 |
| ما هي خطوات الرقابة الداخلية ؟ وماهي أساليبها ؟ |
خطوات الرقابة الداخلية :
1- تحديد معايير الأداء :
تعتبر عملية تحديد المعايير والأهداف الخطوة الأولي في نظام الرقابة الداخلية وتعتمد علي التخطيط وتتمثل بوضع خطط أو مستويات للأداء المطلوب تحقيقها لكافة أنشطة المشروع وتختلف هذه المستويات باختلاف المستويات التنظيمية ، والنتائج لابد أن تكون قابلة للقياس .
2- قياس الأداء الفعلي :
تأتي عملية قياس الأداء الفعلي الخطوة الثانية بعد تحديد معايير الأداء وتعتمد علي مدى صدق المعايير الموضوعة فيها ، ويجب أن يتوافر في عملية قياس الأداء الموضوعية ، وبالرغم من سهولة المعايير الكمية يجب ألا تؤخذ كبديل عن المقاييس النوعية .
3- تقييم النتائج التي تم التوصل إليها :
تعتبر هذه من الخطوات المهمة بعد قياس الأداء وفيها يتم مقارنة النتائج الفعلية بالمستهدفة فإذا كانت متطابقة فإن الأداء خاضعاً للسيطرة ، أما إذا كان هناك انحرافاً يكون الوضع بحاجة إلي تصحيح ، فإذا كان المعيار كمياً تكون عملية المقارنة سهلة وإذا كان وصفياً تكون المقارنة صعبة .
4- إجراء التصحيحات اللازمة لمعالجة الانحرافات :
تمثل هذه المرحلة هدف الرقابة الداخلية والمتمثل في اكتشاف الأخطاء والانحرافات والعمل علي تصحيحها ، والإجراءات التصحيحية من الممكن أن تكون " تعديل في الخطة ، تدريب موظفين ، زيادة عددهم ، تحفيزهم أو القضاء علي المعوقات وضماناً لعدم ظهور الانحرافات مرة أخري يجب معرفة أسبابها الحقيقية والعمل علي علاجها .
الأساليب التي يمكن استخدامها في الرقابة :
يقع علي عاتق المدقق أن يقوم بتوثيق لفهمه لنظام الرقابة الداخلية للنظام المحاسبي في المؤسسة وكذلك تقييم للمخاطر ، وهناك عدة طرق للتوثيق منها :
1- الاستبيان :
مجموعة من الأسئلة والاستفسارات تتناول كافة أنشطة المؤسسة يتم توزيعه علي العاملين فيها للحصول علي إجابات حول تلك الاستفسارات ، وهو قائمة نموذجية يتكون من عدة محاور تشمل جميع العناصر والأسس السليمة لما يجب أن يكون عليه نظام الرقابة ، ومن ثم يتم تحليل الإجابات للوقوف علي مدى فعالية وكفاية نظام الرقابة الداخلية ومن مميزات وعيوب هذه الطريقة :
المميزات :
أ- سهولة الاستخدام لجميع المستويات .
ب- المرونة في إبراز خصائص النظام .
ج- توفير الوقت للمراجع لأنها قائمة نموذجية .
العيوب :
أ- عدم مراعاة ظروف كل مؤسسة لأنه يحتوي علي خطوط عامة تنطبق علي جميع المشاريع .
ب- عدم الخوض في التفاصيل لأن الإجابات محددة حسب الأسئلة .
ج- إغراء المراجع بالاكتفاء بما ورد فيه دون إجراء التحريات الأخرى .
2- الملخص التذكيري :
هو عبارة بيان تفصيلي لجميع الإجراءات والطرق التي يتميز بها النظام الرقابة الداخلية الفعال والسليم ، بهدف الاسترشاد بها في عملية تقييم الرقابة ولذلك يعتبر دليلاً ومرشداً يمكن الرجوع إليه عند عملية التقييم .
وتتميز هذه الطريقة بتوفير الوقت ولكن يؤخذ عليها لا يوجد بها تدوين كتابي وعلي كل مدقق وضع الأسس المناسبة لعمله .
3- التقرير الوصفي :
يتم إعداده لتقييم نظام الرقابة الداخلية ، وفيه يتم وصف نظام الرقابة الداخلية مع شرح مفصل لإجراءاته علي العمليات في المؤسسة ويمكن للمدقق من خلاله الوقوف علي مدى قوة أو ضعف نظام الرقابة إلا أنه يعاب عليها الشرح المطول والمفصل لإجراءات الرقابة واحتمالية حدوث أخطاء السهو .
4- خرائط التدفق :
فيها يتم تصوير نظام الرقابة الداخلية لأي عملية من العمليات علي شكل خريطة أو شكل بياني وهي عبارة عن " رموز أو رسومات " توضح الإدارات والأقسام المختصة بكل نشاط في المؤسسة ، وكذلك المستندات التي يتم إعدادها والدفاتر التي تثبت فيها ، وإجراءات العمليات التشغيلية الخاصة بها ، وقد يكون هناك رموز توضح التعارض بين الوظائف وتراخيص العمليات واعتمادها .
كما تعرف بأنها عبارة عن هيكل من الرموز والأشكال التي تعبر عن كل جزء من نظام الرقابة لتوضيح التدقيق المتتالي للإجراءات والقرارات ، وتبين كيفية تحويل المستندات الأولية إلى معلومات محاسبية في دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ العام .
وتتميز هذه الطريقة بأنها تعطي فكرة سريعة عن نظام الرقابة الداخلية ومدى جودته وبذلك تتفوق علي الاستبيان والتقرير الوصفي ولكن يعاب عليها بأن إعدادها يتطلب وقتاً طويلاً وقد تكون صعبة الفهم لاحتوائها علي كثير من التفصيلات .
تعليقات