 |
| ما هو التنظيم الإداري ؟ وما هي عناصره ؟ |
بحث عن التنظيم الإداري :
محتويات البحث :
(1) ماهية التنظيم الإداري ؟
(2) تعريف التنظيم الإداري .
(3) أهمية التنظيم الإداري .
(4) عناصر وأساليب التنظيم الإداري .
ماهية التنظيم الإداري :
التنظيم هو الإطار الذي تتحرك بدالخ ومن خلاله أي مجموعة بشرية نحو هدف محدد فهو يعبر عن نمط التعاون البشري القائم من أجل تحقيق هدف مشترك وهو التجميع المنظم للأجزاء المرتبطة والمماثلة من أجل تكوين تحقيق كيان موحد يمارس الأعمال والواجبات والسلطات لتحقيق الهدف المنشود .
وتمثل الجوانب التنظيمية للعلاقات العامة ركناً أساسياً تبني عليه بقية الجهود والنشاطات التي تقوم بها أجهزة العلاقات العامة ما لم يتوفر لهذه الأجهزة البناء التنظيمي المناسب لها فإنها ستعجز عن القيام بالمسؤوليات الإدارية المنوطة بها .
إن التنظيم عمل اجتماعي متكامل يتكون من أجزاء وعناصر متفاعلة تضم الأعمال الإدارة والإمكانات والسياسات والنظم والإجراءات والهيكل .
وكفاءة التنظيم وفعاليته تتوقفان علي الآراء المتناسقة والتعاون الإيجابي بين عناصرالتنظيم جميعاً ، ولكل من عناصر التنظيم المختلفة دورها وأهميتها في تحقيق أهداف التنظيم الإداري .
وأن العنصر البشري أو الأفراد هم القوة الدافعة الحقيقة في أي تنظيم إداري، وهم مصدر كل الطاقات وأن كل نجاح أو إنجاز يعود إلى الجهد البشري في المقام الأول وحتى ولو تعاونت إمكانيات مادية أخرى في عملية الإنتاج .
تعريف التنظيم الإداري :
تقوم الإدارة بتحديد الأعمال والأنشطة التي يلزم بها للوصول إلى الأهداف المقررة ثم تضع المواصفات والخصائص التي يجب توافرها في الأشخاص الذين يؤدون هذه الأعمال وتحدد كذلك علاقاتهم وتبعيتهم وانساب العمل بينهم وتقع كل مجموعة من الأعمال المتشابهة المرتبطة ببعضها فترتيب أي وحدة محددة تسمي القسم أو الإدارة .
وعلي هذا يمكن تعريف التنظيم ببساطة بأنه تحديد أي نشاط يكون ضرورياً لأي غرض وترتيب هذه الأنشطة في مجموعات يمكن أن تخصص للأفراد .
ويعرفه ريتشارد جونسون بأنه : " يعني بنية تنظيمية تتيح تنسيق الجهود أي هو ترتيب للوظائف المتداخلة المطلوبة لتأدية مهمة معقدة في نظام موحد لمجموعة من الأنشطة ذات العلاقة المتداخلة " .
ويعرفه جميس موفي بأنه الشكل الذي تتعاون فيه الجهود الإنسانية لأجل تحقيق هدف مرسوم ، ويعرفه أيضاً بأنه عملية تنظيم الجهود البشرية في أي منظمة حتى تتمكن من تحقيق أهدافها بأقل تكاليف ومجهود ووقت وبأقصي كفاية إنتاجية ممكنة .
ولقد تعددت تعاريف التنظيم بقدر عدد الباحثين في هذا الموضوع ، نذكر من بينها التعاريف التالية :
عرف هنري فايول ( Henry Fayol ) التنظيم بأنه " إمداد المنظمة بكل ما يساعدها علي تأدية مهامها من المواد الأولية ، الآلات والأفراد ، وتيوجب علي المدير إقامة نوع من العلاقات بين الأفراد ببعضهم البعض ، وبين الأشياء ببعض .
وقد عرفه جورج تيري ( George Terry ) في كتابه ( Principale of management ) بأنه " ترتيب وتنسيق وتوحيد الجهود والأعمال والنشاطات بما في ذلك تحديد السلطة والمسؤولية المعطاة للأفراد لغايات تحقيق الأهدف " .
في حين عرفه ليندال إيروبيك ( Lyndel Urwik ) بأنه " تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق أي هدف ، وترتيبها في مجموعات بحيث يمكن إسنادها إلى أشخاص " .
ولقد عرفه الثنائي موني ورايلي ( Money Et Reily ) بأنه " عبارة عن الشكل الذي تبدو فيه أي جماعة إنسانية لغرض تحقيق هدف مشترك " .
وهناك من اختير تعريفه للتنظيم حيث عرفه بأنه " تقسيم العمل والتنسيق بين النشاطات " .
إذن باختلاف التعاريف التي أوردها الكتاب ومفكرو التنظيم إلا أنها تشترك في إظهار أهم النقاط والتي لا بد من توافرها في اي تنظيم والتي تتمثل في الآتي :
1- يرتبط وجود التنظيم بوجود هدف أو أهداف واضحة هي سبب وجوده .
2- يستند التنظيم إلى تحديد واضح للعلاقات والسلطات من أجل تحقيق الأهداف بكفاءة عالية .
3- يستند التنظيم إلى مجموعة من الأفراد مؤهلين ومدرسين لديهم الرغبة في توجيه جهودهم نحو تحقيق الأهداف المسطرة .
4- يقوم التنظيم علي شبكة من الاتصالات تكفل ترابطه وانسجامه ، وتكفل تنمية العلاقات بين الأفراد والوحدات الإدارية .
وفي ضوء التعريفات السابقة فإننا نستطيع أن نعرف التنظيم الإداري بأنه :
تقسيم العمل إلى أنشطة لازمة لتحقيق أهداف المنظمة ، ثم تحويل هذه الأنشطة إلى وظائف ، ثم تجميع هذه الوظائف في وحدات إدارية يمكن إسنادها إلى أشخاص مع تحديد علاقات السلطة والمسؤولية وإقامة علاقات بين مختلف الإدارات والوحدة التنظيمية .
أهمية التنظيم الإداري :
للتدليل علي أهمية التنظيم يقول كارنيجي ( Carnegie ) " خذ منا كل منشآتنا الصناعية وكل منشآتنا التجارية ، وكل طرق مواصلاتنا ، وكل أموالنا واترك لنا التنظيم وخلال سنوات أربع سوف نكون قادرين علي استعادتها جميعاً ، وكما قال تشرشل عن كيفية كسبه للحرب " بالتنظيم ، بالتنظيم وبالتنظيم " .
أما فيما يخص علماء الاقتصاد فقد نظروا إلى التنظيم بأنه الأداة المناسبة لتنظيم الموارد الطبيعية ، بسبب ندرتها قياساً بالتحديات السكانية ، وقد اهتم علماء الاجتماع اهتماماً كبيراً بالتنظيم منذ زاوية تاثيره علي تماسك الجهود الجماعية .
في حين يوضح علماء الإدارة أهمية التنظيم باعتباره الأداة التي تساعد علي التطبيق المثالي لمبدأ تخصص وتقسيم العمل ، وأيضاً الإطار الذي يرسم العلاقات وتفاعلها ، وكذلك توجيه الجهود الجماعية وأخيراً اتخاذ القرارات علي كافة المستويات التنظيمية من أجل تحقيق الأهداف المتفق عليها .
وبناء علي ما تقدم يمكن إبراز أهمية التنظيم في النقاط التالية :
1- توضيح وتحديد الأهداف .
2- يساعد التنظيم السليم علي تحديد العلاقات المنظمة تحديداً واضحاً ، حيث أن كل عضو يعرف مكانه وعلاقته برؤسائه ومرؤوسيه .
3- يساعد التنظيم السليم في توحيد تصرفات الجماعة وتوجيهها نحو تحقيق الأهداف كما يساهم في تحقيق أفضل استخدام للموارد البشرية والمادية .
4- الاستفادة من الخبرات العلمية والعملية والفنية من خلال تحديد الوظائف المتخصصة في التنظيم وبيان متطلباتها وشروطها ومسؤولياتها .
وتتمثل أهمية التنظيم في العلاقات العامة في مجموعة عوامل منها :
1- تجنب الإسراف وذلك بالاستغلال الجيد للإمكانيات المتاحة والحصول علي أقصي طاقة إنتاجية منها .
2- الوصول إلى الهدف بأقصر طريق ممكن دون إخلال بالمبادئ الإنسانية والقيم الأخلاقية .
3- يهدف إلى إيجاد روح التعاون ووحدة الهدف بين العاملين في ميدان العلاقات العامة وتحقيق الانسجام والتنسيق والتكامل ما بين تخصصاتهم وخبراتهم ومهاراتهم بما يزيد من احتمال الوصول إلى الأهداف المحددة بقدر كبير من الفعالية .
4- جميع المسؤوليات المتعددة ذات الطبيعة الواحدة في إدارة واحدة متناسقة النشاط بحيث يسهل الربط بين أجزائها بما يحقق انتظام العمل وانسيابه بسهولة ويسر .
5- تحديد الاختصاصات والصلاحيات والمسؤوليات بحيث يعرف كل فرد واجباته فتسير العلاقات الوظيفية والاجتماعية بأقل قدر من التنافر والاحتكاك .
عناصر واساليب التنظيم الإداري :
يتكون التنظيم الإداري علي مستوي المنشأة أو إدارتها الفرعية من العناصر الآتية :
1- الأعمال :
وهي الواجبات والأنشطة التي يمارسها التنظيم من أجل تحقيق الأهداف التي قام من أجلها .
2- الإمكانيات :
وهي الموارد والطاقات المتاحة للتنظيم كما تشمل أيضاً المعلومات والمعارف التي يستند إليها العمل التنظيمي .
3- السياسات :
وهي القواعد والتعليمات والشروط المتعارف أو المتفق عليها والتي يسترشد بها الأفراد طوعاً أو قهراً في أدائهم الأعمال وفي استخدامهم للإمكانيات .
4- النظم والإجراءات :
وهي الطرق والخطوات والمراحل المخططة لأداء الأعمال وفقاً لتدفق منطقي يبدأ من البدايات وينتهي إلى النتائج والإنجازات وهي ما اصطلح علي تسميته بالروتين .
5- الهيكل :
وهو أسلوب توزيع الأفراد بين الأعمال وتحديد علاقاتهم والوظيفية واتجاهات انسياب السلطة والمسؤولية .
6- الأفراد :
وهم القائمون بالأعمال علي مختلف مستوياتهم من حيث الخبرة والمنزلة والسلطة والمسؤولية .
ولكل من العناصر السابقة دور وأهمية في تحقيق أهداف التنظيم الإداري ولعل أهمها وأكثرها خطورة في العمل التنظيمي هم الأفراد فهم القوة الدافعة الحقيقية في أي تنظيم إداري .
ويسمي الفرد في إطار التنظيم الإداري موظفاً ويقصد به الشخص الشاغل الوظيفة والممارس لواجباته وصلاحيتها - ومشاكله هي الشغل الشاغل لأفكار المصلحين وكثير من الإداريين - وتشير قواعد التنظيم إنه كلما زادت المسؤولية في السلم الإداري تطلبت الوظيفة خبرات ومؤهلات أعلى في شاغلها .
ويري تشارلز براون Charles Brown أن اختيار العاملين في إدارات العلاقات العامة يجب أن يتم علي أسس سليمة ، كما الا يخوضوا في هذا الميدان إلا بعد اجتيازهم عدة اختبارات علمية وعملية وشخصية ، كما أنه لابد من أن تمضي عليهم فترة اختبار للتحقيق من مدى صلاحيتهم لهذا العمل الخطير .
ويضيف براون أن أخصائي العلاقات العامة في أية مؤسسة إما أن يترك انطباعاً طيباً في أذهان الجماهير التي يتعامل معها عن مؤسسته التي يعمل بها ويمثلها ، وإما أن يسبب خسارة معنوية ومادية كبيرة أثناء تعامله مع أفراد تلك الجماهير ، قد ينتج عنها أن تفقد المؤسسة التي يمثلها سمعتها الطيبة التي أنفقت من أجل بنائها الكثير من الجهد والوقت والمال .
وهناك أربعة أساليب لتنظيم إدارات العلاقات العامة :
1- الأسلوب الاتصالي أو الوظيفي :
وتوزع فيه مسؤوليات واختصاصات الأقسام علي أساس وسائل الاتصال الجماهيرية التي توجه رسائلها إلى العام فيكون هناك قسم للصحافة يتولي صياغة البيانات الصحفية وتوزيعها وتنظيم المؤتمرات الصحفية ورعاية العلاقات بالصحفيين فضلاً عن إصدار صحفية المؤسسة إن وجدت وأية مطبوعات أخرى .
ويخصص قسم آخر للإذاعة والتليفزيون وثالث للإنتاج السينمائي ورابع للإعلانات وخامس للأحاديث الصحفية والندوات وفي بعض إدارات العلاقات العامة يكون هناك قسم مستقل للتخطيط الإعلامي وأحياناً يقوم بهذه الوظيفة مدير العلاقات العامة بمساعدة رؤساء الاقسام ، وهذا الأسلوب يعتمد في تقسيماته وتوزيع مسؤولياته واختصاصاته علي الوسيلة الإعلامية .
2- الأسلوب الاتصالي النوعي :
وفي هذا الأسلوب يتم توزيع العمل علي أقسام علي اساس الجماهير النوعية للمؤسسة فقسم للاتصال بالمستثمرين وثاني للمستهلكين وثالث للعلاقات الداخلية ورابع للموزعين إلى غير ذلك من الأقسام حسب طبيعة نشاط المؤسسة وعلاقاتها .
ويكون كل قسم مسئولاً عن رعاية علاقات المؤسسة بكل قطاع من هذه القطاعات سواء كان ذلك باستخدام وسائل الاتصال المباشر أو الاستعانة بالوسائل الجماهيرية ، ومن الواضح أن الأسلوب يعتمد في تقسيماته وتوزيع مسؤولياته واختصاصاته علي علاقات المؤسسة بكل جمهور من جماهير النوعية .
3- الأسلوب الاتصالي المزدوج :
ويجمع هذا الأسلوب بين الأسلوبين السابقين الاتصال الوظيفي والاتصال النوعي فتوزع فيه المسؤوليات والاختصاصات علي أقسام تختص بوسائل الإعلام وأقسام أخرى متنوعة بتنوع العلاقات بقطاعات الجماهير المؤثرة علي المؤسسة بشكل مباشر .
4- الأسلوب المركزي واللامركزي :
تتبع بعض المؤسسات الأسلوب المركزي في إدارة العلاقات العامة حيث يتركز جميع العاملين بالإدارة في المقر الرئيسي وعنه تصدر الأنشطة ومنه يتحرك بعض الأخصائيين لممارسة وظيفته في فروع المؤسسة طبقاً للخطة الموضوعة ، وقد يلجأ البعض الآخر إلى الأسلوب اللامركزي حيث يصبح لكل فرع من فروع المؤسسة إدارة للعلاقات العامة الخاصة به وتمارس نشاطها من خلاله طبقاً لظروفها المتغيرة وفي حدود الإمكانيات المتاحة .
وغني عن البيان أنه من الممكن الجمع بين النظامين حتى لا تهمل الإدارات الإقليمية وفي الوقت نفسه لا تشتت المسؤوليات تشتتاً انفصالياً يؤدى إلى انعدام التنسيق وسوء الإدارة وضعف السيطرة علي الجهاز بأكمله ، والأسلوب الأمثل كما أشرنا سابقاً هو الذي يتفق مع احتياجات المؤسسة وطبيعة نشاطها وأهدافها وإمكانياتها البشرية والمادية والفنية التي تستعين بها في تحقيق هذه الأهداف .
تعليقات