 |
| ما هي أنواع الرقابة ؟ |
بحث عن أنواع الرقابة :
انواع وتصنيفات الرقابة :
تعددت أنواع الرقابة حيث اعتمد تصنيفها على معايير متنوعة منها الزمن والهدف والتخصص والمصدر وغيرها.
ومن الملاحظ أن معظم المراجع التي تم الاطلاع عليها اعتمدت معيار الزمن في تحديد أنواع الرقابة وكأن عنصر الزمن هو الأهم في الرقابة، وذلك بالنظر إلى مراحل التنظيم كنظام يقوم على استخدام المدخلات ثم تحويل هذه المدخلات إلى مخرجات وتعتبر الرقابة السابقة للتنفيذ و المتزامنة واللاحقة هامة على كل مرحلة من هذا النظام وممثلة لهذه المراحل. وبعض المراجع اعتمدت معايير أخرى في التصنيف إلى جانب معيار الزمن.
وفيما يلي نتناول أنواع الرقابة بشئ من التفصيل :
(1) أنواع الرقابة طبقا للتوقيت أو حسب المدى الزمني للتنفيذ :
هناك ثلاثة أنواع مختلفة من الرقابة :
1. الرقابة السابقة للتنفيذ:
وتسمي أيضأ بالرقابة الموجهة والرقابة الوقائية أو القبلية أو المباشرة أو إذن البدء أو رقابة الفيزا أي أنها الرقابة التي تتم قبل إنجاز العمل.
وهي مدخل لمراقبة استخدام المدخلات داخل نظام الأنشطة التنظيمية كوسيلة لإنجاز أهداف التنظيم يركز المدراء هنا على اختيار أفضل المدخلات في مستوي التشغيل وتجنب المشاكل قبل وقوعها و ضبط ومراقبة التغيير في المستوى الإستراتيجي بالكشف عن التغيرات الرئيسية في البيئة والتي قد تؤثر على تنفيذ الأهداف طويلة الأجل، يعمل هذا النوع من الرقابة على أساس التنبؤ أو توقع الخطأ واكتشافه قبل حدوثه.
ويعتبر هذا النوع من أفضل أنواع الرقابة وأدقها في أعمال المستويات الدنيا، وفي نفس الوقت فإن المغالاة في استخدام الرقابة الموجهة قد تؤدي إلى نتائج عكسية بسبب المضايقات التي يستشعرها الموظفون من جهة وضياع وقت الإدارة العليا بانشغالهم عن وظائفهم الرئيسية من جهة أخري .
2. الرقابة المتزامنة:
وتسمي أيضا الرقابة المرحلية أو الرقابة التخطيطية، أو رقابة نعم أم لا، وهي تعني أمكانية الاستمرار في النشاط أم إيقافه .
وتتم هذه الرقابة أثناء تنفيذ العمل وعلى كل مرحلة من مراحل تنفيذه وأقرب مثال على ذلك خطوط الإنتاج فتكون الرقابة على كل مرحلة من مراحل إنتاج المنتج، وتهدف هذه الرقابة في مستوى التشغيل إلى التحقق من أن العمل يؤدي بطريقة ملائمة وأن الأحداث تتم كما هو مخطط.
وفي مجال المستوى الإستراتيجي فتركز هذه الرقابة على النتائج الربع سنوية وكذلك الأحداث والمراحل الهامة للتعرف على طبيعة التقدم التنظيمي والعمل على اتخاذ التعديلات الضرورية.
وأقرب مثال لها عندما تركب دراجة فإنه يتوجب عليك تعديل مسارها على الدوام معتمدا في ذلك على منحنيات الطريق والعوائق والمتغيرات على سطح الأرض وذلك بغية الإبقاء على اعتدال الدراجة والتحرك صوب الهدف المنشود.
3. الرقابة اللاحقة :
وتسمي أيضا الرقابة بعد التنفيذ وكذلك الرقابة التاريخية وتركز هذه الرقابة على نواتج الأنشطة التنظيمية بعد إتمام هذه الأنشطة حيث يقارن الإنجاز مع المعايير الموضوعة وتحقق هذه الرقابة ثلاثة أدوات وذلك على المستوي التشغيلي وهي:
- تزود المدراء في مستوى التشغيل بالمعلومات التي تساعدهم في تقييم فعالية أداء الأنشطة التنظيمية المسئولين عنها.
- تستخدم كأساس لتقييم ومكافأة الأفراد.
- تحدد الرقابة هنا من المسئول عن المدخلات أو العملية الإنتاجية.
وفي المستوى الإستراتيجي تزود الرقابة اللاحقة المديرون بالمعلومات التي تساعد على تعديل الخطط أو تغييرها.
والمدراء الذين يمارسون هذا النمط من الرقابة يحاولون اتخاذ خطوات تصحيحيه في صلب التنظيم عن طريق الإطلاع على التاريخ التنظيمي على مدي فترة زمنية محددة، هذا التاريخ قد يركز على عامل واحد فقط مثل مستويات الجرد أو على العلاقات فيما بين العديد من العوامل مثل صافي الدخل قبل الضرائب وحجم المبيعات وتكاليف التسويق.
ومن المآخذ التي تؤخذ على هذا النوع من الرقابة أنها تفتقر إلى الفاعلية نظرا لأنها تكتشف الانحرافات أو الأخطاء بعد وقوعها فتقلل من أهميتها لأنها لا تمنع الخطأ ولا يستفاد منها إلا عند أعداد خطة جديدة .
(2) أنواع الرقابة حسب التخصص :
وتسمي أيضا الرقابة حسب النشاطات حيث تتعلق الرقابة بالنشاط أو التخصص الذي يتم مراقبته.
فتشمل مثلا النواحي الإدارية والتنظيمية والوسائل وطرق العمل المستخدمة والنواحي المالية وشؤون الموظفين والقوانين واللوائح المنفذة والمشكلات التي تعوق سير العمل وتحقق الأهداف.
وتشمل هذه الرقابة على :
1) الرقابة على الأعمال الإدارية :
تستهدف الرقابة على الأعمال الإدارية التأكد من حسن سير العمل الإداري بالوحدات الإدارية وكذلك حسن استخدام الموارد البشرية وذلك للتأكد من تنفيذ السياسات التي تقررت بما يحقق أهداف المنشأة، وتكون مهمة الرقابة هنا متابعة الأداء والتقييم.
2) الرقابة المحاسبية أو المالية :
وهي رقابة على نشاطات الإدارة المالية المتعلقة بتحصيل وصرف الأموال وحسن استخدامها أي أنها تركز على البيانات المالية والهدف هو مراجعة المحصل من الإيرادات والمنصرف من الإنفاق للتأكد من دقة التصرفات المالية وكشف الأخطاء والبحث عن أسباب حدوثها وإيجاد الطرق والوسائل الكفيلة بالعلاج، وتحديد المسئولين عن الأخطاء ومحاسبتهم.
3) الرقابة الفنية :
يطبق هذا النوع من الرقابة على المجالات المهنية أو الحرفية والتي يمارسها الفنيين ومثال ذلك الأعمال الطبية والهندسية والمحاسبية والقانونية والصحفية والتربوية والاقتصادية.
4) الرقابة على النشاط الروتينية :
هناك عمليات وأعمال كتابية متعددة تقوم بها المنظمات يطلق على هذه الأعمال مسميات متعددة مثل : إجراءات العمل، روتين العمل، طرق وأساليب العمل وتعتبر الإجراءات وسائل القيام بالأعمال وبدونها لا يكتمل العمل.
من أمثلة ذلك إجازات الموظفين والمشتريات من الأثاث والبريد المصادر والوارد، والأرشيف لحفظ الرسائل والوثائق في الملفات.
وهناك بعض الطرق الفنية الأساسية التي تستخدم للرقابة على تلك الإجراءات الروتينية ، منها :
1. خريطة سجل الآلة :
وتوضح كمية العمل الذي تؤديه كل آلة وبيان الوقت الضائع دون استخدام وذلك على هيئة رسم بياني يظهر عدد الساعات التي اشتغلتها الآلة الواحدة كل يوم من أيام العمل وما أنتجته من وحدات سلعية خلال تلك الساعات.
2. سجل العامل :
يهدف إلى معرفة الوقت الذي يستغرقه العامل في عمله ومقدار الإنتاج الذي حققه في ذلك الوقت والغرض من هذا السجل هو التعرف على مدى إنجاز العامل لواجباته خلال الوقت المقرر.
3. خريطة التصميم :
وتوضح سير العمل وفقا لتسلسل العمليات ومراحلها وتختلف عن خريطة سجل العامل في أنها توضح العمليات التي تتأخر عن موعدها.
4. خريطة تقدم العمل :
وتوضح مركز العمليات من حيث ما هو مطلوب عمله مثلا في أوامر التشغيل التي عهد بها إلى الآلات وما تم إنجازه.
5. الرقابة القضائية على عمل الجهاز التنفيذي:
يقصد بالرقابة القضائية تلك التي تمارسها أجهزة القضاء في الدولة وهي المحاكم والنيابة الإدارية ومجلس الدولة .
وهذا النوع من الرقابة هو رقابة خارجية حسب المصدر وتقوم هذه الرقابة بالحكم على شرعية تصرفات الإدارة في مواجهة الأفراد وبهذا تمثل ضمانا فعالا من ضمانات تقييد السلوك الإداري في الإطار الذي يحدده القانون ومعاقبة المخالفين.
والقضاء لا يمارس رقابة مباشرة على المنظمات الإدارية، إنما تكون بناء على طلب شخص أو منظمة، أي أن الشخص إذا تضرر فإنه يستطيع التظلم إلى رئيسه أو السلطة العليا.
وهذا النوع من الرقابة لا يعطي الفرد المتضرر حماية أكيدة لحقوقه، وخير ملجأ لحماية حقوقه هو القضاء المستقل.
6. الرقابة الاقتصادية على المشروعات العامة:
تهدف إلى التأكد من أن التصرفات والإجراءات تسير وفقا للوائح والأنظمة المعمول بها بما يكفل تحقيق أهداف المشروع من جهة والتنبؤ بالأخطاء والانحرافات المحتمل حدوثها من أجل اتخاذ القرارات الكفيلة لمنع حدوثها من جهة أخري وتتم الرقابة على المشروعات عادة أثناء عملية تنفيذ الخطة .
من الأساليب التي تستخدم في مراقبة المشروعات التقارير الدورية الشهرية وأسلوب جانت (جدول الموازنة اليومية ) وأسلوب بيرت ( أسلوب تقييم ومراجعة البرامج).
هذا النوع من الرقابة على المشروعات هي رقابة إيجابية وليست سلبية وتتم أثناء عملية تنفيذ المشروع، أي أنها رقابة متزامنة، وهذا يؤكد تكامل الأنواع المختلفة للرقابة.
(3) أنواع الرقابة حسب أهدافها أو موضوعاتها :
وتسمي في بعض المراجع بالرقابة من حيث نوعية الانحراف وهي نوعان :
- الرقابة الإيجابية
- الرقابة السلبية.
1. الرقابة الإيجابية :
الهدف منها هو التأكد من أن التصرفات والإجراءات تسير وفقا للوائح والأنظمة والتعليمات المعمول بها بما يكفل تحقيق الأهداف.
ويتم ذلك عن طريق تحديد الانحرافات الإيجابية لمعرفة أسبابها وتدعيمها ومن ثم الاستفادة منها بشكل أكثر في المستقبل .
2. الرقابة السلبية :
تهدف إلى اكتشاف الأخطاء وتصيدها، الهدف من هذه الرقابة منع حدوث المخالفات وذلك عن طريق معاقبة المسئولين عن سوء استعمال السلطة دون توجيه انتباه إلى أوجه القوة والضعف في التنفيذ.
يمكن القول أن هذه الرقابة تقوم على تحديد الانحرافات السلبية ومعرفة أسبابها ومسبباتها.
والفرق بين الرقابة الإيجابية والرقابة السلبية هو أن الرقابة الإيجابية تعمل على ضمان حسن س ير العمل وليس تصيد الأخطاء كما هو الحال في الرقابة السلبية.
(4) أنواع الرقابة حسب مصدرها :
يمكن تصنيف الرقابة هنا إلى نوعين :
- رقابة داخلية .
- رقابة خارجية.
أولا: الرقابة الداخلية :
وهي الرقابة التي تتم داخل المؤسسة وعلى كافة المستويات الإدارية والأفراد العاملين فيها على اختلاف وظائفها ومواقعهم في التنظيم سواء كانوا مدراء أو رؤساء أقسام وتشتمل على كافة الأنشطة دون استثناء ويلزم لها التحكم في الأداء من الداخل وحسب تسلسل العمل ومراحله دون تعقيد مما يجعل السيطرة الإدارية كاملة ومتكاملة بقدر الإمكان.
وبمعني أخر فهي الرقابة التي تمارسها كل منظمة بنفسها على أوجه نشاطاتها التي تؤديها وتمثل الأساليب والسياسات الرقابية التي يتوصل إليها الرؤساء الإداريون لضمان تنفيذ التعليمات والأوامر الصادرة إلى مرؤوسيهم، ويكون من حق هؤلاء الرؤساء محاسبة مرؤوسيهم عن الأخطاء التي يرتكبونها واتخاذ الإجراءات الكفيلة لتصحيحها.
وتعتبر الرقابة الداخلية في إحدى وجوهها رقابة ذاتية لأن التنظيمات نفسها هي التي تراقب أدائها وتقدر إنجازها.
وهذا النوع من الرقابة يمكن أن يحقق الفائدة إذا كانت صادرة عن إيمان بأهمية وفائدة النقد الذاتي.
وتتمثل الرقابة الداخلية في ثلاثة أنواع رئيسية وهي :
1- الرقابة الرئاسية :
وهي الرقابة التي يمارسها الرئيس على مرؤوسيه، ويطلق عليها أيضا اسم الرقابة التسلسلية والتي تبدأ من الرئيس في قمة الهرم الإداري وتنتهي بالمستويات الإدارية الدنيا.
وتتخذ هذه الرقابة صورتين هما :
- الرقابة على الأشخاص
- الرقابة على الأعمال.
أ- الرقابة على الأشخاص :
وتعني أنه من حق الرئيس الإداري ممارسة سلطة التنظيم والتأديب من جهة وسلطة إصدار الأوامر والتعليمات من جهة أخري.
ويتولى الرئيس الإداري الأعلى تنظيم إدارته من الداخل ويقوم بتوزيع العاملين في إدارته على الفروع المختلفة، ويحدد الاختصاصات المنوطة بهم لتحديد المسئوليات، كذلك يقوم الرئيس بمخالفة العاملين حيث له سلطة إنزال العقاب التأديبي في حال مخالفتهم لأعمالهم مما يعرقل سير العمل ويمارس الرئيس هذه الاختصاصات في حدود القانون، وللرئيس الحق في إصدار الأوامر والتعليمات وهي ملزمة لمرؤوسيه.
ب- الرقابة على الأعمال :
ويمارس الرئيس الإداري في قمة الهرم هذه السلطات من خلال الوسائل التالية:
- الإشراف الإداري.
- التفتيش الدوري المفاجئ.
- التقارير الإدارية بأنواعها .
- فحص الشكاوي جميعها تتعلق بأعمال الموظفين.
ونتيجة للسلطة التشكيلية هذه تكون مسئولية الرئيس عن أعمال مرؤوسيه فالرئيس مسئول عن التأكد من حسن سير العمل ومن أن تعليماته وتوجيهاته وقراراته وكذلك التعليمات الصادرة من رؤسائه منفذة بصورة مرضية.
وتستهدف هذه الرقابة ضمان الملائمة للأعمال الإدارية الصادرة من المرؤوسين.
وتتم الرقابة في اتجاهين إما من الرئيس الإداري وإما من المرؤوس بتقديم تظلم إلى الرئيس وتتمثل الرقابة على الأعمال في الرقابة الفنية والرقابة الإدارية والرقابة السابقة والرقابة اللاحقة ، ونؤكد هنا أن الرقابة رغم اختلاف أشكالها إلا أنها تكمل بعضها البعض في كثير من الأعمال.
2- الرقابة الوصائية :
والتي تمارسها السلطات المركزية على الهيئات اللامركزية .مثل البلديات والمؤسسات العامة وهذه الهيئات تتمتع باستقلالها المالي والإداري.
وعلى الرغم من تمتعها بهذه الاستقلالية إلا أنها تخضع لنوع من الرقابة يسمي بالوصاية الإدارية أو الرقابة الوصائية تمارسها عليها الإدارة المركزية .
تدار هذه المؤسسات من قبل مجالس إدارة مستقلة نيابة عن الأجهزة المركزية حيث أن هذه المشروعات أو المؤسسات العامة لها شخصية معنوية تمكنها من إدارة شؤونها بأساليب ونظم تختلف عن إدارة الوزارات والمديريات العامة.
وتشمل الرقابة الوصائية حق السلطة المركزية من تصديق قرارات الهيئة اللامركزية والحلول محلها استثنائية وحلها أو إيقافها عن العمل.
3- الرقابة المتخصصة :
وتقوم بها عناصر بشرية فنية متخصصة داخل المنظمات وظيفتها الرقابة والتفتيش على سير العمل في هذه المنظمات للتأكد من تنفيذ السياسات المقررة مسبقا، ومن أمثلة هذه الأجهزة المتخصصة، وحدة الرقابة المالية أو وحدة شؤون الموظفين.
ثانيا : الرقابة الخارجية :
هذه الرقابة من مسماها أنها رقابة تأتي من خارج المنشأة بصرف النظر عن القائمين بها ، فقد تكون الرقابة من حملة الأسهم أو رقابة الرأي العام أو الصحافة.
أو تمثل رقابة من خارج المؤسسة تقوم بها أجهزة رقابية متخصصة تكون تبعيتها في الغالب للدولة مثل ديوان الخدمة المدنية وديوان الرقابة والتفتيش وغيرها.
وللرقابة الخارجية عدة أشكال منها :
أ- رقابة الجمهور والصحافة :
ويمارس هذا النوع من الرقابة من قبل المنظمات والأحزاب والنقابات والصحافة وجماعات الضغط وتقوم هذه الجهات باستخدام أساليب إيجابية تتمثل في مؤازرة ومناصرة والتأييد والتضامن مع المؤسسات أو تستخدم أساليب سلبية تتمثل في المظاهرات وأعمال الشغب أو الشكاوي.
ب- رقابة السلطة التشريعية :
ويمثلها أعضاء البرلمان أن المجلس التشريعي أو مجلس النواب ولجانه المنبثقة عنه سواء كانت دائمة أو مؤقتة.
الهدف من هذا النوع من الرقابة هو متابعة القوانين والسياسات والتشريعات العامة والخاصة وكذلك منظمات القطاع العام والخاص ويحق لهذا النوع من الرقابة مسائلة أعضاء وموظفي المؤسسات والوزارات الحكومية بما فيهم رئيس الدولة .
ج- الرقابة القضائية :
الغاية من هذه الرقابة هي ضمان شرعية التصرفات الإدارية وتأمين الحقوق للجماعات والأفراد ضد أي انتهاك قد تتعرض له من قبل الإدارة التنفيذية.
الرقابة القضائية متمثلة في بعض المحاكم الإدارية المتخصصة لمراقبة الانحرافات والمخالفات والتي ترفع من قبل الجهات المحلية.
د- رقابة النائب العام :
هو نوع أخر من الرقابة التشريعية على عمل الجهاز التنفيذي في الدولة وهو شخص يعين من قبل المجلس التشريعي أو البرلمان في وظيفة قضائية عليا، من سلطات البحث والتحري على أعمال الأجهزة الحكومية وتلقي الشكاوي والتظلمات سواء كانت من الجمهور أو الموظفين الرسميين ويقوم بتقديم التوصيات للإدارة المعنية على شكل تقرير سنوي بالأعمال التي قام بمتابعتها والتحقيق فيها وذلك لتحسين وتطوير الاداء الإداري في الأجهزة الحكومية.
تعليقات