 |
| ما هو نظام المعلومات المحاسبي ؟ وما هي وظائفها وأهدافه ؟ |
بحث نظام المعلومات المحاسبي :
محتويات البحث :
(2) مفهوم نظام المعلومات .
(3) مفهوم نظام المعلومات المحاسبي .
(4) وظائف نظام المعلومات المحاسبي .
(5) أهداف نظام المعلومات المحاسبي .
(6) مقومات نظام المعلومات المحاسبي .
مفهوم النظام :
يعرف النظام علي أنه مجموعة من العناصر المترابطة والمتكاملة والمتفاعلة مع بعضها بسلسلة من العلاقات من أجل أداء وظيفة محددة أو تحقيق هدف معين ، فالنظام عبارة عن مجموعة من العناصر التي تشكل ما يدعي بمكونات النظام التي تكون إما عبارة عن مكونات مادية ( مثل الحواسب أو الشاشات أو خطوط الاتصال أو الأوراق أو الأدوات الكتابة والطابعة ) أو مكونات معنوية مثل الخطط والبرامج والملفات والأنظمة والقوانين والتعليمات .
كما يعرف النظام علي أنه مجموعة العناصر والمكونات التي يحددها إطار معين والمتفاعلة مع بعضها البعض طبقاً لمجموعة من القواعد والإجراءات من أجل تحقيق هدف معين .
وهكذا يتضح لنا أن النظام بوجه عام يتكون من مجموعة من العناصر الملموسة وغير الملموسة التي تعمل بشكل متوازن التفاعل في ظل شبكة من الاتصالات التي تساعد علي انسياب المعلومات لضمان تحديد السلوك الذي يجب أن يسلكه النظام لتحقيق هدف معين أو مجموعة من الأهداف المنشودة فيه .
مفهوم نظام المعلومات :
تعد نظم المعلومات المصدر الرئيس لتزويد الإدارة بالمعلومات المناسبة لعمليات اتخاذ القرارات الإدارية الرشيدة حيث تعكس المعلومات التفاعل الذي يحدث في بيئة المنظمة الداخلية ، وبين المنظمة والبيئة الخارجية بما فيها من مؤشرات ، وتساهم المعلومات بذلك في زيادة قدرة الإدارة علي رسم الخطط والسياسات الصحيحة ، وإيجاد التنسيق المتكامل بين العوامل البيئية الداخلية والخارجية واحتياجات المنظمة ومواردها .
وقد عرف نظام المعلومات بأنه مجموعة من العاملين والإجراءات والمواد التي تقوم بتجميع البيانات ومعالجتها ونقلها لتتحول إلى معلومات مفيدة ، وإيصالها إلى المستخدمين بالشكل الملائم والوقت المناسب ، من أجل مساعدتهم في تقييم أداء الوظائف المسندة إليهم واتخاذ القرار .
مفهوم نظام المعلومات المحاسبي :
يعتبر نظام المعلومات المحاسبية أحد المكونات الرئيسية لنظام المعلومات الإدارية . وينحصر الفرق بينهما في كون أن الأول يختص بالبيانات والمعلومات المحاسبية بينما يختص الثاني بكافة البيانات والمعلومات التي تؤثر علي نشاط المؤسسة .
وأن نظام المعلومات المحاسبي جزء من نظم المعلومات الرئيسي في المؤسسة ، يجب أن يؤدى واجبه في عملية دعم المعلومات المحاسبية التي تشكل المخرجات النهائية له في شكل تقارير مالية في عملية التقييم واتخاذ القرارات .
وقد تعددت الدراسات والأبحاث التي اهتمت بتعريفات نظام المعلومات المحاسبي التي تحمل في طياتها العديد من وجهات النظر وفيما يلي سيتم تقديم عرض لأهم هذه التعاريف :
1- هو أحد مكونات أي تنظيم إداري يختص بتجميع ( Accumulate ) ، وتبويب ( Classify ) ، ومعالجة ( Process ) ، وتوصيل ( Communicate ) المعلومات المالية الملائمة لاتخاذ القرارات إلى الأطراف الخارجية كالجهات الحكومية ، والدائنين ، والمستثمرين ، وإدارة المؤسسة .
2- هو نظام فرعي للمعلومات داخل المنشأة يقوم بتشغيل العمليات المالية الأساسية لإنتاج معلومات مالية تتعلق بنتائج الأداء .
3- هو جزء من نظم المعلومات الرئيسية في المنشأة يتكون من مجموعة من العناصر والمعدات والأدوات التي تتفاعل مع بعضها داخل إطار معين ، وذلك طبقاً لمجموعة من الإجراءات والقواعد من أجل معالجة البيانات المالية معبراً عنها بأحداث اقتصادية بهدف إعدادها وعرضها في شكل تقارير مالية تفي باحتياجات مجموعة مختلفة من المستخدمين .
وظائف نظام المعلومات المحاسبي :
يؤدى نظام المعلومات المحاسبي مجموعة من الوظائف ضمن المنظمة ، وتتخلص هذه الوظائف في أربعة وظائف رئيسة هي :
1- جمع وتخزين البيانات املتعلقة بأنظمة وعمليات المنشأة بكفاءة وفعالية .
2- معالجة البيانات عبر عمليات الفرز والتصنيف والتلخيص ... إلخ .
3- توليد معلومات مفيدة لاتخاذ القرارات .
4- تأمين الرقابة الكافية التي تتضمن تسجيل ومعالجة البيانات المتعلقة بأنظمة الأعمال بدقة .
أهداف نظام المعلومات المحاسبي :
كما هو معروف عن نظام المعلومات المحاسبي أنه يهدف إلى توفير المعلومات المحاسبية اللازمة لتلبية احتياجات المستخدمين المختلفين ، فقد يكون مستخدمي المعلومات يعملون في المستويات الإدارية بالمؤسسة أو المستخدمين من خارج المؤسسة كالعملاء والجهات الحكومية وغيرها ، ومن أهم أهداف هذه الأهداف :
1- تسجيل عمليات المشروع واستخلاص النتائج عنها :
تتمثل هذه المرحلة والتي يطلق عليها عملية إدخال البيانات الناتجة من العديد من الأحداث المالية التي يطلق عليها ( العمليات المحاسبية ) ويقوم نظام المعلومات المحاسبي بتسجيل تلك العمليات من واقع المستندات وترحيلها وتجميعها وتخزينها عبر مجموعة من الإجراءات لاستخلاص النتائج عنها ويعمل نظام المعلومات المحاسبي علي تحقيق ذلك وفقاً للعديد من المبادئ المحاسبية المتعارف عليها التي تحكم الممارسة والمعالجة المحاسبية وتحديد محتوياتها في شكل تقارير مالية .
2- توفير المعلومات اللازمة لتدعيم عملية اتخاذ القرار :
يهدف نظام المعلومات المحاسبي إلى توفير المعلومات المفيدة للإدارة والمستفيدين الخارجيين لاتخاذ القرارات ، ويتم توفير هذا النوع من الاحتياجات للأطراف الداخلية من خلال ما يسمي بالمحاسبة الإدارية باعتبارها المسؤولية عن دراسة احتياجات المستويات الإدارية وكيفية توفيرها أما بالنسبة لاحتياجات المستخدمين الخارجيين معظمها يتم توفيرها عن طريق التقارير المالية المنشورة .
3- توفير المعلومات اللازمة لتقييم الأداء :
تعتبر المعلومات المحاسبية التي ينتجها نظام المعلومات المحاسبي بعد ما يتم تغذيته بالبيانات المالية لمعالجتها وإخراجها في شكل تقارير مالية المصدر الرئيسي لعملية تقييم الأداء ، بالإضافة إلى المعلومات التي توفرها الأنظمة الفرعية في الشركة ، ويستخدم في عملية تقييم الأداء بعض المؤشرات المحاسبية التي يتم استنتاجها من التقارير المالية المنشورة ، ولعل أهم هذه المؤشرات الربحية ، والعائد علي رأس المال المستثمر وغيرها .
كما ينبغي أن تفصح الإدارة عن مدى وفائها بالمسؤوليات القانونية الملقاة علي عاتقها تجاه الأطراف الخارجية ، وللإفصاح عن المركز المالي ونتيجة النشاط لمستخدميها من الأطراف الخارجية كمالمساهمين والدائنين والجهات المهنية والحكومية وغيرها .
4- تأمين رقابة فعالة علي الأصول والبيانات :
يقصد بذلك الحماية للأصول والممتلكات من السرقة والاختلاص وسوء الاستخدام والمحافظة علي النقدية بإتباع الإجراءات اللازمة لحمايتها ، وكذلك المحافظة علي السجلات وحمايتها حتى لا تتعرض لإدخال تعديلات في محتوياتها أو إصابتها بالتلف ، والمحافظة علي السندات الهامة مثل عقد التأسيس للوحدة الاقتصادية والعقود بين الوحدة والأطراف الأخرى .
والوظيفة الرقابية لنظام المعلومات تتمثل في توفير رقابة داخلية كافية لتحقيق ثلاث أهداف رئيسة وهي :
- تأكيد الثقة بالمعلومات المنتجة من خلال النظام .
- تأكيد القيام بنشاطات العمل بشكل كفء ودقيق لكي تكون هذه الأعمال متطابقة مع السياسات الإدارية .
- حماية أصول المنشأة .
مقومات نظام المعلومات المحاسبي :
مما سبق يمكننا أن نستخلص الخصائص الرئيسية التي يجب أن تتوافر في النظام الجيد ، ولاشك هذه الخصائص يجب أن ترتبط بمقدرة النظام علي تحقيق أهدافه التي يتم تصميمه من أجلها ، وباختصار فإن مقومات النظام الجيد تتلخص في :
1- أن تكون أهداف النظام محددة بقدر الإمكان حتى يتم تصميمه بالطريقة التي تتلاءم مع الهدف العام للمؤسسة .
2- أن يكون النظام ملائماً ، ويتسم بالمرونة الكافية لتمكينة من التأقلم مع المتغيرات التي تحيط بالنظام .
3- أن يكون النظام مستقلاً حتى يتمكن من الحفاظ علي تناسق العلاقة بين القيم المتغيرة .
4- أن يكون للنظام علاقات كافية مترابطة الأركان الأساسية والبيئة التي تحيط به التي يمكن التأقلم والتلاؤم معها في الوقت المناسب للوصول إلى حالة الاستقرار المنشودة والمرغوبة .
كما وتوجد مجموعة من الشروط والخصائص التي يجب توافرها في نظام المعلومات حتى يتصف بالفعالية ، ومن أهمها ما يلي :
1- أن يرتبط النظام بالهيكل التنظيمي للمنشأة حتى يوفر المعلومات اللازمة لتأدية الوظائف الإدارية من تخطيط ورقابة .
2- أن يكون مصدراً لتزويد الإدارة العليا بالمعلومات الوافية عن نتائج تنفيذ الخطط .
3- أن يعمل علي تحقيق التوازن بين درجة الدقة ، والتفصيل ، والفترات الزمنية لإعداد التقارير المالية ، وبين تكلفة النظام ، بما يحافظ علي اقتصاديات التشغيل .
4- أن يقوم بتوصيل المعلومات المحاسبية لمستخدميها في الوقت المناسب .
5- أن يوفر نظام المعلومات المحاسبية قنوات للاتصال تتدفق خلالها المعلومات إلى داخل وخارج المؤسسة .
تعليقات