات إن وجدت - وأسبابها وطرق علاجها " .
كذلك تم تعريفها بأنها "عملية التأكد من أن ما تم التخطيط له هو ما تم تنفيذه وكشف الانحرافات وتصحيحها إن وجدت للوصول إلى الأهداف المحددة مسبقا " . كما قيل انه يمكن تعريفها "كعملية للتأكد من أن الأهداف التنظيمية والإدارية تحققت على أكمل وجه، وهذا متعلق بطرق جعل الأشياء تنفذ كما هو مخطط لها".
وتعريف آخر بأن " الرقابة تجعل الشيء يتحقق بالطريقة التي تم التخطيط لها لكي يتحقق. كما تم تعريفها بأنها "عبارة عن الأفعال والقرارات التي يتخذها المديرين للتأكد من أن الأداء الفعلي يكون مطابقا للأداء الذي سبق تحديده مقدما " .
وبالنظر إلى هذا التعريف وتعريفات أخرى وردت حول هذا الموضوع نجد أن الاختلاف بينهما لا يكاد يذكر واقتصرت على مجرد الاختلافات اللفظية في المفردات المستعملة للتعبير عن نفس الفكرة.
عناصر الرقابة :
عناصر الرقابة هي كالتالي :
1. ضرورة تحديد الأهداف ووضع المعايير.
2. ضرورة متابعة وقياس الأداء الفعلي وفق المعايير الموضوعة.
3. ضرورة تحليل الانحرافات وتقص أسبابها.
ويمكن القول هنا أن الإدارة الناجحة لا تمارس نشاطا عشوائيا أو اجتهاديا ، وإنما تمارس نشاطا مخططا يستهدف غاية محددة تعمل جاهدة لتحقيقها في مواعيد محددة وثابتة وهو ما يعني في جوهره وجود خطة ولضمان تحقيق ذلك فان الأمر يتطلب تنسيق وتنظيم جهود العاملين ووضع معدلات أداء كمية أو نوعية وصولاً للغاية خلال المواعيد المحددة ، والرقابة الإدارية هي الوظيفة التي تقوم بتحقيق ذلك والتي يمكن تعريفها كما يلي :
الرقابة هي النشاط الإداري الذي يقوم بالتحقيق من أن ما نفذ أو تم تنفيذه مطابق لما هو مخطط وذلك باستخدام معايير تدعى المعايير الرقابية التي تقيم الانجاز لتحديد الانحرافات الايجابية أو السلبية والعمل على تصحيحها. والرقابة بهذا المعنى عملية مستمرة ليس الغرض منها اكتشاف الانحرافات فقط وإنما تقتضي أيضا وضع الحلول المناسبة.
تعليقات