 |
| اهمية المعلومات لاتخاذ القرارات |
اهمية المعلومات والبيانات لعملية اتخاذ القرارات :
تقوم المؤسسات بمعالجة البيانات والمعلومات (جمعها، تحليلها، تخزينها، استرجاعها، عرضها أو إرسالها ) لعدة أغراض لعل أهمها هو عملية اتخاذ القرار.
فالمحاسب (أو مسؤول المالية ) يحتاجها لمتابعة الأداء المالي للمنشأة وحيويته، وكذلك مدير التسويق أو الإنتاج أو الأفراد كل في مجاله، فهي تفيد المديرين كل في مستواه الإداري في معرفة سير الأداء الداخلي.
كذلك تعطي نظرة للأطراف الخارجية عن حالة المؤسسة سواء كانوا مستثمرين مهتمين بامتلاك أسهم بما أو مؤسسات مالية تنظر في إمكانية منح قروض لهذه المنشأة، أو أطراف حكومية مثلا تتابع تنفيذ القواعد واللوائح والإجراءات والقوانين بهذه المؤسسة، أو موردين أو عملاء يتعاملون مع هذه المنظمة.
وتعد الاستفادة من المعلومات في اتخاذ القرارات من أهم الأغراض التي تحتفظ المنشآت بالبيانات من أجلها، فمثلا قد يحتاج المدير لاتخاذ قرار بتسعير أحد منتجات المنشأة، أو تحديد عدد الوحدات المزمع إنتاجها، كذلك يحتاجها المستثمر باتخاذ قراراه الخاص بالاستثمار في المنشأة من عدمه.
وقد يتطلب الأمر من البنك الذي تتعامل معه المنشأة أن يقرر ما إذا كان يوافق على منحها قرضا معينا. وفي كل الأحوال كلما توفرت المعلومات المناسبة كلما زادت نسبة اتخاذ قرارات سليمة ورشيدة، فبدونها يصبح اتخاذ القرار اعتباطيا و مكلفا وليس في كل الأحوال صائبا.
كما أن استخدام الحاسوب ( الكمبيوتر) في توفير هذه المعلومات أصبح لا يستغني عنه خاصة في المؤسسات والدول المتطورة، أين أصبحت السدود مثلا والمنشآت المختصة في الري تدار بالحاسوب ولا يدخلها أي شخص لفترات قد تزيد على الثلاثة أشهر، وإذا وقع عطب معين يتصل الكمبيوتر بطريقة آلية بالحاسوب الشخصي للمدير التنفيذي معطيا معلومات كافية عن مكان العطب ونوعه.
فإذا لم يستجب المدير التنفيذي بعد فترة قصيرة يتصل الكمبيوتر بنائب المدير التنفيذي وفقا للهيكل التنظيمي للمؤسسة، وهكذا لا يدخل العمال إلا لإصلاح الأعطاب أو للقيام بالرقابة الوقائية العادية للتأكد من السير الحسن للمنشأة.
وكمثال آخر لا يمكن لمؤسسة كبيرة مواجهة طلبات زبائنها كلهم عن طريق الرقابة اليدوية على المخزون، فإدخال الآلية وسرعة وصول المعلومات ينبیء بأصناف المخزون الموجودة فعلا، أو التي نفدت منها، وهذا يعني التحكم في الطلبات و بالتالي توطيد و تحسين العلاقة مع العملاء.
وعلى هذا تسعى التنظيمات الحديثة إلى الحصول على المعلومات وتحليلها، ومن ثم تفسيرها واتخاذ القرار المناسب، فتقوم بجمع البيانات عن الحالة الاقتصادية والأسواق وكذا الحالة السياسية، الاجتماعية، الديمغرافية والتكنولوجية، وعن المنافسين وأدائهم، وكذا الأداء الداخلي و سيرورة العملية الصناعية، وعن منتجاتها، وكذلك عن عملائها؛ ومن ثم تقوم أجهزتها المختصة بتصنيفها لاستخراج معلومات مفيدة لاتخاذ القرار، وكذا نشر تلك المعلومات إن استدعى الأمر ذلك.
إن وظيفة اتخاذ القرار - كما تم عرضه سابقا- تعد قلب العملية الإدارية، إذ أن باقي الوظائف ( من تخطيط وتنظيم، توجيه و رقابة) هي نتاج عملية اتخاذ قرار، كما أن الإدارة العليا تختص بوضع الخطط الاستراتيجية، والإدارة الوسطى تتولى مهمة الرقابة الإدارية، أما الإدارة المباشرة (التشغيلية) فبالرقابة على العمليات.
فرئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس والمدير العام ونوابه يقومون بتحديد الغايات والأهداف الرئيسية للمنظمة وترجمتها إلى مجموعة من الاستراتيجيات التي تعتبر الموجه الأساسي لعمل المستويات الإدارية الأخرى في وضعها للخطط التفصيلية و بالتالي في اتخاذها للقرارات؛ فمديرو الإدارات ونوابهم للشؤون المختلفة (الإدارة الوسطى) يضعون خطط وظيفية تشمل الإنتاج، التسويق، التمويل، الموارد البشرية.
وعلى كل مدير مسؤول عن إحدى هذه المجالات الوظيفية أن يحدد مساهمة المجال الذي يعمل فيه في تحقيق الاستراتيجية الكلية (التي وضعتها الإدارة العليا).
وكمثال بسيط لو اتخذت هذه الأخيرة استراتيجية للسيطرة والريادة في السوق فقد يرى مدير التسويق ضرورة مضاعفة المبيعات، ومدير التمويل ضرورة إعادة استثمار نصف الأرباح القابلة للتوزيع، ومدير الإنتاج ضرورة الاهتمام بالجودة، ومدير الموارد البشرية تقليص العمالة، وهذا كله في إطار الاستراتيجية العامة للمؤسسة.
أما الإدارة المباشرة (من مشرفين وملاحظين ورؤساء العمل والمكاتب) فمهمتها تنفيذ التعليمات الصادرة إليها، بإصدار توجيهات وقرارات تفصيلية عن الأداء.
ولترشيد القرار الإداري من المنطقي تدفق المعلومات بين هذه المستويات الإدارية، فالإدارة العليا تحدد الأهداف والغايات والسياسات، والوسطى (التنفيذية) تقوم بإصدار تعليمات في إطار خطط تفصيلية.
أما الإدارة المباشرة فتقوم بإصدار التفاصيل لمستخدميها من جهة وبإرسال النتائج للإدارة الوسطى من جهة أخرى لأغراض رقابية، وهذه الأخيرة بدورها تراسل الإدارة العليا الإمدادها بالمعلومات الجيدة في وقتها المناسب حتى تطلع على الأداء الداخلي للمؤسسة .
و بالتالي اتخاذ القرارات الفعالة التي تراها مناسبة للحالة التي توجد بها المؤسسة؛ فعملية الاتصال هذه لن تكون أكثر بنجاعة وفعالية إلا باعتماد نظام ينتج المعلومات الجيدة ويضمن وصول المعلومة المناسبة للمستخدم المناسب وفي الوقت المناسب.
كما يضمن تدفق المعلومات بين المستويات الإدارية والأقسام المختلفة للمنشأة مما يعني زيادة التنسيق بينها و موافقتها للمسار المرسوم سلفا ووصولا للنتائج المخطط لها أو تحسينها.
تعليقات