 |
| تعريف الإدارة وأهدافها ووظائفها ؟ |
بحث عن الإدارة :
محتويات البحث :
(1) تعريف الإدارة .
(2) وظائف الإدارة .
(3) أهداف الإدارة .
تعريف الإدارة :
لقد عبر عن معني الإدارة بعدة طرق مختلفة ، مما يجعل من الصعوبة الوصول إلى تعريف شامل لها يحوي كل هذه المعاني المختلفة .
وفيما يلي بعض التعريفات الشائعة للإدارة :
تعرف موسوعة العلوم الاجتماعية Encyclopedia of the social sciences الإدارة بأنها :
" العملية التي يمكن بواسطتها تنفيذ غرض معين والإشراف عليه " . كما تعرف أيضاً بأنها الناتج المشترك لأنواع ودرجات مختلفة من الجهد الإنساني الذي يبذل في هذه العملية ، ومرة أخرى فإن تجمع هؤلاء الأشخاص الذين يبذلون معاً هذا الجهد في أي منشأة يعرف " بإدارة المنشأة " .
ويقول رالف دافيز Ralph Davis " الإدارة هي عمل القيادة التنفيذية " .
ويذكر آبلي L. A. Appley الآتي : " لقد عرفت الإدارة بعبارة بسيطة جداً بأنها تنفيذ الأشياء عن طريق جهود أشخاص آخرين . وتنقسم هذه الوظيفة علي الأقل إلى مسوؤليتين أساسيتين ، إحداهما التخطيط أما الأخرى فهي الرقابة " .
ويعرف جون مي John F Mee الإدارة بأنها " فن الحصول علي أقصي النتائج بأقل جهد حتى تحقيق أقصي رواج وسعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة ممكنة للمجتمع " .
ويعرف بيتر سون وبلومان Peterson and Plowman الإدارة بأنها : " أسلوب يمكن بواسطته تحديد وتوضيح أغراض وأهداف جماعة إنسانية معينة " .
أما فردريك تايلو Fredrik Taylor فيقول : " إن الإدارة هي أن تعرف بالضبط ماذا تريد ، ثم تتأكد من أن الأفراد يؤدونه بأحسن وبأرخص طريقة ممكنة " .
ويقول كونتز وأدونال Koontz and Odonell " أن الإدارة هي وظيفة تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين " .
من التعاريف السابقة للإدارة يمكن استخلاص بعض الملاحظات الهامة والمتصلة بالموضوع وأهمها الآتي :
1- أولا : تتعامل كل التعاريف مع الإدارة عند تطبيقها علي الجماعة وليس علي الفرد .
2- ثانياً : تشير كل التعاريف بطريقة صريحة أو ضمنية إلى أن الهدف الضروري ولازم بالطبيعة للإدارة .
3- ثالثاً : توضح بعض التعاريف بطريقة صريحة أن الإدارة ليست تنفيذاً للأعمال بل الأعمال تنفذ بواسطة الآخرين .
ومن استعراض التعاريف السابقة وأيضاً الملاحظات الثلاث أعلاه يمكن القول أن الإدارة هي :
عملية متميزة تتكون من التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه والرقابة ، تنجز لتحديد وتحقيق الأهداف عن طريق استخدام القوي البشرية والموارد الأخرى ، وبعبارة أخرى ، هنالك أنشطة متميزة تكون العملية الإدارية هذا بالإضافة إلى أن هذه الأنشطة تؤدى الأهداف المحددة وتتم بواسطة الأفراد بالتعاون مع الموارد الأخرى .
ومن المفيد أن نعلم أن الإدارة نشاط ومن يقوم بهذا النشاط هم المديرون أو أعضاء الإدارة فهم الذين يتولون القيام بعملية تحويل الموارد غير المنظمة لتحقيق أهداف مفيدة وفعالة . وهذا يأتي عن طريق استخدام الموارد المادية بفاعلية مع دفع الأفراد وحفز همهم لغرض الحصول علي كامل قدراتهم وطاقتهم لتحويل أحلامهم لواقع أفضل . فيمكن اعتبار الإدارة أكثر الأنشطة الإنسانية شمولاً وأهمية وحيوية .
وظائف الإدارة :
إن تحقيق أهداف العمل الجماعي يتم من خلال القيام بالعمليات الإدارية للتنسيق والاستخدام الفعال للموارد المتاحة ، وتشكيل مجموعة الأنشطة اللازمة لتحقيق ذلك التنسيق ما يسمي بالوظائف الإدارية .
وبالنظر إلى الكتابات الإدارية المختلفة نجد اتفاقاً ملحوظاً بين المفكرين في ماهية الوظائف الإدارية التي يجب علي المدير الاضطلاع بها لتحقيق أهدافه ، علي الرغم من قيام بعض الكتاب بتوسيع مدى هذه الوظائف ، فعلي سبيل المثال نجد أن فايول قد تناول الإدارة في التنبؤ ، والتخطيط ، والتنظيم ، وإصدار الأوامر والتنسيق والرقابة .
بينما يضيف بعض الكتاب الآخرين وظيفة اتخاذ القرارات إلى المزيج السابق للوظائف الإدارية ، بينما البعض الآخر يعتبر وظيفة التشكيل Staffing من ضمن الوظائف الأساسية .
ومن وجهة نظر شاملة يمكن النظر إلى العملية الإدارية من خلال أربع وظائف أساسية ، تشكل فيما بينها مزيجاً متكاملاً يمكن للمدير من خلالها الوصول إلى أهداف وحدته التنظيمية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
ويلاحظ أن وظيفة التخطيط تشمل التنبؤ ( وفق تصنيف فايول ) وأن وظيفة التنسيق موجودة في كافة الوظائف بل أن المدير الفعال في أدائه لهذه الوظائف يحتاج إلى قدر محدود من العملية التنسيقية .
وفيما يلي سنتناول وظائف الإدارة بشئ من التفصيل :
أولا : التخطيط :
يعتبر التخطيط الوظيفة الأولي في العملية الإدارية ، فعن طريق التخطيط تحدد الأهداف المطلوب إنجازها لكل مستوي من التنظيم والوسائل الواجب اتباعها لتحقيق هذه الأهداف .
ومن ثم فإن الخطط الموضوعة في كل مستوي من المستويات الإدارية تحدد طريقة تحقيق الأهداف وتمدنا في النفس الوقت بالأساس الذي يمكننا من الحكم علي درجة النجاح في تحقيق هذه الأهداف .
وتعتبر الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات والبرامج والقواعد والميزانيات أمثلة للخطط التي تساعد في إنجاز الأهداف وهناك مجموعتان أساسيتان من الخطط الأولي منها تعطي عادة فترة زمنية طويلة نسبياً مثل خطط تقديم المنتوجات الجديدة وتطوير المنتوجات الحالية وخطط التوسع في الطاقة الإنتاجية .
بينما نجد أن التخطيط قصير الأجل بنفس الخطط التي توضع لجدولة الإنتاج خل الأسبوع أو الشهر والخطط والمبيعات خل الستة شهور أو أقل .... وهكذا .
لهذا نجد أن كافة المديرين يقومون بالتخطيط وإن اختلفت الأهمية والنطاق الذي تغطيه عملية التخطيط فعلي سبيل المثال فإن المشرف في المستوي التنفيذي قد يضع خطة لجدولة عملية الإنتاج خلال الخمس سنوات التالية .
ومن الملاحظ في المثال السابق أن نطاق التخطيط في الحالة الأولي أضيق منه في الحالة الثانية ( أو علي مستوي الإدارة العليا ) وكذلك وقت التخطيط في خطة المشرف أقل من الوقت الذي تتضمنه خطة مدير الإنتاج وهاتان الملاحظتان تقوداننا إلى استنتاج هام هو أنه كلما صعدنا إلى المستويات الإدارية الأعلى كلما زاد نطاق التخطيط وطالت الفترة الزمنية التي تغطيها الخطة .
ثانياً : التنظيم :
تتضمن وظيفة التنظيم تحديد العلاقات التنظيمية المطلوبة داخل العمل واللازمة لتسيير الخطط السابق وضعها وتحديد السلطة ودرجة المركزية واللامركزية المطلوبة في اتخاذ القرارات وتجمع الأعمال والأنشطة داخل وحدات تنظيمية وتحديد نطاق الإشراف الواجب تطبيقه .
وبصفة عامة يحدد التنظيم طريقة تنفيذ الخطط من الوحدات التنظيمية المختلفة داخل المنظمة ، وهناك العديد من المبادئ الإدارية التي تستند عليها العملية التنظيمية مثل مبدأ وحدة الرئاسية ، وحدة التوجيه ، وتقسيم العمل المركزية واللامركزية ... إلخ .
ومن ثم من الممكن أن يختلف التنظيم المطلوب لإنجاز الأهداف في الإدارة عن أخرى تبعاً لاختلاف توجهات الإدارة العليا للمنظمة وتاريخها في هذا الصدد . فعلي سبيل المثال قد تختلف درجة اللامركزية الممنوحة للمرؤوسين حسب مدى اقناع القيادات لضرورة تفويض السلطة ، وبالمثل فإن تنظيم إدارة المبيعات داخل المنظمة قد يكون علي أساس المناطق الجغرافية أو المنتجات التي تسوقها الشركة تبعاً لاختلاف نوع المشاكل التسويقية التي تقابلها المنظمة .
ويعتبر التنظيم ضرورياً - أيضاً - في كافة المستويات الإدارية فعندما يقسم العمل بين الإدارات ثم بين الأفراد فإن علي المديرين المسؤولين أن يتحلموا المسئولية في مقابل السلطة الممنوحة لهم لتسيير العمل ومحاسبة مرؤوسيهم .
وتعتبر وظيفة التنظيمة وظيفة مستمرة للمدير ولا تعد لمرة واحدة عند نشأة التنظيم نظراً لتغير الواجبات أو تدفق العمل وإعادة تنظيمه وزيادة ( أو نقص ) السلطة الممنوحة في هذا الصدد .
ثالثاً : التوجيه :
طالما أن كل المديرين يعلمون مع أفراد ، فيجب عليهم أن يوفروا الظروف التي تشجع المرؤوسين علي العمل بكفاءة ويطلق علي وظيفة التوجيه العديد من المسميات مثل الحفز والقيادة والتأثير وإن كانت كلها تدور حول معني واحد وهو كيفية التعامل مع الأفراد داخل الإدارات .
ووظيفة التوجيه عملية معقدة حيث يتم من خلالها توفير حوافز خارجية مثل الزيادة في الأجور والترقية ، واخرى داخلية مثل تقدير الآخرين للفرد والحوافز المعنوية والإنجاز في العمل بالإضافة إلى ضرورة أن يمارس المدير دوره القيادي في التأير علي مرؤوسيه ، باختصار فإن علي المدير أن يوفر المزيج المناسب من هذه الجوانب في الأوقات المناسبة وبالقدر المناسب .
رابعاً : الرقابة :
تمثل الرقابة الوظيفة الأخيرة من العملية الإدارية حيث تكتمل الأخيرة بالتأكيد من دقة التنفيذ عن طريق مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة وفي حالة اختلافهما يتم اتخاذ الإجراءات الصحيحة لمعالجة هذه الانحرافات .
وتتعدد الإجراءات الواجب اتخاذها حسب طبيعة الانحرافات وأسبابها حيث توجد إجراءات قصيرة الأجل تستخدم إذا كانت الانحرافات ناتجة عن أسباب يمكن معالجتها في المدى القصير . وقد تكون الإجراءات التصحيحية طويلة الأجل إذا كانت بسبب تقادم الآلات واختلال الهيكل التنظيمي ... إلخ .
ومن ثم نجد أن وظيفة الرقابة - من خلال عملية تصحيح الانحرافات - تلتقي مع الوظائف الإدارية الأخرى حيث يترتب عن عملية التصحيح إجراء تعديلات في الخطط أو التنظيم أو عمليات القيادة ... إلخ .
ويري العديد من الكتاب ارتباط وظيفتي التخطيط والرقابة حيث ينظر الكثيرون إلى أنهما وجهان لعملة واحدة . فلا يوجد أي ضرورة للرقابة إذا لم يكن هناك خطة معينة موضوعة للتنفيذ ، وبالعكس ليس هناك معني لوضع الخطط إذا لم يوجد نظام فعال للرقابة عليها . وفي هذا الصدد يمكن اعتبار وظيفتي التخطيط والرقابة كجزء من دارة متكاملة تبدأ بالتخطيط ... وهكذا .
وبنظرة سريعة للوظائف السابقة يمكن القول بأن هذه الوظائف تؤدى بصورة مستمرة متكاملة في نفس الوقت ويتوقف استخدام المزيج الملائم من هذه الوظائف علي مكان المدير في الهيكل التنظيمي من حيث الوقت المستغرق في أداء كل وظيفة والأهمية النسبية المعطاة لهذا الوقت .
أهداف الإدارة :
تعددت أهداف الإدارة ، منها ما يلي :
1- صناعة واتخاذ القرارات المتعلقة بتمديد الأهداف طويلة المدي بمشاركة الأطراف المعنية .
2- بلوغ النتائج المخطط لها .
3- تحقيق رضاء العملاء الداخليين والخارجيين .
4- صناعة ووضع معايير فنية عالية الجودة .
5- معايير القومية كحد أدني .
6- وضع إجراءات وآليات لازمة متدرجة والارتقاء بالمعايير وتطويرها وصولاً للمعايير العالمية ثم استحداث معايير جديدة .
7- إدارة استخدام التكنولوجيا في أداء الأعمال والتحول لمفاهيم المنظمات الرقمية المتعلمة والعمل وأداء الخدمات عن بعد .
8- إدارة طرق التمويل غير التقليدية .
9- إدارة وتقنين وتطوير النظم القانونية التي تشكل الإطار العام والقواعد التفصيلية لكل ما سبق .
تعليقات