 |
| ما هو مفهوم نظام المعلومات ؟ وما هي وظائفه وأهميته ؟ |
نظام المعلومات والمفاهيم المرتبطة به :
المحتويات :
(1) ما هو نظام المعلومات ؟ .
(2) مفهوم نظام المعلومات .
(3) وظائف نظام المعلومات .
(4) أهمية نظام المعلومات .
ما هو نظام المعلومات ؟
تعتبر المؤسسة نظاماً مفتوحاً ينطوي أساساً علي وجود علاقات تبادلية بينه وبين البيئة الخارجية إذ يفترض أن يكون هناك اندماج وتكامل فعال بين جميع الأجزاء والعناصر الداخلية والخارجية المكونة لهذا النظام .
وهذا ما يبرر تزايد الحاجة أكثر للمعلومات ، إلا أن هذه المعلومات ليست قادرة علي حل مشاكل المؤسسات لوحدها ، لذا يجب أن توضع في نظام يمكن بواسطته تخزينها والاحتفاظ بها ثم الحصول عليها عند الحاجة إليها بالسرعة المطلوبة والكمية والجودة المناسبتين .
مفهوم نظام المعلومات :
نتيجة التدفق المستمر للكم الهائل من المعلومات ، أصبحت الإدارة تعاني من مشاكل كثيرة تتعلق بطريقة إدارة هذه المعلومات والاستفادة القصوي منها ، مما أوجب إيجاد وسيلة تساعد علي تحليل ومعالجة ونقل المعلومات بين مختلف المستويات وفي كافة الاتجاهات .
ولهذا كانت أفضل وسيلة لذلك هي نظام المعلومات ، والذي يعتبر من المفاهيم الحديثة نسبياً ، حيث يرجع تاريخ ظهوره إلى بداية استعمال أجهزة الإعلام الآلي في ميدان التسيير في أوائل الستينات من القرن الماضي بالولايات المتحدة الأمريكية .
لذلك فالدراسات في هذا المجال تعتبر حديثة نسبياً ، والتطورات التي حدثت في المواضيع ذات العلاقة بنظام المعلومات ما هي إلا نتيجة للتطورات الهائلة في ميدان تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، حيث عكف علماء الإدارة إلى دراسة نظم المعلومات للاستفادة القصوي من المزايا التي تقدمها تكنولوجيا المعلومات ، لذا فقد تناوله العديد من الباحثين بالتعريف ، نذكر منها ما يلي :
1- عرفته الأكاديمية البريطانية لنظم المعلومات علي أنه " الطريقة التي يستخدم من خلالها الأفراد والمنظمات التكنولوجيا ، ويقومون بجمع ، معالجة ، تخزين ، استعمال ونشر المعلومات " .
2- كما يعرف علي أنه " عبارة عن مجموعة من العناصر المتداخلة أو المتفاعلة مع بعضها البعض ، والتي تعمل علي جمع مختلف أنواع البيانات والمعلومات ، ومعالجتها وتخزينها وبثها وتوزيعها علي المستفيدين بغرض دعم صناعة القرارات ، وتأمين التنسيق والسيطرة علي المؤسسة أو الجهة التنفيذية ، إضافة إلى أن نظام المعلومات يقوم بتحليل المشكلات وتأمين النظرة المتفحصة علي الموضوعات المعقدة ، ويشتمل نظام المعلومات عادة علي بيانات وافية عن الأفراد الأساسيين والأماكن والنشاطات التي تخص المؤسسة وكذلك البيئة المحيطة بها " .
3- " هو مجموعة منظمة من الموارد ( مادية ، برامج ، أفراد ، إجراءات ) والتي تسمح باكتساب ومعالجة وتخزين وإيصال المعلومات في شكل بيانات ، صور ، نصوص ، وأصوات داخل المنظمات " .
4- " هو تشكيلة منظمة من الأفراد ، المعدات ، البرمجيات ، شبكات الاتصالات ، موارد البيانات والسياسات والإجراءات التي تقوم بتخزين ، استرجاع ، تحويل ونشر المعلومة في المؤسسة " .
5- وكذلك يعرف بأنه " هو مجموعة من الأجزاء ( المعلومات ، الأفراد ، التجهيزات ، الإجراءات ) المترابطة والتي تعمل معاً بشكل متناسق من خلال مجموعة من العمليات المنتظمة ( تجميع ، تخزين ، معالجة ، تحليل ) وعرض المخرجات والنتائج بالأشكال المختلفة للمعلومات ( تقارير ، أشكال ، رسومات ، ومخططات ) بحيث تزود النتائج للمستفيدين من هذا النظام بطريقة تدعم وتخدم قراراتهم وتسهل أعمالهم وتمكن من التخطيط والرقابة علي نشاطات المنظمة " .
من خلال التعاريف السابقة يمكننا استخلاص أهم العناصر المتعلقة بنظم المعلومات الإدارية وهي :
1- تعمل نظم المعلومات علي تحسين جودة عمل وظائف الإدارة المختلفة من خلال التنسيق بين الإدارة العليا ومختلف الجهات والمستويات الإدارية في المؤسسة ، تسهيل التعاون بين المنظمة ومختلف أصحاب المصالح مثل الموردين ، المستهلكين ، العمال وغيرهم ، حيث تسهل نظم المعلومات الإدارية عملية الاتصال سواء المتعلقة بتبادل الآراء والأفكار ، أو تنفيذ الصفقات التجارية بين الأطراف المختلفة .
2- تسهل نظم المعلومات الإدارية عملية اتخاذ القرار من خلال تحقيق الفعالية المتعلقة بتوفير المعلومات الصحيحة والدقيقة اللازمة لاتخاذ القرارات ، والكفاءة بتوفير هذه المعلومات بأقل تكلفة ممكنة .
3- موارد نظام المعلومات يمكن حصرها في موارد مادية ممثلة في أجهزة الحاسوب ومختلف الوسائل اللازمة لتشغيل النظام ، موارد بشرية ممثلة في اليد العاملة المتخصصة ، وموارد معلوماتية ( البيانات التي يتم إدخالها إلى الحاسوب بغرض معالجتها ، ومختلف البرامج اللازمة لتشغيل النظام ) .
3- يتمثل مبدأ عمل نظام المعلومات في جمع المعلومات ، تحليلها ، تبويبها ، تصنيفها وتحليلها بغرض الوصول إلى نتائج مفيدة لصانع القرار ، لذلك فهو يلعب دور أساسي في عملية اتخاذ القرار .
4- يلعب نظام المعلومات دور كبير في عملية الرقابة علي أنشطة ومهام المؤسسة المختلفة ، وذلك من خلال تسجيل الأحداث التاريخية ، الحالية والمستقبلية في شكل قواعد بيانات وبذلك فهو يتيح إمكانية تحليل هذه المعلومات عبر الأزمنة والوظائف المختلفة وهذا ما يساعد علي تحديد نقاط القوة والضعف لديها .
انطلاقاً مما سبق يتضح أن آلية عمل نظام المعلومات تتم من خلال قيامه بجمع البيانات المتعلقة بنشاطه ، حيث يقوم بتحليلها ، تبويبها وتصنيفها وذلك بالاستعانة بأفراد متخصصين ومعدات وبرامج معلوماتية ، ليقدم بعد ذلك مخرجات معلوماتية إلى الجهة المستفيدة منه ، حيث يوفر لهؤلاء الأفراد فرصة جمع المعلومات ، معالجتها ، تخزينها وإيصالها إلى جهات أخرى .
وظائف نظام المعلومات :
يقوم نظام المعلومات بمجموعة من الوظائف حتى يتسني له تقديم مخرجاته المتمثلة في المعلومات الجاهزة والمعالجة للمستخدمين النهائيين ، وتتمثل الأدوار الرئيسية التي يقوم بها بهدف تحقيق الغرض من وجوده في الإدخال ، التخزين ، المعالجة ، الإخراج والتغذية العكسية ، وفيما يلي شرح لهذه الوظائف :
1- الإدخال :
يتمثل الإدخال في العملية التي من خلالها يقوم نظام المعلومات بجمع البيانات ، وترتبط جودة البيانات المجمعة بدرجة تطور وتعقد النظام حيث أثر التطور التكنولوجي بشكل كبير علي أساليب تحصيل المعلومات وهذا ما يؤدى إلى التخلي تدريجياً عن الوسائل والطرق البدائية في جمع البيانات .
2- التخزين :
يتمثل التخزين في العملية التي يقوم من خلالها نظام المعلومات بالاحتفاظ بالبيانات والمعلومات وغالباً ما يتم بطريقة ضمنية وقلما يتم الاعتراف بأهميته وقيمته الحقيقية ، رغم أن نشأة نظم المعلومات منذ خمسينيات القرن الماضي ما كان لتتحقق لولا وسائل التخزين .
3- المعالجة :
تتمثل في مجموع الفعاليات والأنشطة التي يمارسها النظام لتحويل المدخلات إلى مخرجات وهذا وفق ترتيب معين .
إن مدخلات النظام تتحول إلى مخرجات ، وذلك بفعل عمليات المعالجة أ التحويل ، قد تكون مخرجات النظام في شكل منتجات أو خدمات أو معلومات أو طاقة أو غيرها ، وبمعني آخر فإن مخرجات النظام ترتبط ارتباطاً قوياً بالهدف من وجود النظام .
5- التغذية العكسية :
هي مجموعة المخرجات التي تتحول إلى مدخلات والتي تمثل ردة فعل البيئة الخارجية عن مخرجات النظام ، حيث تلعب دوراً كبيراً في تحقيق استقرار وتطوير النظام من خلال الاستفادة من هذه المخرجات المرتدة في إحداث تغيير في طبيعة المدخلات ، عمليات المعالجة أو المخرجات .
أهمية نظام المعلومات :
تتحقق للمؤسسة العديد من المزايا نتيجة امتلاكها لنظام المعلومات ، نوردها فيما يلي :
1-تحقيق الكفاءة :
من خلال أداء الأنشطة في أسرع وقت وبأقل تكلفة ممكنة ، مثل إحلال الحاسوب محلا العمال وما يترتب عنه من وفرة في التكاليف ، وكذلك في مجال تسيير المخزون من خلال استخدام النماذج والبرمجيات التي تساعد علي تسيير المخزون ، وغيرها من المزايا التي تتحقق من جراء تبني نظام المعلومات .
2- تحقيق الفعالية :
تشير الفعالية إلى مدي تحقيق المؤسسة لأهدافها المسطرة ، وتتحقق الفعالية من خلال جودة ودقة المعلومات التي يوفرها نظام المعلومات والتي تساعد المدراء علي اتخاذ قرارات رشيدة .
3- تحسين جودة الخدمات :
من المزايا التي يتيحها نظام المعلومات للمؤسسة تقديم خدمات بجودة أفضل للعمال والمستهلكين من خلال معلومات دقيقة وسريعة وفي وقت أقصر .
4- تطوير المنتجات :
تلعب نظم المعلومات دوراً هاماً في خلق وتطوير المنتجات خاصة نظام المعلومات التسويقي ونظام معلومات الإنتاج ، والتي تزود المؤسسة بمعلومات جديدة متعلقة بالتحسينات المقترحة للمنتج .
5- اكتشاف الفرص والتهديدات :
يتيح نظم المعلومات للإدارة فرصة اكتشاف الفرص والتهديدات الغامضة بالاعتماد علي النماذج والبرمجيات المختلفة ، مثل نماذج التنبؤ التي تساعد الإدارة علي التنبؤ بالأوضاع المستقبلية والاستعداد لمواجهتها .
6- ربط العملاء بالشركة :
يمكن للشركة وعملائها الاستفادة من تكنولوجيا المعلومات ، فيمكن للشركة جعل عملائها أكثر قرباً منها عن طريق تحسين مستوي الخدمات التي تقدمها لهم ، ومن ثم كسب رضاهم عن خدماتها وبالشكل الذي يجعل من الصعب علي هؤلاء التحول إلى الشركات المنافسة .
ومثال ذلك نظم المعلومات التي توفرها الشركات لعملائها والذي يتيح لهم إمكانية التواصل مع المؤسسة ، وتقديم اقتراحاتهم وإجراء الطلبات وغيرها .
7- زيادة المرونة في المؤسسات :
أدى التطور الهائل في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات إلى زيادة المرونة في المنظمات والتي تساعدها علي القيام بالتغيير نحو الأفضل والتعرف علي نقاط القوة واقتناص الفرص الجديدة حيث تخدم نظم المعلومات جميع المنظمات باختلاف أنواعها وأحجامها وذلك من خلال :
- القدرة علي تبادل وتشارك المعلومات والتحاور عبر الشبكات والاتصالات داخل المؤسسة وخارجها وحتى علي المستوي العالمي .
- القدرة علي حفظ وتخزين جميع المعلومات التي تتعامل بها المؤسسة ومعالجتها وإكانية استرجاعها بالشكل والوقت والحجم الذي يخدم المستفيد من خلال البث الانتقائي للمعلومات .
- تقييم نشاطات المؤسسة وذلك من خلال تقديم معلومات دقيقة عن كيفية القيام بالأنشطة والعمليات واكتشاف اتغيرات والانحرافات فيها بشكل مبكر .
- القدرة علي التخطيط والتنبؤ للمستقبل ضمن احتمالات مدروسة واقتراح بدائل في حالة وجود خلل في تنفيذ الخطط وتوقع احتياجات المنظمة المستقبلية الكفيلة بتحقيق الأهداف المسطرة .
- القدرة علي إصدار مختلف التقارير الدقيقة وبأشكالها المتعددة وفي الوقت المناسب لكل مستوي من المستويات الإدارة ولجميع الوظائف .
8- إعادة هندسة العمليات وتدفق العمل :
تساعد نظم المعلومات في إعادة هندسة العمليات وإحلال الإجراءات المؤتمتة بدلاً من إجراءات العمل اليدوية ، كما تقلل من تكاليف التشغيل عن طريق اختفاء الأوراق والروتين اليدوي مما يؤدى إلى تحسين تدفق المهام وتحسين خدمات المستهلكين في نفس الوقت .
إن إعادة هندسة العمليات وتدفق العمل له أثر كبير علي رفع كفاءة وفعالية المؤسسة ويمكن أن يقود إلى هياكل تنظيمية جديدة ومنتجات وخدمات أحسن .
تعليقات