 |
| مفهوم الرقابة علي الأداء ومراحلها وأساليبها |
بحث عن الرقابة على الأداء :
محتويات البحث :
(2) مفهوم الرقابة علي الأداء .
(3) مراحل الرقابة علي الأداء .
(4) مقومات نظام الرقابة الفعالة علي الأداء .
(5) مستويات الرقابة علي الأداء .
(6) أساليب الرقابة علي الأداء الفعلي .
(7) تقييم الأداء .
نشأة فكرة الرقابة :
لقد ظهرت أهمية الرقابة منذ كبر حجم المشروعات بظهور مبدأ تقسيم العمل والتخصص والشركات المساهمة وما نتج عن ذلك من كثرة العلاقات بين المشروعات المختلفة وتعدد أصحاب المشروع الواحد وتنوع ملاكه بانفصال الملكية عن الإدارة إلى غير ذلك .
وقد ترتب علي ذلك أن قام رجال الأعمال بنقل بعضاً من اختصاصاتهم ومسؤولياتهم إلى الغير لعدم تمكلهم الوقت الكافي ليقوموا بها بأنفسهم ، فعلي سبيل المثال نجد في ظل شركات المساهمة يقوم الملاك بتفويض مجلس الإدارة للقيام بالنيابة عنهم بإدارة المشروع .
وبالمثل فإن مجلس الإدارة ينقل بعض السلطات إلى المديرين التنفيذيين بينما احتفظ لنفسه ببعض المهام وذلك لعدم وجود الوقت الكافي للقيام بها جميعاً ، وهكذا تستمر عمليات نقل السلطات والمسؤوليات .
وبعد ذلك أصبح لكل فرد قام بتفويض غيره للقيام ببعض المهام نيابة عنه في حاجة إلى أدوات تساعده للتأكد من أن الأعمال الموكلة تسير وفقاً لما يجب ، وفي ضوء السياسات والخطط الموضوعة وبيان الاختلافات أولاً بأول والمسؤول عنها وكيفية معالجتها وهذه هي الفكرة الرئيسية من عملية الرقابة علي الأداء .
مفهوم الرقابة علي الأداء :
تتمثل في الإجراءات والعمليات اللازمة للتأكد من أن عمليات تنفيذ ( الأداء الفعلي للفرد ) تتم وفقاً للمعايير والخطط المموضوعة مقدماً ، وبيان الاختلافات بين تلك المعايير والمخطط ، ثم دراستها وتحليلها للتعرف علي نقط الضعف والإسراف وتحديد مسبباتها والمسؤول عنها وتقديم الاقتراحات والتوصيات المناسبة لتصحيحها ومنعها من الحدوث مستقبلاً ، وكذا التعرف علي مواطن الكفاية والتوفير والعمل علي تنميتها وتشجيعها ويتضمن هذا المفهوم النقاط الآتية :
1- تتمثل الرقابة علي الأداء في مجموعة الإجراءات والعمليات اللازمة للتأكد من أن التنفيذ الفعلي قد تم وفقاً لما هو مخطط له من قبل .
2- تهدف الرقابة إلى اكتشاف الاختلافات بين المخطط مقدماً والمنفذ فعلاً حتى يتسني للمسؤولين علي إدارة الوحدات الاقتصادية التوقف علي نقط الضعف والكفاية واكتشاف أسباب الانحرافات بنوعيها السالب والموجب وتحديد المسؤول عنها .
3- اتخاذ الإجراءات المصححة التي تعمل علي التقليل من الانحرافات السالبة ومنع تكرار حدوثها بقدر الإمكان وأخذها في الاعتبار عند وضع الخطط في المستقبل وتنمية الانحرافات الموجبة بكافة وسائل التشجيع والتي أهمها نظام الحوافر المادية والمعنوية حتى نهيئ للمشروع فرصة التقدم .
مراحل الرقابة علي الأداء :
حتى تكون الرقابة فعالة وأكيدة ، وتحقق الأهداف تحقيقها مؤكداص يجب أن تتضمن المراحل الآتية :
1- أولا : تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها ، ووضع الطرق المثلي لتنفيذها وذلك في صورة جداول تفصيلية زمنية ، هذا مع التأكد من توافر مستلزمات الإنتاج في الوقت والمكان المناسبين منعاً لحدوث الاختناقات التي تعرقل تنفيذ الخطة أي خطة تترجم الأهداف في صورة كمية قابلة للقياس .
2- ثانيا : وضع المعايير الرقابية وهي تتضمن تحديد العلاقة بين الجهد المبذول والنتائج التي تعتبر أداء مرضياً ، أي وجود مجموعة من المعايير التي تمثل الأهداف المخططة وتعتبر أداة قياس للأداء الفعلي .
3- ثالثا : تتبع الأعمال عن طريق التوجيه والإشراف للتأكد من أنها أنجزت طبقاً للخطط المرسومة ، وفي ضوء المعايير الموضوعة وذلك بقصد اكتشاف كل انحراف عن المخطط في كل خطوة في من خطواته فور حدوثه بقدر الإمكان مع تحديد نوعه وكميته ... أي توافر نظام فرعي لمتابعة الأداء الفعلي أولاً بأول .
4- رابعاً : دراسة وتحليل الانحرافات بقصد الوصول إلى دقائق الظروف التي أحاطت بحدوثها ومسبباتها وتحديد المسؤولين عنها حتى يمكن الحكم علي كفاية التنفيذ ومدى النجاح في وضع الخطط وتنفيذها ، أي وجود نظام فرعي لتحليل الانحرافات .
5- خامساً : اتخاذ الاجراء المصحح الوقتي لمعالجة الظروف القائمة للانحراف السالب ثم الاقتراح في ضوء هذه التجربة بما يلزم لمنع تكراره وحدوثه في المستقبل سواء كان ذلك يمس المنهج ذاته أو ظروف العمل فضلاً عن اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لتنمية الانحرافات الموجبة ، وهذا يتطلب نظام فرعي يتضمن إجراءات معالجة الانحرافات .
مقومات نظام الرقابة الفعالة علي الأداء :
حتى يحقق نظام الرقابة أهدافه يجب توافر المقومات الآتية :
1- وجود جهاز إداري كفء :
تعتبر الإدارة المسؤولة عن تحقيق أهداف المشروع وإتمام الأعمال علي خير وجه ويتطلب ذلك الاستخدام الأمثل للطاقات المادية والبشرية والإشباع الأمثل للحاجات والرغبات الإنسانية داخل المنظمة وخارجها ، ويجب أن تبذل الكثير من الجهود الإدارية لتحقيق الأهداف وهذا يتطلب إدارة رشيدة ملمة بالأسس العلمية لوظائفها .. ومن أهمها الرقابة حتى يمكنها أن تصل بالمشروع إلى بر الأمان ... وهنا يظهر دور الإدارة العلمية الرشيدة في مجال الرقابة .
2- وجود هيئة الموظفين :
إن الموظفين هم الأداة التي ستحول النظام الموضوعي في شكل أهداف وخطط وإجراءات إلى كيان نابض بالحركة والحياة .
فمهما توافرت المقومات السابقة بدون موظفين مدربين ذوي خبرة ودراية ومستوي فني يصبح التنفيذ خاوياً كل ما يحمله اسمه الرنان فقط ، وبهذا نري أن للعنصر البشري دوراً هاماص في مجال الرقابة وخصوصاً لو اهتمت المنشأة باختياره وتدريبه ووضع وسائل التشجيع والتحفيز .
3- توافر الوسائل الآلية لتشغيل البيانات :
لا شك أن لأحدث الوسائل الآلية لتسجيل البيانات وتصنيفها واستخراج النتائج مزايا مختلفة من أهمها سرعة إعطاء البيانات المطلوبة فضلاً عن واقعها وانتظامها ، وهذا من العوامل المهمة في مجال الرقابة لأن السرعة والدقة والانتظام يمكنوا الإدارة من اكتشاف الأخطاء والانحرافات ومواطن الضعف بسرعة وبالتالي توضح الإجراءات المصححة كما يمكن الإدارة من رسم سياستها وخططها في الوقت المناسب ومن هنا ظهرت أهمية الوسائل الآلية في مجال الرقابة .
4- مجموعة أساليب الرقابة المحاسبية وغير المحاسبية :
يلزم توافر مجموعة من الأساليب التي يستعين بها الجهاز الإداري والموظفين في القيام بإجراءات الرقابة واختيار هذه الأساليب يتوقف علي ظروف كل مشروع وطبيعة العمليات والمستوي الإداري .
مستويات الرقابة علي الأداء :
للخريطة التنظيمية للمشروع دوراً هاماً في مجال الرقابة لأنها توضح الصلات الرأسية والأفقية بين المراكز المختلفة فضلا عن بيان علاقة الوظائف ببعضها البعض وهذا له شأن عظيم لا ينكر بالنسبة للرقابة والمراقبة الداخلية معاً لأن التوجيه والرقابة يتطلبان وجود قنوات اتصال بين مختلفة أعضاء الجهاز التنظيمي سواء علي المستوي الأفقي بين الوظائف ذات المستويات الإدارية الواحدة أو علي المستوي الرأسي بين الوظائف ذات المستويات الإدارية المختلفة .
ويتوقف نجاح المشروع في تحقيق أهدافه إلى حد كبير علي سهولة وسرعة الاتصال الذي يتم بين مختلف وحداته وتظهر قنوات أو خطوط الاتصال واضحة من خلال الهيكل التنظيمي والمستويات الإدارية المختلفة .
وترجع أهمية تحديد المستويات الإدارية في المشروع في مجال الرقابة عنه في أي مجال آخر حيث أنها تؤثر تأثيراً ملحوظاً في خطوات الرقابة ولا سيما عند اختيار الأساليب الرقابية حتى تتناسب مع كل مستوي .
ويمكن تقسيم الرقابة إلى أربعة مستويات :
1- مستوي الإدارة العليا :
ويمثلها رئيس مجلس الإدارة والعضو المنتدب وهو المسؤول الأول ويتولي محاسبة مستوي الإدارات عن الأداء الفعلي في ضوء ما كان يجب أن يتم وتعتبر التقارير من أهم أساليب الرقابة ويجب أن تكون مختصرة ومركزة علي الانحرافات .
2- مستوي مديري الإدارات :
ويختلف عددها من مشروع لآخر حسب حجم وطبيعة نشاط المشروع ، وهو المستوي الثاني وهو المسؤول أمام مستوي الإدارة العليا وفي نفس الوقت يحاسب مستوي الأقسام من أدائهم الفعلي ومن أهم أساليب الرقابة في هذا المستوي معايير الأداء والموازنات التخطيطية والقوائم المالية ، المقارنة والتحليل باستخدام النسب المالية ويجب أن تكون التقارير أكثر تفصيلاً عن تقارير مستوي الإدارة العليا .
3- مستوي رؤساء الأقسام :
حيث تتبع كل إدارة عدد من الأقسام لكل منها رئيس وهو المستوي الثالث الذي يعتبر مسؤولا أما مستوي مديري الإدارات وفي نفس الوقت يحاسب مشرفي الأقسام عن أدائهم الفعلي وتقسيم الرقابة بالتفصيل النسبي .
4- مستوي مشرفي الأقسام :
بالنسبة لبعض الأقسام قد يتبعها أقسام أخرى فرعية يشرف علي كل منها مشرف وتمثل هذه المستوي الرابع ويسأل رؤساء الأقسام عن أداء العاملين الفعلي .
أساليب الرقابة علي الأداء الفعلي :
لقد سبق أن أشرنا إلى أن الرقابة الفعالة تمر بمراحل مختلفة هي تحديد المعايير أو المقاييس الرقابية وتقييم الأداء ثم معرفة الاختلافات وتحديد أسبابه ووضع وسائل العلاج المقترحة ، ولتنفيذ هذه الخطوات السابقة علي كافة المستويات يلزم وجود أساليب رقابية تمكن المسؤولين من أداء وظيفة الرقابة ، ومن هذه الأساليب :
(1) ففي مرحلة إعداد المعايير الرقابية تحتاج الإدارة إلى بيانات مختلفة عن الماضي والحاضر والمستقبل ، وتستقي تلك البيانات عن طريق :
أ- البيانات المالية التاريخية .
ب- المعايير الرقابية المختلفة المعتمدة علي التكاليف المعيارية أو التكاليف التقديرية .
ج- بيانات عن أبحاث السوق والعمليات الإنتاجية .
(2) أما في مرحلة تقييم وقياس الأداء عن طريق المتابعة والإشراف والتوجيه تستخدم أساليب مختلفة من أهمها :
أ- الملاحظة المباشرة .
ب- التقارير الرقابية التي تتضمن بيانات مقارنة عن الأداء المخطط والأداء الفعلي والانحرافات .
(3) وفي مرحلة التحليل للانحرافات تستخدم أساليب عديدة أهمها :
أ- التحليل باستخدام أسلوب تحليل التعادل .
ب- التحليل باستخدام أسلوب القوائم المالية المقارنة .
ج- التحليل باستخدام النسب المالية .
د- التحليل باستخدام أساليب الإحصاء والرياضة .
ويمكن تقسيم أساليب الرقابة السابق الإشارة إليها إلى أساليب محاسبية وأخرى غير محاسبية ومن أهم الأساليب المحاسبية التقليدية ما يلي :
1- التكاليف المحددة مقدماً كأداة لوضع الخطط والمعايير الرقابية .
2- التكاليف الفعلية كأحد طرفي القياس .
3- التحليل باستخدام تحليل التعادل .
4- التحليل المالي باستخدام أسلوب المقارنات لمعرفة أسباب وأنواع الانحرافات .
5- التحليل المالي باستخدام أسلوب النسب المالية لمعرفة أسباب وأنواع الانحرافات .
تقييم الأداء :
يعتبر تقييم الأداء من متممات عملية الرقابة وهي تتم بعد كل مرحلة من مراحلها ، وتتمثل في إبداء الرأي العام ما إذا كان العمل المنجز بصفة عامة قد تم بطريقة مرضية أم لا ، مع الأخذ في الاعتبار نواحي الإيجاب ونواحي القصور التي حدثت ، ثم اتخاذ مجموعة من التوصيات والإرشادات التي من شأنها تنمية نواحي الخير ومعالجة نواحي التقصير وكذلك التوصية بالثواب والعقاب .
ولا يجوز الاعتقاد أن عملية تقييم الأداء منفصلة عن عملية الرقابة ، أو أنها تتم في المرحلة النهائية منها بل هي ملازمة لكل جزئية من جزئيات الرقابة ، وهي أساس اتخاذ القرارات المصححة .
تعليقات