 |
| تعريف المخزونات وأهميتها ووظائفها |
بحث عن المخزونات :
محتويات البحث :
(1) تعريف المخزونات .
(2) أهمية المخزونات .
(3) وظائف المخزونات .
(4) وصف عمليات دورة المخزن .
(5) مستندات وسجلات دورة المخزن .
(6) تصنيف المخزونات .
(7) المعالجة المحاسبية للمخزونات .
(8) جرد المخزونات .
(9) تقييم المخزونات .
تعريف المخزونات :
تعتبر المخزونات أهم أصل من أصول المؤسسة لما لها أهمية في الحفاظ علي استقرار واستمرارية المؤسسة ، وتحقيق وفرات اقتصادية .
قبل التطرق إلى تعريف المخزونات سيتم الإشارة إلى بعض المصطلحات المرتبطة بالمخزونات :
- وظيفة التخزين : هي عملية يتم بموجبها الاحتفاظ بالمواد والسلع جاهزة الصنع وتحت التصنيع لفترة زمنية ، والمحافظة عليها وتوفيرها حسب الحاجة إليها ، مع أقل استثمار ممكن وبأقل تكلفة ممكنة .
- المخزن : هو مكان ترد إليه الموجودات من مصادر مختلفة ليتم حفظها بشكل منظم ومرتب وحمايتها من التلف أو السرقة وتخزينها بشكل ملائمة واقتصادي إلى حين الحاجة إلى طلبها من قبل جهات مختلفة في المؤسسة سواء كانت إنتاجية أو تسويقية .
- إدارة المخازن : الإدارة المسئولة عن تحديد وتوفير احتياجات المؤسسة وتخزينها والرقابة عليها بما ينسجم مع أهداف المؤسسة .
هناك عدة تعاريف للمخزونات تختلف باختلاف وجهات النظر أو الزاوية التي ينظر بها للمخزونات وغايتها الاستغلالية داخل المؤسسة ، ومن بين هذه التعاريف نذكر :
- تعرف علي أنها أصول تمتلكها المؤسسة ، وتكون موجهة للبيع في إطار الاستغلال الجاري أو قيد الإنجاز أو مواد أولية ، أو لوازم موجهة للاستهلاك خلال عمليات الإنتاج أو تقديم الخدمات .
- عرفه المخطط الوطني المحاسبي بأنه يتضمن مجموعة السلع المستثمرة أو المصنوعة من قبل المؤسسة الموجهة للبيع أو الادخار أو الاستهلاك من أجل حاجات الصنع أو الاستغلال .
- يعرف المخزون حسب الجمعية الأمريكية للرقابة علي المخزون والإنتاج هو إجمالي الأموال المستثمرة في وحدات من المادة الخام والأجزاء ، والسلع الوسيطية وكذلك الوحدات تحت التشغيل بالإضافة إلى المنتجات النهائية المتاحة للبيع .
ومن خلال التعاريف السابقة يمكن تحديد تعريف عام للمخزونات بأنها تشمل كل ما هو موجود في المخازن من مواد في شكل أصل لدي المؤسسة ( بضائع ومواد أولية ، مواد نصف مصنعة ، ماد تامة الصنع ، قطر غيار ، ومواد الصيانة والمعدات المختلفة ) بغرض إعادة تصنيعها أو استهلاكها أو إعادة بيعها وتقديمها في كشل منتوجات أو خدمات .
أهمية المخزونات :
تحتفظ المؤسسة مهما كان نوعها ، ببضائع ومواد تساعدها علي الاستمرار في نشاطها دون توقف الأمر الذي يتطلب وجود المخزون ، وتظهر أهمية المخزون في النقاط التالية :
1- ضمان استمرار نشاط المؤسسة ، حيث يسمح بتدفق المواد الأولية الضرورية لعملية التحويل إلى قسم الإنتاج في حالة المؤسسة الإنتاجية ، كما يسمح بإشباع طلبات الزبائن بالنسبة للمؤسسة التجارية .
2- عندما تكون هناك سياسة واضحة للمخزون مبنية علي أسس عملية فإن هذا من شأنه تخفيض حجم الاستثمارات في موجودات المخازن إلى الحد الذي يسمح باستمرار العملية الإنتاجية ولا يكون هناك فائض في المخزون أي تحقيق التوازن بين متطلبات العملية الإنتاجية وبين ما هو موجود في المخازن .
3- يمثل المخزون نسبة مرتفعة من إجمالي حجم الأموال المستثمرة ، فإنه يؤثر في اقتصاديات المشروع حيث تمثل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون نسبياً مرتفعة لا يستهان بها .
4- وقد تلعب المؤسسة دوراً منظماً في استهلاك المواد ، ذات الإنتاج غير المنتظم أو الموسمي ، وتلجأ المؤسسات إلى تشكيل المخزونات للاستفادة من التخفيضات التي تحدث في سعر الوحدة عند شرائها بكميات هائلة .
5- نظرا لارتباط المخزون بمختلف الإدارات الأخرى الموجودة في نفس المشروع فإن حجم المخزون وارتفاع تكاليف الاحتفاظ به يؤثر علي إجمالي التكاليف الكلية للإنتاج ، وبالتالي علي تكلفة السلع الموجه تسويقها لعملاء المؤسسة وبالتأكيد علي أسعارها النهائية ، الأمر الذي يؤثر علي استمرار الاحتفاظ بعملاء المؤسسة وقطاعاتها التسويقية .
6- تعتبر الموسمية سببا للتخزين فبعض احتياجات المؤسسة تتوفر في موسم معين بينما يجري استخدامها في الإنتاج طوال العام ، ومن ناحية أخرى قد يتم الإنتاج خلال فترة معينة أو موسم معين بينما يحتاج السوق إلى هذه المنتجات طوال العام لإمداد السوق باحتياجاته .
7- نظراً لأن المخزون أقل الأصول سيولة فإن الأخطاء المتعلقة بإدارته لا يمكن معالجتها بسرعة ، وسوء الإدارة إذا زاد عن حده في هذا المجال فقد يؤدى ذلك إلى نهاية المؤسسة .
8- تستطيع المؤسسة الاحتفاظ بالاحتياطي من المواد والبضائع ، لغرض المضاربة باستفادتها من الظروف الجيدة للشراء والبيع فقد تستغل الظروف الاقتصادية كأن تقوم بشراء المواد بأثمان منخفضة تعيد بيعها بأثمان معتدلة أو مرتفعة حسب السعر .
9- كما تعمل المؤسسة علي تشكيل المخزونات للحفاظ علي سعر بعض السلع والمنتجات في المستوي الثابت .
10- يساهم المخزون في مواجهة النقص الذي يحدث التموين ، ويعمل علي تجنب كل الاختلالات ، ففي التأخر عن التموين ، أو عدم توفر المواد في السوق تلجأ المؤسسة إلى إخراج المخزون لإتمام نشاطها .
وظائف المخزونات :
للمخزونات عدة وظائف سنحاول تجسيدها فيما يلي :
1- وظائف المخزونات علي مستوي الأفراد :
- يتيح الفرصة لتطبيق مفهوم التسويق الحديث : وذلك لأنه كلما كان لدى المؤسسة مخزون من السلع والخدمات فإنها سوف تسعي إلى تحقيق رضاء المستهلك أملاً في زيادة مبيعاتها ومن ثم يظل المستهلك هو سيد الموقف .
- يجنب المستهلك خطر النفاذ وتقلبات الأسعار : فتوافر المخزون يساعد علي تلبية طلبات المستهلكين غير المتوقعة دون حدوث أي زيادة في الأسعار .
- يساعد علي تثبيت العمالة : ويظهر ذلك جلياً في الصناعات الموسمية حيث يمكن توزيع الطلبات علي مدار السنة والإنتاج بمعدل ثابت مما يساعد علي استقرار العمالة وعدم الاستغناء عنها في مواسم الركود .
2- وظائف المخزون بالنسبة للمؤسسة :
يساعد المخزون علي ضمان حسم وكفاءة النشاط الكلي للمؤسسة من خلال تأدية الوظائف التالية :
- القدرة علي الوصول للحجم الاقتصادي لطلبية الشراء أو الإنتاج .
- القدرة علي االتخصص في الإنتاج .
- ضمان استمرارية العملية الإنتاجية ، وذلك من خلال معالجة آثار عدم التأكد وطول فترة الانتظار .
- يستخدم كأداة لتحقيق التوازن بين العرض والطلب وكذا بين مختلف أنشطة المؤسسة .
وصف عمليات دورة المخزون :
تتضمن دورة المخزون العمليات التالية :
1- تشغيل أوامر الشراء :
يتم استخدام طلبات الشراء لمطالبة إدارة المشتريات بإصدار أوامر تتعلق بالمخزون ، ويتم إعادة الطلب عندما يصل المخزون إلى مستوي محدد مقدما بواسطة أفراد المخازن ، حيث يقوم المدقق بإجراء اختبارات الرقابة في هذه العملية علي طلبات الشراء أو أوامر الشراء .
2- استلام المواد الخام :
يجب فحص المواد الخام التي تم استلامها للتعرف علي الكمية والنوعية ، وتصدر إدارة الاستلام تقرير الاستلام الذي يصبح جزءاً أساسياً من التوثيق قبل إتمام الدفع ، وبعد الفحص يتم إرسال المواد الخام إلى المخزن ويتم إرسال المستندات إلى إدارة الشراء ، المخزن ، وإدارة الدائنين ، وجيب وجود رقابة ومحاسبة علي كافة المستندات التي يتم نقلها .
3- تخزين المواد الخام :
عندما يتم استلام المواد الخادم يتم تخزينها في المخازن إلى غاية الحاجة إليها في الإنتاج ، ويتم إصدار المواد الخام من المخزون إلى الإنتاج بناءاً علي تقديم طلب بصرف المواد مصادق عليها من طرف شخص مسؤول .
4- استعمال المواد الخام :
يتم تحديد العناصر والكميات التي سيتم إنتاجها بناءاً علي أمر محدد من العملاء ، أو عن طريق تنبؤات إدارة المبيعات أو بالنظر إلى مستويات المخزون من الإنتاج التام .
5- تخزين الإنتاج التام :
عندما يتم استكمال المنتجات التامة بواسطة إدارة الإنتاج يتم وضعها في المخزن انتظاراً لشحنها ، وفي المؤسسات التي يوجد بها رقابة داخلية جيدة فيتم وضع الإنتاج التام في أماكن منفصلة بحيث يتم تحديدا أشخاص محددين للرقابة عليه ، وتعد الرقابة علي الإنتاج التام غالباً جزءاً من دورة المبيعات والتحصيل .
6- شحن المنتجات التامة :
يعد شحن المنتجات التامة جزءاً متمماً لدورة المبيعات والتحصيل ، ويجب الترخيص بأي شحن أن نقل للمنتجات التامة من خلال إعداد مستند الشحن ثم التصديق عليه بالشكل المناسب .
مستندات وسجلات دورة المخزون :
وهي كل الوثائق والمستندات التي تمكن إدارة المخازن من متابعة حركة المخزون والسيطرة عليه ، ويمكن تقسيم المستندات والجسلات تبعاً لعمليات دورة المخزون كما يلي :
1- المستندات والسجلات المرتبطة باقتناء المواد الخام :
تعد إدارة المخازن أو المبيعات طلب الشراء لإدارة المشتريات بإعداد أوامر الشراء للمادة الخام ، عندما يصل المخزون إلى حد معين ، ثم تعد إدارة المشتريات أمر لتدبير الصنف المطلوب بالمواصفات والكمية المطلوبة .
2- المستندات والسجلات الخاصة باستلام المادة الخام :
عند استلام المشتريات من المواد الخام يتم فحصها وإعداد تقرير ، ثم ينظر إلى تقرير الاستلام كمستند هام من مستندات سداد قيمة المواد المشتراة ، ثم يعد أمين المخزن محضر المواد التي تم فحصها من أصل وأكثر من صورة ترسل إلى كل من إدارة المشتريات ، الحسابات ، الموردات ، إدارة المخازن .
3- المستندات والسجلات المرتبطة بتخزين المواد الخام :
يتم تسجيل المواد بالمخزن ببطاقة الصنف ، ثم يتم صرف المواد من المخزن بناءاً علي طلب أو إذن التشغيل معتمدة من صاحب الصلاحيات بالمصانع ، ثم يتم تسجيل المنصرف بالخصم علي حسب المخزون وتحميل حساب الإنتاج تحت التشغيل بالمبلغ بناءاً علي طلب صرف المخزون .
4- المستندات والسجلات المرتبطة بتشغيل المنتج :
يتم تشغيل المواد الخام بهدف الحصول علي الإنتاج التام ، يتم تحديد حجم ونوع وتوقيت الإنتاج المستهدف بناءاً علي أوامر العملاء أو التنبؤات بالمبيعات ويتم إعداد وامل التشغيل بغرفة قسم الإنتاج ، الذي يحتفظ بنسخة مماثلة لأوامر التشغيل ثم يعد قسم الإنتاج تقرير مختلف .
5- المستندات والسجلات المرتبطة بتخزين الإنتاج التام :
بعد الانتهاء من العملية الإنتاجية يتم الاحتفاظ بالإنتاج التام في المخازن ، حيث يتم استخدام محضر استلام بمعرفة أمين المخزن ، ويتم صرفه بناءاً علي أمر صرف من إدارة المبيعات .
6- المستندات والسجلات المرتبطة بشحن الإنتاج المباع :
تعتبر عملية شحن الإنتاج التام أو البضاعة جزءاً من دورة الإيرادات والتحصيل ، حيث يجب الترخيص لأي شخص من خلال إعداد مستند .
تصنيف المخزونات ومعالجتها محاسبياً :
صنف النظام المحاسبي المالي الجديد المخزونات ضمن مجموعة من الحسابات الرئيسية علي أن يتم فتح حسابات ثانوية وحسابات فرعية أخرى بحرية داخل المؤسسة تتلاءم ونشاطها وعناصر المخزونات الأخرى ، فتقوم المؤسسة بتسجيل عملياتها محاسبياً ، وتكون معالجتها إما علي أساس مبدأ الجرد المتناوب أو مبدأ الجرد الدائم .
أولاً : تصنيف المخزونات :
تصنيف المخزونات هي عملية فرز وحصر الأنواع المتشابهة والمتقاربة من المخزونات في فئات أو مجموعات ، ثم تقسيم كل مجموعة من هذه المجموعات إلى أخرى ثانوية علي أساس التشابه أو التقارب أو الترابط أو التجانس أو التماثل .
ويؤخذ في إطار مدونة حسابات المخزونات بمعيارين للتصنيف علي العموم :
- الترتيب الزمني لدورة الإنتاج ( التموينات ، قيد الإنتاج ، الإنتاج المخزن ، البضاعة المعاد بيعها علي حالتها ) .
- طبيعة الأصل المخزن الذي يكون موضوع التقسيم ضمن كل مؤسسة حسب احتياجاتها الداخلية للتسيير .
أما من حيث المستوي المحاسبي بطبيعة الحسابات ، فنأخذ بمبدأ الفصل بين الحسابات كما يلي :
1- حساب المخزونات المشتراة : ويتفرع إلى ثلاث حسابات :
- البضاعة المشتراة ليعاد بيعها علي حالها ( حساب 30 ) .
- المواد الأولية والتوريدات ( حساب 31 ) .
- تموينات أخرى ( حساب 32 ) تقسم إلى :
* مواد قابلة للاستهلاك ( حساب 321 ) .
* لوازم قابلة للاستهلاك ( حساب 322 ) .
* الأغلفة المستهلكة ( حساب 326 ) .
2- حسابات المخزونات الناتجة عن الاستغلال :
- سلع قيد الإنتاج ( حساب 33 ) ويتفرع إلى :
* المنتجات الجاري إنجازها ( حساب 331 ) .
* الأشغال الجاري انجازها ( حساب 335 ) .
- خدمات قيد الإنجاز ( حساب 34 ) وتتفرع إلى :
* دراسات قيد الإنجاز ( حساب 341 ) .
* تأدية خدمات قيد الإنجاز ( حساب 345 ) .
- منتوجات تامة الصنع ( حساب 35 ) وتقسم إلى :
* المنتجات الوسيطية ( حساب 351 ) .
* المنتجات التامة ( حساب 355 ) .
* المنتجات المتبقية أو مواد الاسترجاع ( حساب 358 ) .
3- حساب المخزونات المتأتية عن التثبيتات : ويسمي بالمخزون المتأتي من التجهيزات ( حساب 36 ) .
4- حسابات التسوية : وتضم حساب المخزون بالخارج ( حساب 37 ) .
5- حساب المشتريات المخزنة : يمثل حساب المشتريات ( حساب 38 ) ويحتوي علي ثلاث حسابات ثانوية لتمييز المخزونات وفقاً لحساباتها الأصلية وهي :
* البضائع المخزنة ( حساب 380 ) .
* مواد أولية ولوازم مخزنة ( حساب 381 ) .
* تموينات أخرى مخزنة ( حساب 382 ) .
6- حساب المؤونات : خسارة في قيمة المخزون وقيد الإنجاز ( حساب 39 ) ويتفرع إلى :
* خسارة في قيمة مخزون السلع ( حساب 390 ) .
* خسارة في قيمة المواد الأولية واللوازم ( حساب 391 ) .
* خسارة في قيمة التموينات الأخرى ( حساب 392 ) .
* خسارة في قيمة المنتجات قيد الإنجاز ( حساب 394 ) .
* خسارة في قيمة مخزون المنتجات ( حساب 395 ) .
* خسارة في قيمة المخزون في الخارج ( حساب 397 ) .
* تحويل مواد من مخزن إلى آخر داخل المؤسسة .
ثانياً : المعالجة المحاسبية للمخزونات :
1- حسب مبدأ الجرد المتناوب :
وتكون كالتالي :
- المعالجة المحاسبية لمشتريات المواد الأولية والبضائع المستهلكة :
أثناء الدورة المحاسبية يجعل حساب 38x مشتريات مخزنة مدينا بتكلفة الشراء ويقابله في الجانب الدائن حساب المورد أو حساب الخزينة وذلك علي حسب طريقة التسديد .
وفي نهاية الدورة يلغي المخزون الموجود في أول الفترة بحيث يجعل الحساب 30 بضائع أو حساب 31 مواد ولوازم أو الحساب 32 في الجانب الدائن مقابل جعل الحساب 60x في الجانب المدين .
كما يجب ترصيد حساب 38x بحيث يجعل دائناً ، مقابل جعل الحساب 60x مديناً .
وكذلك يتم في نهاية الدورة حساب مخزون آخر الفترة ، بحيث يجعل الحساب 30 البضائع أو الحساب 31 مواد ولوازم أو الحساب 32 في الجانب المدين ، مقابل جعل الحساب 60x ( حساب 600 أو 601 أو 602 ) دائناً .
- المعالجة المحاسبية للمنتجات التامة والمنتجات قيد الصنع :
أثناء الدورة لا توجد معالجة محاسبية بالصنف الثالث لأن العناصر الضرورية يتم تسجيلها في الأعباء حسب طبيعتها ، وفي نهاية الدورة يتم إلغاء مخزون أول المدة بحيث يتم تسجيل أو جعل الحسابات ح/ 33 ، ح/34 ، ح35 ، في الجانب الدائن ويقابله في الجانب المدين الحساب 72x إنتاج مخزون ، وعند تحديد مخزون آخر الفترة يجعل الحساب 72x دائناً ويجعل حساب المخزون مديناً .
2- حسب مبدأ الجرد الدائم :
طريقة الجرد الدائم تمكننا من المتابعة اليومية والدورية للمخزونات ، كذلك يمكننا في حالة المنتوج التام من تقدير ومعرفة التكاليف ومقابلتها بالعوائد المنتظرة .
- المعالجة المحاسبية للمشتريات الخاصة بالمواد الأولية والبضائع المستهلكة :
أثناء الدورة المحاسبية يجعل الحساب 38x مديناً بتكلفة الشراء ويقابله في الجانب الدائن حساب المورد أو الخزينة وذلك حسب طريقة التسديد .
وعند وصول المشتريات ودخولها إلى المخازن يرصد الحساب 38x بحيث يجعل دائناً ويقابله في الجانب المدين الحساب 30 بضائع أو الحساب 31 المواد واللوازم أو الحساب 32 تموين آخر ، وهذا حسب نوع المشتريات .
وفي حالة وجود خروج للمخزونا يجعل إحدى الحسابات ح/30 بضائع أو ح / 31 مواد ولوازم أو ح/32 تموين آخر دائنا ويقابله في الجانب المدين إحدى الحسابات ( ح/600 بضائع مستهلكة أو ح/601 مواد ولوازم مستهلكة أو ح/ 602 تموين آخر مستهلك ) .
وفي نهاية الدورة عند عملية الجرد ومقارنة الجرد الطبيعي بالجرد المحاسبي ، يتم تسجيل الفروقات المبررة في حساب المخزون المعني ( ح/30 أو ح/31 أو ح/32 ) مقابل الحساب 60x أو 72 ، والفروقات الأخرى تسجل إما في الحساب 657 أو الحساب 757 .
- المعالجة المحاسبية للمنتجات التامة والمنتجات قيد الصنع :
وتتم أثناء الدورة المحاسبية بتسجيل حسابات المخزون ( ح/35 منتجات ، ح/34 منتجات خدمات قيد الإنتاج ، ح/33 منتجات قيد الإنتاج ) التي تستعمل في حركة المخزون للمنتجات بحيث تجعل هذه الحسابات مدينة عند دخول المنتجات إلى المخزن ويجعل الحساب 72x دائناً .
وفي حالة خروج المنتجات تصبح هذه الحسابات دائنة والحسابات 72x مدينة .
وفي نهاية الدورة عند عملية الجرد ومقارنة الجرد الطبيعي بالجرد المحاسبي ، يتم تسجيل الفروقات المبررة في حساب المخزون المعني ( ح/33 ، أو ح/34 ، أو ح35 ) مقابل الحساب 72x .
- الحساب 37 المخزونات بالخارج :
يسجل في هذا الحساب المخزونات المحجوزة أو المخزونات التي هي في طريقها للوصول ، ويرصد هذا الحساب عند وصول المواد الأولية أو السلع باستعمال الحسابات المعنية وفي نهاية الدورة إذا لم يرصد هذا الحساب ينبغي إعداد جداول أو بطاقة مخزون توضح المخزونات الموجودة بالخارج .
- الحساب 39 تدني القيمة الخاصة بالمخزونات :
يجعل هذا الحساب دائناً في حالة تسجيل نقص في قيم المخزونات بمختلف أنواعها ويقابله في الجانب المدين المخصصات الخصة بالمخزونات المعنية ، وفي نهاية كل دورة محاسبية ينبغي إعادة النظر في قيمة التدني بحيث يسجل :
1- جعل حسابات المخصصات الخاصة بالمخزونات المعنية مديناً في حالة زيادة القيمة بحيث يسجل نفس القيد الذي سجل عند تسجيل نقص القيمة .
2- في حالة انخفاض المؤونة يجعل الحساب 38 دائناً .
3- في حالة بيع المخزونات التي كونت لها تدني قيمة ينبغي تحميل هذا النقص للمخزون المعني ، كما يجب ترصيد الحساب المعني وكذلك يجعل الحساب 78 دائناً .
جرد وتقييم المخزونات :
يعد جرد وتقييم المخزونات من العمليات الأساسية لوظيفتي التخزين والمحاسبة ، فيهدفان من جهة إلى التحكم وضمان السير الحسن للمواد والمحافظة عليها ، ومن جهة أخرى توفير المعلومات لاستخدامها في حساب أسعار التكلفة للمنتجات المباعة والمخزنة وإعداد الميزانية الختامية للمؤسسة ، إلا أن اعتماد طريقة من طرق تقييم المخزونات يؤثر علي حساب النتيجة والمخزونات النهائية للمؤسسة .
أولاً : جرد المخزونات :
لإعطاء صورة واضحة عن جرد المخزونات سيتم التطرق إلى تعريف جرد المخزونات وأنواعها وكذا إجراءاته .
1- تعريف جرد المخزونات : يعرف الجرد علي أنه مراجعة الكميات المخزونة من الأصناف المختلفة والتي تتم بطريقة منظمة أو علي فترات بهدف حصر المواد وبيان النتائج ، وتعتبر عملية الجرد من المهام الرئيسية الأساسية لأمين المخازن والذي يحدد إجراءات وتوقيت الجرد والإشراف عليه ومتابعة نتائجه .
2- أنواع جرد المخزونات : يمكن للمؤسسة إجراء أكثر من نوع من أنواع عملية الجرد ومنها :
- الجرد المحاسبي ( الدفتري ) : ويقصد به مجموعة الإجراءات التي تتناول مراجعة أرصدة المخزون من واقع السجلات والمستندات الموجودة في قسم مراقبة المخزن مع مثيلاتها في سجلات المخازن التابعة للمؤسسة ، وذلك بهدف التأكد من مطابقتها أو اكتشاف الانحرافات فيما بينها نتيجة الخطأ في القيد أو التسجيل .
- الجرد الفعلي : ويقصد به قيام لجنة الجرد أو الجهة المكلفة بعمل إحصاء فعلي للمواد والسلع المخزنة في المخازن ، ويمكن أن يتم إنجاز هذين النوعين من الجرد من خلال ثلاث أوقات كما يلي :
- الجرد الدوري : وهو القيام بعملية الجرد الفعلي أو الدفتري خلال فترة معينة وثابتة بشكل دوري ( أسبوعياً ، شهرياً ، فصلياً ، سنوياً ، .... ) .
- الجرد المستمر : وهو القيام بعملية الجرد خلال فترة دائمة مستمرة خلال العام ، اعتماداً علي الوثائق والسجلات المتعلقة بحركة المخزونات من إدخالات وإخراجات والمتابعة بالتسجيل ويتم الحصول علي كميات وقيم المخزون في نهاية الفترة من خلال العلاقة الأساسية التالية :
مخزون آخر الفترة = مخزون أول الفترة + مدخلات الفترة - استهلاكات الفترة .
- الجرد المفاجئ : وقد يعرف أحياناً باسم الجرد غير المعلن عنه ، وغالباً ما يكون الهدف من هذا النوع من أنواع الجرد التفتيش أو الرقابة المباشرة علي حركة الأصناف المخزنة ، وقد يقوم به رجال الوظائف العليا علي عينة من المواد يتم اختيارها عشوائياً من بين الأصناف الأكثر أهمية في المؤسسة .
3- إجراءات جرد المخزونات : تتم عملية الجرد للمواد والسلع المخزنة وفقاً للإجراءات التالية :
- تشكيل لجان متخصصة للقيام بعملية الجرد الفعلي للمواد والسلع المخزونة ، ويمكن تسمية اللجان وفقاً إلى نوع أو طبيعة المواد المخزنة أو عدد المخازن الموجودة في المؤسسة ويجب ملاحظة إبعاد المسؤولين والعاملين في المخازن عن هذه اللجان .
- عدم منح اللجان المتخصصة أية سجلات أو معلومات عن المواد والسلع المخزنة وأرصدتها الدفترية لأجل تجاوز عملية الفساد الإدارى الذي قد يحدث بين اللجان وأمناء المخازن .
- إيقاف عمل المخازن خلال عملية الجرد لضمان تحديد الأرصدة الفعلية للمواد بشكل سليم .
- إعادة كافة المواد والسلع التي صرفت من المخازن لأغراض الإعارة أو الاستخدام المؤقت إلى المخازن قبل البدء بعملية الجرد .
- أن تشمل عملية الجرد كافة المواد الموجودة في المخزن سواء كانت سليمة أو المتضررة .
- وضع العلامات الخاصة علي المواد التي تم إجراء عملية الجرد عليها .
- إعادة التقرير النهائي لعملية الجرد وتأشير ذلك علي سجلات ومستندات الصرف والاستلام .
ثانياً : تقييم المخزونات :
تقييم المخزونات إما بتكلفة الشراء أو تكلفة الإنتاج وهذا علي حسب طبيعة المخزونات وفي بعض الحالات الخاصة عندما تكون قيمة المخزون غير قابلة للتحقق ، يمكن أن تقيم بسعر البيع بعد خفض الهامش المطبق علي كل نوع من المخزونات ، وأهم الطرق المستعملة في تقييم المخزونات هي كالتالي :
1- التكلفة الوسيطية المرجحة :
يتم احتساب متوسط التكلفة بقسمة إجمالي تكلفة المخزون المتاحة للبيع علي عدد الوحدات المتاحة للبيع ، ويسمي الناتج في هذه الحالة بالمتوسط المرجح لتكلفة الوحدة وهو يستخدم في تحديد تكلفة مخزون آخر المدة ، والنقد الشائع الموجه لطريقة متوسط التكلفة المرجحة هو أنها لا تعطي اهتماماً أكبر للأسعار الجارية بالمقارنة بالأسعار التي كانت سائدة منذ وقت ماضٍ .
وتستعمل العلاقة التالية : ( الإدخال الجديد + المخزون المتبقي ) بالقيمة / ( الإدخال الجديد + المخزون المتبقي ) بالكمية .
2- طريقة الوارد أولاً الصادر أولاً :
يتم وفق هذه الطريقة تقييم المواد أو المنطات الصادرة بناءاً علي التسلسل التاريخي لدخولها ، أي يتم استهلاك المواد علي أساس الأقدمية بالسعر المتعلق بها ، وإذا ما نفذت يلجأ إلى الكمية التي تليها في تاريخ الدخول من حيث السعر .
3- طريقة الوارد أخيراً الصادر أولاً :
وهي عكس طريقة الواردة أولا صادر أولاً من حيث المبدأ ، بحيث يتم اللجوء إلى سعر الكمية التي دخلت قبلها ، وإذا دخلت كمية جديدة يبدأ بتطبيق سعرها في الإخراج الموالي .
وحسب معايير المحاسبة الدولية تم إلغاء هذه الطريقة سنة 2003 وتم اعتماد طريقة الوارد أولاً الصادر أولاً ، وكذلك طريقة التكلفة الوسيطية المرجحة .
تعليقات