 |
| ما هي عملية اتخاذ القرار ؟ وما هي مراحلها ؟ |
بحث عن عملية اتخاذ القرار ات :
محتويات البحث :
(2) مفهوم عملية اتخاذ القرارات .
(3) خصائص عملية اتخاذ القرارات .
(4) عناصر عملية اتخاذ القرارات .
(5) مراحل عملية اتخاذ القرارات .
مقدمة عن عملية اتخاذ القرارات :
تعتبر عملية اتخاذ القرارات محور العملية الإدارية وجوهرها ، وإن نجاح الشركة يتوقف علي قدرة وكفاءة الإدارة علي اتخاذ القرارات المناسبة ، ومن هذا المنطلق أصبح التفكير الإبداعي الإداري يتوقف علي عملية اتخاذ القرارات ومناهجها المتبعة والعوامل المؤثرة فيها ، ولم يتردد ليونارد وايت باعتبارها من الأمور الجوهرية للمدير ووصفها بأنها قلب الإدارة .
بل إن عملية اتخاذ القرارات أكثر أهمية من باقي العمليات الإدارية ، فنجاح كافة العمليات والأنشطة الإدارية يعتمد علي عملية اتخاذ القرارات ، فهي محور أساس من محاور الأنشطة الإدارية ، مثل عملية الاتصالات التي تتداخل في كل مظهر من مظاهر الأعمال الإدارية للشركة .
وتزداد أهمية وخطورة القرارات كلما كبر حجم الشركة وتشعبت أنشطتها ، وتزداد درجة تعقيد القرار في ظل ثورة الاتصالات والمعلومات وكذلك العولمة التي أدت إلى المنافسة الشديدة والتغير البيئي المتسارع ، فكل هذه التحديات جعلت عملية صنع القرارات أكثر تعقيداً وأهمية من أي وقت مضي .
مفهوم عملية اتخاذ القرارات :
يمكن التمييز بين القرار وعملية اتخاذ القرار كالتالي :
القرار هو : عملية الاختيار بين بديلين أو أكثر ، بينما عملية اتخاذ القرار هي : تلك العملية المبنية علي الدراسة والتفكير الموضوعي الواعي للوصول إلى قرار .
والقرار هو اختيار واعي من بين بديلين فأكثر تم تحليلها ، يتبعه فعل أو إجراء لتنفيذ هذا الاختيار ، أما عملية صنع القرار فتتضمن سلسلة من الخطوات المترابطة المؤدية إلى القرار ، وتنفيذ هذا القرار ومتابعته .
ويمكن التفريق بين عملية صنع القرار وعملية اتخاذ القرار كالتالي :
عملية صنع القرار يتم من خلالها تحديد المشكلة والبدائل المتاحة ثم دراستها للوصول إلى حل لتلك المشكلة ، فتشتمل عملية صنع القرار علي الجهود المبذولة قبل إجراء عملية الاختيار وبعدها ، أما عملية اتخاذ القرار تمثل ناتج عملية صنع القرار ، ويمثل القرار اختيار البديل الأفضل .
وبالتالي تعرف عملية اتخاذ القرار كالتالي :
هي عملية اتخاذ خيار من بين عدد من البدائل لتحقيق النتائج المطلوبة ، ولها ثلاثة عناصر رئيسة ، الأول : صنع القرار ينطوي علي عملية الاختيار من بين عدد من الخيارات ، والثاني : اتخاذ القرار هو عملية تنطوي علي أكثر من مجرد الاختيار النهائي من بين البدائل ، وأخيراً : النتيجة المطلوبة ، تتضمن الهدف الناتج عن النشاط المرتبط بمتخذي القرار للوضول إلى القرار النهائي .
ويلاحظ أن عملية اتخاذ القرارات هي عملية منهجية عقلانية ، تقوم علي اختيار أنسب البدائل المتاحة ، بالمفاضلة بينها باستخدام معايير محددة ، وبما يتماشي مع الظروف الداخلية والخارجية التي تواجه متخذ القرار ، بهدف حل مشكلة معينة .
خصائص عملية اتخاذ القرارات :
إن عملية اتخاذ القرارات تشتمل علي مجموعة من الخصائص المميزة لها والتي توضح طبيعتها ، مجملة فيما يلي :
1- عملية قابلة للترشيد :
فليس بالإمكان الوصول إلى ترشيد كامل للقرار ، وإنما يمكن الوصول إلى حد من المعقولية والرشد .
2- تتأثر بعوامل ذات صبغة إنسانية واجتماعية :
وهذه الصفة نابعة من كون هذه العملية تتأثر بعوامل سيكولوجية نابعة من شخصية الأفراد المساهمون في القرار ، وبعوامل اجتماعية نابعة من بيئة القرار .
3- تمتد في الماضي والمستقبل :
فالقرار الإداري امتداد لقرارات سابقة ، بل يعتبر حلقة من سلسلة قرارات ، كما يمتد في المستقبل من حيث كون آثار القرار تنصرف إلى المستقبل .
4- تقوم علي الجهود الجماعية المشتركة :
فهذه العملية تحتاج إلى جهد مشترك يبرز من خلال مراحلها المتعددة ، فالقرار خلاصة جهد جماعي .
5- تتصف بالعمومية والشمول :
تتصف بالعمومية من حيث أن أنواع القرارات وأسس وأساليب اتخاذها عامة بالنسبة لجميع الشركات . وشاملة من حيث أن القدرة علي اتخاذ القرارات ينبغي أن تتوافر في جميع من يشغلون المناصب الإدارية .
6- عملية ديناميكية مستمرة :
فهي عملية مرحلية تنتقل من مرحلة لأخرى وصولاً إلى الهدف ، كما أن التغير المستمر للمشكلة يفرض علي متخذ القرار متابعة هذا التغيير لحل المشكلة .
7- عملية مقيدة وتتسم بالبطء أحياناً :
فمتخذ القرار يخضع لقيود متعددة ويتعرض لضغوط متنوعة ، كما أنها عملية تتسم بالبطء ، لكونها تستغرق وقتاً طويلاً لاتخاذ القرار .
8- عملية معقدة وصعبة :
تتطلب نشاطات متعددة ، وقدرات ومهارات لإنجازها .
عناصر عملية اتخاذ القرار :
تتكون عملية اتخاذ القرارات من عناصر أساسية ، يمكن توضيحها كما يلي :
1- متخذ القرار :
فقد يكون فرداً أو جماعة ، ومتخذ القرار الرشيد بحاجة إلى الابتكار ، أي أن تكون لديه القدرة علي إيجاد أفكار جديدة مفيدة ومناسبة للمشكلة ، تختلف عما فعل سابقاً .
2- موضوع القرار :
وهو المشكلة التي تتطلب البحث عن حل أو اتخاذ قرار بشأنها ، فأغلب المشاكل لا تظهر بشكل واضح ، وهناك مشاكل ظاهرية لا تعبر عن المشكلة الحقيقية .
3- الأهداف والدافعية :
فلا يتخذ قرار إلا إذا كان وراءه دافع لتحقيق هدف محدد .
4- المعلومات :
إن توفير المعلومات ( الملائمة والموثوقة ) عن المشكلة ، مسألة حيوية لنجاح القرار .
5- التنبؤ :
يعتبر ركناً أساسياً يساعد في إدراك أبعاد المشكلة تمهيداً لاتخاذ قرار بشأنها .
6- البدائل :
يمثل البديل مضمون القرار الذي سوف يتخذ لحل مشكلة ما ، فمتخذ القرار الجيد هو الذي يختار البديل الأنسب والأفضل من بين البدائل المتاحة لحل المشكلة .
7- مناخ القرار :
أي الجو العام الذي يتم فيه اتخاذ القرار من ظروف داخلية وخارجية تضع أمام متخذ القرار قيود عند اتخاذه للقرار ، لذا يجب عليه أن يحسن التعامل مع هذه القيود .
ويلاحظ أن تلك العناصر مترابطة بشكل تفاعلي ، حيث يدرس متخذ القرار المشكلة موضوع القرار مستخدماً أساليب اتخاذ القرار ، لتحليل المعلومات المتاحة حول البدائل المتوفرة ، وإدراك أبعاد المشكلة ، تمهيداً لاتخاذ قرار بشأنها ، مع الأخذ بعين الاعتبار المناخ العام والقيود التي تواجه القرار ، متبعاً في ذلك كله مراحل عملية اتخاذ القرار .
مراحل عملية اتخاذ القرارات :
تتضمن عملية اتخاذ القرارات عدد من المراحل يمر بها متخذو القرار للوصول إلى الحل الأنسب ، وهذه الخطوات والمراحل كما يلي :
(1) مرحلة تحديد الهدف والمشكلة :
يجب أن يعرف متخذ القرار ماذا يريد أن يحقق ، وأن يعرف بوضوح ما الذي يريد أن يحصل عليه ، وإلا فإن إتمام عملية اتخاذ القرار سيكون ضبابياً ، فتحديد المشكلة يتطلب التعرف علي جميع جوانبها بشكل دقيق وصحيح .
(2) مرحلة جمع المعلومات ذات الصلة :
هي المرحلة الثانية وهي مرحلة جمع وتمحيص المعلومات ذات العلاقة بالمشكلة ، إذ أن بعض تلك المعلومات يكون متوفر بوضوح ، والبعض الآخر ربما يكون مفقود ، فمن الضروري التمييز بين المعلومات المطلوبة والمعلومات المتاحة ، ومن الخطأ النظر إلى القرار الواسع ثم الرجوع إلى المعلومات المتوفرة دون النظر هل هذه المعلومات ذات علاقة بالمشكلة أم لا .
فغالباً كميات البيانات المقدمة تعتبر مجرد إضافة للحجم إذا لم يعرف متخذ القرار المعلومات المطلوبة ، ولا سيما أن تطور التكنولوجيا ساهم في إيجاد معضلة جديدة ، وهي زيادة المعلومات بشكل كبير ، الأمر الذي أدى إلى عدم المقدرة علي التعامل مع البيانات المتراكمة ، وهذه المعضلة تمثل مشكلة لدي متخذي القرار .
(3) مرحلة توليد الخيارات الممكنة :
إن صناع القرار الذين يفتقرون إلى المهارة يقفزون بسرعة للوصول إلى البدائل ، ولا يعطوا ما يكفي من الوقت والطاقة الذهنية لتوليد علي الأقل ثلاث أو أربع احتمالات ، ومتخذ القرار الرشيد بحاجة إلى إمعان النظر في جميع الاحتمالات ، لأن ذلك سبباً لتوليد الأفكار ، وبعد ذلك يعمل قدرته التقييمية من أجل تحديد الخيارات الممكنة ، ومن ثم يختبر تلك الخيارات من أجل حصرها في ثلاث خيارات ثم إلي بديلين حتى يصل إلى القرار المناسب .
وبعد توليد الأفكار يحتاج متخذ القرار إلى تقييم البدائل ، بتحليل كل بديل للتعرف علي مزاياه ، وعيوبه ، وقوته ، وضعفه ، وما يترتب عليه من إيجابيات وسلبيات ، وتتطلب هذه العملية المقارنة بين البدائل ووجود المعايير الدقيقة والمحددة الواجب الالتزام بها عند المفاضلة بين البدائل ، ومن أهم تلك المعايير :
1- الكفاءة : يتسم البديل بالكفاءة إذا كان بالإمكان احتواء المشكلة وانتهار الفرصة المتاحة .
2- الجدوي : ويشير هذا المعيار للعوائد التي يمكن أن تتحقق إذا تم تبني هذا البديل .
3- إمكانية التطبيق : في ظل الموارد والإمكانيات المتاحة ، وفي ظل القيود المحيطة بالقرار .
4- المخاطرة : تتضمن معظم البدائل عنصر المخاطرة المتعلق ببذل الجهود والاستثمارات .
5- الوقت : يمثل الوقت أحد المعايير الهامة للمفاضلة بين البدائل .
6- التكاليف : ما يتحمله متخذ القرار من أعباء مختلفة خاصة ما ترتبط بالتكاليف المالية .
7- القيم الشخصية : يشير إلى القيم والمعتقدات والاتجاهات الشخصية لمتخذ القرار .
(4) اتخاذ القرار :
في هذه المرحلة يترجم متخذو القرار جهودهم السابقة إلى اختيار أفضل البدائل ، الذي يعطي أكبر قدر من المزايا المحتملة ويقلص السلبيات إلى أقل ما يمكن .
ويمكن تحديد المعايير التي تساعد متخذ القرار علي اختيار أفضل البدائل لمعالجة المشكلة كما يلي :
1- تحقيق البديل للأهداف ، ويفضل البديل الذي يحقق أهم الأهداف والتي تحقق الأهداف الكلية .
2- مدى اتفاق البديل مع أهداف الشركة ، وقيمها ، ونظمها ، وسياستها .
3- مدى كفاءة البديل في استغلال للموارد المتاحة .
4- درجة المخاطر المتوقعة من تنفيذ البديل .
5- اختيار البديل الذي يحقق أفضل النتائج وبأقل تكلفة وجهد ممكن .
6- الأخذ في الاعتبار الإمكانيات والموارد اللازمة لتنفيذ البديل ، ومدى توفرها في الشركة .
7- ملائمة البديل لعوامل البيئة ، ومراعاة مدى تناسب البديل مع العوامل البيئية الخارجية .
8- الوقت الذي يستغرقه اختيار البديل وتنفيذه ، وأن يعالج البديل المشكلة في الوقت المناسب .
9- آثار تنفيذ البديل علي الشركة أو علي الشركات الأخرى ، بل علي المجتمع ككل .
10- الآثار الإنسانية والاجتماعية للبديل وانعكاساته علي الأفراد داخل الشركة وخارجها .
11- مدى استجابة المرؤوسين وتقبلهم للقرار ، فعدم استجابتهم يخلق عقبات تحول دون تنفيذه ، ومنا تبدو أهمية إشراكهم في عملية اتخاذ القرار .
(5) التنفيذ والتقييم :
من الخطأ الاعتقاد بأن مهمة متخذ القرار تنتهي بإقرار القرار ، فعملية اتخاذ القرار لا تنتهي بمجرد اختيار البديل الأفضل ، لأن متخذ القرار لا ينفذ القرار بنفسه ، وإنما يجهود الآخرين ، وعلي متخذ القرار أن ينقل للآخرين القرار المتخذ ، ويشرح لهم أبعاده ، ويقنعهم به حتى يطمئن إلى قبولهم لفكرة القرار ، ويدفعهم ويحفزهم إلى تنفيذه بالشكل الذي يحقق الهدف المطلوب .
كما يتوجب علي متخذ القرار القيام بمتابعة عمليات تنفيذ القرار ، بغرض التعرف علي مستوي الإنجاز والمشكلات التي تواجه المنفذين ، ومحاولة حلها ، وهذا يسهم في التقييم المستمر للقرار ولمراحل تنفيذه المختلفة ، واتخاذ الإجراءات المناسبة نحو القرار .
تعليقات